Установка системы BioTime – это всегда верный путь к решению проблемы. Улучшить дисциплину сотрудников, выстроить четкую систему контроля за временем прихода и ухода, автоматизировать составление рабочих графиков – вот наиболее логичные задачи, решение которых стоит поручить BioTime. Но есть и другие, хоть и не столь очевидные, проблемы, которые оказываются вполне по силам ПО для контроля времени прихода и ухода. С одним из таких запросов к BioTime обратились представители сети магазинов «Домотехника».
Справка от BioTime.
«Домотехника» — это основной представитель регионального рынка цифро-бытовой техники на Дальнем Востоке. На сегодняшний день сеть магазинов насчитывает 35 торговых точек, а также имеет свой интернет-магазин. В компании работает около 1000 сотрудников, новые магазины открываются каждый год.
Об опыте использования системы BioTime, заполнении табеля и плюсах автоматизированного контроля за приходом и уходом сотрудников рассказал руководитель IT-службы компании Виктор Стефанов.
- Почему вы решили внедрить систему? Каким был первоначальный запрос?
- У нас в компании ведется табель учета рабочего времени. Конечно, он заполняется у всех, это стандартная история. Но обычно в компаниях к ведению табеля относятся достаточно формально: всем, кто ходит на работу, автоматически проставляют 8 часов рабочего времени. Те, кто в отпуске или болеют, получают соответствующие отметки. Мы подходим к вопросу заполнения табеля более ответственно. Нам важно проставить именно то количество часов, которые человек отработал. Это принципиально для тех, кто получает сдельную оплату. Но и для тех, кто на окладе, это тоже имеет значение, потому что такой табель наглядно показывает, сколько времени человек на самом деле отработал.
- Как вам в этом помог BioTime?
- Когда сотрудник приходил, он ставил время и расписывался в «листах учёта рабочего времени». Точно так же фиксировалось и время ухода. Руководитель с некоторой периодичностью переносил отработанные часы в табель. Рабочее время руководителя достаточно дорогое, поэтому этот процесс подлежал автоматизации.
Решений рассматривалось несколько, итоговый выбор пал на систему фиксации по отпечаткам пальцев. Плюсы: защита от фальсификации (невозможность передать карту другому лицу, чтобы отмечались за него), и собственно отсутствие необходимости в процессе регулярной закупки проксимити-карт. В качестве поставщика выбрана система BioTime. На входе в каждый филиал установлены терминалы, которые фиксируют отметки сотрудников. События забираются в ERP, и для табеля мы считаем разницу между последней и первой отметками сотрудника за соответствующий день, минус час обеда.
Теперь в табель у нас попадает точное количество отработанных часов. Например, мы видим, что кто-то работает не 8 часов, а 7 часа 24 минуты. Кто-то больше, кто-то меньше. Также мы видим число опозданий, ранние уходы – для всего этого у нас есть соответствующие отчеты. Благодаря такому внедрению мы систематизировали ведение табеля, а также получили некоторую дополнительную отчетность.
- Когда вы еще только устанавливали BioTime, было ли понимание, что раньше данные искажались?
- Нет, отметки то всё равно производились на бумажном носителе. Там есть некоторые возможности для манипуляций, но их мало, и для нас это не большая проблема. Поэтому основной запрос у нас был – сократить трудозатраты руководителя на перенос этих данных в ERP. Раньше руководитель должен был на каждого сотрудника заполнять табель за каждый день. Сейчас он просто в конце месяца открывает табель, проверяет, иногда вносит комментарии и отправляет на расчет зарплаты.
- А какие комментарии?
- Например, если сотрудник ездил в командировку или по контрагентам. Или у кого-то из работников что-то неожиданное случилось, он быстро убежал. Для таких ситуаций у руководителя есть возможность оставить комментарии и вручную проставить количество рабочих часов. Но это даже не сравнить с тем, как раньше приходилось проставлять все дни. То есть BioTime помог нам сократить затраты руководителя на ведение табеля учета рабочего времени. Это была ключевая проблема, с которой мы обратились. Мы успешно решили не только ее, но еще и некоторые дополнительные.
- Давно ли вы используете систему?
- С 2019 года. Процесс внедрения мы начали 20 ноября (я специально посмотрел записи), а закончили в конце декабря.
- Интеграция прошла быстро. А потом что-то меняли в системе?
- Нет, как запустили, так и работает. По большому счету, мы используем вашу систему как датчики событий, которые фиксируют время прихода и ухода. И нас это вполне устраивает.
Что по скорости интеграции – максимальные трудозатраты у нас ушли на формирование политики ПДн, замену соглашений с сотрудниками об обработке ПДн, регистрацию всех наших юр. лиц в соответствующих федеральных органах, как «операторов по обработке ПДн». Надо было выпускать разъяснения для сотрудников, о том, что система не хранит снимки отпечатков пальцев, а только ряд точек на папиллярных линиях, позволяющих с 99% вероятностью отличить их от других сотрудников. И другими способами снимать их беспокойство. Использование в организации биометрических данных автоматически создаёт необходимость во всех этих мероприятиях. С другой стороны, всё это делается только один раз – при внедрении.
- Каким образом отмечаются ваши сотрудники?
- В основном по отпечатку пальца. Но бывают случаи, когда отпечатки пальцев плохо считываются – у некоторый грузчиков, уборщиц, у людей с болезнью кожи. В таких особых случаях выдаём карты. Не массовая история. Есть несколько случаев, когда сотрудники отказались отмечаться по отпечатку и не дали согласие на биометрию. Также выдали им карты.
- Какие открытия вы сделали для себя после установки? Возможно, вскрылись какие-то прогулы или вы увидели другую картину при формировании табеля?
- Нет, каких-то глобальных открытий мы не сделали. Мы получили ровно то, на что рассчитывали. В нашем случае это было кардинальное снижение трудозатрат на ведение табеля и при этом более корректную и точную работу с ним. Раньше наши руководители были вынуждены очень много времени тратить на контроль, ведь им приходилось вручную просчитывать часы работы у каждого сотрудника. И либо они подходили к этому формально, проставляя всем подряд по 8 часов, либо тратили на это слишком много времени. Сейчас руководитель имеет полную картину с минимальными временными затратами. Получается, что какой-то прямой денежной выгоды у нас от BioTimeнет, зато мы получили информированность и снижение трудозатрат для руководящего состава – а это для нас крайне важно!
Ну и из разряда юмора – открыли для себя интересный способ махинации. Директор одно филиала зарегистрировал на своего сотрудника один из своих отпечатков пальцев. И когда директор прогуливал, этот сотрудник «отпикивал» и себя одним пальцем, и директора – другим.
- Какие возможности для автоматизации процессов от BioTime вы используете?
- Например, при увольнении сотрудника информация о его отпечатках пальцев автоматически удаляется из базы. Мы этим даже не занимаемся: как только сотрудник ушел от нас, и в программе появилась информация об этом, BioTime автоматически удаляет данные, соблюдая закон о ПДн.
- А графики от BioTime вы не используете?
- Понимаете, у нас изначально был другой запрос и другая задача. Мы используем программу как передаточное звено, чтобы фиксировать время прихода и ухода. Но я знаю, что у BioTimeесть много любопытных функций. Например, у нас была задача продумать процесс оптимального формирования графиков. Мы общались с вашими разработчиками, недавно мне сообщили, что появилась нужная нам функция автоматического формирования графиков. Я еще детально с этим не разбирался, но предложение интересное, в ближайшее время планирую вникнуть.
- А что можете сказать по работе технической поддержки? Насколько вы удовлетворены ее помощью?
- Техподдержка работает нормально. У нас есть некоторые особенности бизнеса, которые осложняют процесс фиксации времени ухода и прихода. Например, один сотрудник может начать свой рабочий день в головном офисе, а закончить его в другом городе на расстоянии в 600 км. В последних терминалах теперь нельзя хранить шаблоны отпечатков пальцев всех тысячи сотрудников, поэтому приходится делать зонирование, еще что-то придумывать, но в целом справляемся.
- Есть ли какие-то замечания по скорости обработки заявок или работе менеджеров по продажам?
- Нет, никаких нареканий нет. Обращаемся мы редко, может, раз в год, на свои вопросы ответы получаем. С менеджерами тоже контакт хороший.
- Довольны ли вы сотрудничеством с BioTime?
- Да. У нас был четкий запрос, и мы полностью получили, что хотели. Спасибо!
BioTime – надежное ПО для эффективности вашего бизнеса.
За системами учета рабочего времени вы всегда можете обратиться к нам, в BioTime. Мы консультируем и подбираем программы и оборудование под задачи клиента.
Даем максимально подробные инструкции по установке и всегда держим связь с клиентом. Помогаем быстро все настроить и подключить, а также учим пользоваться системой учета рабочего времени.