Документы иностранных работников нужно постоянно проверять: следить за сроками действия, обновлять данные, сравнивать их соответствие с изменившимися нормами законодательства. Ведь именно ошибки в ведении кадрового документооборота с мигрантами приводят и компанию, и сотрудника, ответственного за иностранных работников, к крупным штрафам. Сегодня вместе с экспертами ЦенТрМиг разберёмся, что и когда нужно проверять компаниям, работающим с мигрантами, и расскажем, как упростить документооборот с иностранцами.
Миграционный аудит – что и когда проверять
Первый этап проверки наступает при трудоустройстве иностранца. Работодателю нужно:
· Проверить наличие нужных для работы документов: паспорт, патент, оплаченные чеки по нему, миграционный учет, зеленая карта и т.д. (в зависимости от категории, к которой принадлежит иностранец, список документов будет меняться);
· Проверить документы на подлинность для исключения риска трудоустройства нелегала;
· Сравнить данные в паспорте и личные данные в других документах иностранца - они должны быть одинаковыми;
· Проверить разрешительные документы на соответствие работе мигранта (иностранец с патентом может работать только в том регионе и по той профессии, которые в нем указаны);
· Проверить срок действия документов.
Помимо первичной проверки существуют ситуации, когда её нужно провести повторно:
· Перед отпуском иностранного работника (либо перед длительными выходными);
· После отпуска, праздников и выхода иностранца с больничного;
· При смене сотрудника, который отвечает за документацию иностранных работников в компании;
· Ежемесячно проверять чеки об оплате патента (без оплаты он прекращает свое действие).
Если иностранцев в компании много – длительность и сложность проверки увеличивается. Это ответственная функция, которую зачастую передают непрофильным сотрудникам, специалистам без необходимого знания миграционного законодательства, либо сильно загруженным другой работой. Это сильно повышает риск ошибки, ведущей к серьезным финансовым потерям. Чтобы этого избежать, передайте заботу о своих иностранных работниках аутстаффинговой компании ЦенТрМиг. Аутстаффинг поможет разгрузить кадровую службу – весь кадровый, бухгалтерский и налоговый документооборот по иностранным сотрудникам мы берём на себя. Исключается риск нарушений миграционного законодательства – в нашей компании работают высококвалифицированные миграционные специалисты с большим опытом работы, которые тщательно следят за документами иностранных сотрудников, в том числе и за их патентами. Кроме того, аутстаффинг персонала дешевле чем найм сотрудников в собственный штат. А работа с иностранными работниками с помощью электронного документооборота не только ускорит вашу работу, но и позволит сэкономить. Воспользоваться услугой можно, заполнив специальную форму на нашем сайте. Всем новым клиентам дарим месяц аутстаффинга в подарок!