Разбираемся, куда уходят деньги при подготовке мероприятия. В этом процессе десятки статей расходов, мы описали самые основные.
Чем лучше вы понимаете, из чего складывается бюджет, тем проще вам избежать непредвиденных трат и удобнее планировать график платежей. Также это помогает решить, на чём можно сэкономить.
1. Аренда площадки.
Одна из самых важных статей расходов. Даже если площадка не дорогая, она должна полностью подходить под задачи мероприятия. Зачастую при правильном выборе площадки есть возможность значительно сэкономить на других статьях расходов, таких как оборудование, мебель, логистика и питание.
Что важно: понимать количество участников, чтобы не переплатить за площадку. Например, вы снимаете слишком большой зал, а он не заполняется. Это и для окупаемости плохо, и выглядит так, будто к мероприятию нет интереса.
2. Аренда технического оборудования.
Если вы планируете снять обычный конференц-зал, там чаще всего уже есть базовый набор оборудования для демонстрации презентаций. В этом случае не придётся платить за что-то дополнительно. Но чаще ивент требует масштабности, и приходится дооборудовать площадку световым, звуковым оборудованием и экранами для вывода контента, контурной и архитектурной подсветкой.
На некоторых площадках вообще ничего нет – к примеру, если это природная территория или просто пустое помещение. Тогда вам понадобится полный комплект: свет, звук, экраны, проекторы и т.д.
3. Организация питания.
Иногда рядом с площадкой удобно расположены кафе, фудкорты – места, где люди могут купить себе обед сами. Но даже в этом случае необходимо обеспечить их как минимум водой в месте проведения мероприятия.
Если же организация кейтеринга полностью на вас, общий бюджет увеличивается. Затраты зависят от числа участников и от длительности мероприятия. Для короткого мероприятия будет достаточно одного кофе-брейка, а для длинного надо продумывать несколько приёмов пищи.
Учитывайте ещё, что могут понадобиться официанты – оплату их работы также закладываем в смету.
Удобно выбирать площадки, на которых уже есть оборудованная кухня, персонал и возможность организовать питание со стороны площадки или привезти выбранный вами кейтеринг.
4. Реклама.
Это не однократное вложение, так как вы можете работать с разными каналами привлечения аудитории – приглашать людей через СМИ, блогеров, контекстную рекламу и т.д.
Чтобы определиться с бюджетом, заранее составьте маркетинговый план: какая реклама, где и когда будет выходить. Так вы сможете комфортно распределить платежи, а не выкладывать сразу большую сумму.
5. Разработка фирменного стиля.
Вам нужно будет нанять дизайнера, так как всё, что касается мероприятия, должно быть оформлено в едином стиле: баннеры, бейджи, сайт, рекламные и раздаточные материалы, пресс-воллы, брендированная и сувенирная продукция.
6. Полиграфическая продукция.
Часть того, что создал дизайнер в предыдущем пункте, вы распечатаете. Заложите на это бюджет.
7. Аренда мебели и модульных конструкций.
Как мы уже говорили, выбранная площадка может быть вообще ничем не укомплектована. Допустим, это пустующий цех. Чтобы провести там конференцию, понадобится буквально всё – от сцены и стульев до стоек регистрации.
8. Грузоперевозки.
Техническое оборудование, мебель, конструкции для сцены – всё это нужно будет привезти на площадку. Добавьте в смету расходы на грузоперевозки.
9. Организация трансфера.
Это опциональный пункт. Всё зависит от того, где располагается площадка. Если в городе – люди спокойно доберутся на такси, своём или общественном транспорте. Если нужно ехать за город, возможно, понадобится запустить автобус.
10. Работа с приглашёнными спикерами, артистами, ведущими.
На что здесь пойдут деньги: трансфер, проживание, питание, соблюдение бытового и технического райдеров.
11. Клининг.
Иногда требуется подготовить площадку к проведению мероприятия с помощью уборки. Наша команда, например, так готовила цех уже не функционирующего завода – мы организовали клининг, чтобы можно было работать дальше.
12. Оформление площадки.
Сюда входят фотозоны, флористика и другой декор. Предусмотреть важно всё, вплоть до скатертей на столах, если на мероприятии планируется фуршет или банкет.
13. Работа фотографа и видеографа.
Съёмкой могут заняться, например, приглашённые СМИ, но не для всех мероприятий это возможно.
14. Комиссия сервисам по продаже билетов.
Этот пункт многие упускают из виду, хотя комиссию нужно обязательно закладывать в стоимость билетов. Иначе будет сложно хотя бы выйти в ноль.
Вы, наверное, догадываетесь, что это ещё не всё. К примеру, иногда на площадке слабый интернет или его вообще может не быть – тогда приходится ставить дополнительные точки Wi-Fi.
_________
Как учесть абсолютно все моменты и составить реалистичную смету, а в идеале ещё и сэкономить? Обращайтесь в «Прожектор», мы поможем. У нас огромный опыт работы с любыми бюджетами, а ещё есть свои проверенные подрядчики, с которыми мы можем договориться о специальных условиях.
Наша команда может организовать мероприятие любого уровня и масштаба – от конференции с участием первых лиц региона до городского праздника с тысячами гостей. Мы работаем не только в Рязани, но также можем приехать в ваш город, чтобы на месте выбрать площадку и обсудить с вами все остальные детали.
Чтобы получить консультацию, заполните короткую форму, и мы свяжемся с вами.
Подпишитесь на наш канал и узнавайте больше секретов организации успешных мероприятий.