На первый взгляд может показаться, что владелец стоматологической клиники четко осознает свои цели и пути их достижения, особенно в вопросах медицинских услуг. Однако когда дело доходит до внедрения информационных технологий в повседневную работу — от записи пациентов до управления списком расходных материалов, — часто возникают затруднения. Исследования, проведенные журналом Inside Dental Technology, показывают, что чуть более половины стоматологов готовы вкладываться в новые технологии для улучшения своей работы, но при этом большинство из них ограничивают такие инвестиции 15% годового бюджета клиники. Если это ваш случай, разумно будет в первую очередь обратить внимание на программное обеспечение, которое позволит автоматизировать административные процессы, облегчив жизнь всем сотрудникам.
Разработка или выбор ИТ-продукта требует взвешенного подхода. Руководители, не обладающие достаточным опытом в таких областях, как создание воронок для планов лечения, анализ эффективности сотрудников или оптимизация работы клиники, нередко сталкиваются с трудностями при определении нужных им технологий. Поэтому мы подготовили краткое руководство, которое поможет вам четко определить, что именно должно включать программное обеспечение для автоматизации работы стоматологической клиники.
Множество разнообразных требований
Чтобы сделать первый шаг к улучшению, начните с определения приоритетных вопросов, которые беспокоят вас в данный момент. Выберите из предложенного списка наиболее актуальное для вас.
1. Необходимо повысить эффективность работы сотрудников: освободить медицинский персонал от рутинных задач и автоматизировать процессы
Здесь и хорошая, и плохая новость: независимо от того, сколько человек работает в вашей клинике, влияние человеческого фактора будет всегда. Если администратор, врач или даже сам руководитель продолжают использовать Excel, журналы для записи пациентов или, что еще хуже, разрозненные листки бумаги, риск потери пациентов значительно возрастает. В такой ситуации вам понадобится программа, которая позволит организовать работу с пациентами более эффективно, например, создать полноценную цифровую карту пациента.
В решении «1С:Медицина. Стоматологическая клиника», в частности, можно внести в карту пациента все важные данные: личную информацию, историю посещений, рекомендации, диагнозы, планы лечения и назначения. Все сведения будут доступны врачу буквально в один клик, что существенно сэкономит время. Чтобы ускорить процесс заполнения, можно использовать шаблоны и протоколы или копировать данные с предыдущих приемов. Программа также поддерживает интеграцию с кассой и эквайрингом.
Освободив медицинский персонал от рутины, вы позволите ему сосредоточиться на более важных задачах, ведь сотрудники, которые не перегружены административной работой, становятся гораздо эффективнее.
2. Необходимо увеличить количество пациентов: поддерживать порядок в базе постоянных клиентов и регулярно привлекать новых
Если у вас уже есть база постоянных клиентов, это отличное начало. Однако чтобы поддерживать и расширять клиентскую базу, вам понадобится специализированное ИТ-решение. Оно поможет эффективно управлять заявками и звонками из разных источников в едином интерфейсе, напоминать пациентам о предстоящих визитах, предлагать новые услуги и отправлять специальные предложения. Представьте, как приятно получить от стоматолога поздравление с днем рождения с полезными рекомендациями по уходу за зубами!
Хотя это и шутка, подобное программное обеспечение действительно станет важным инструментом для увеличения продаж. Наличие полной информации о пациентах в системе позволяет сегментировать их, персонализировать обращения, оперативно оформлять услуги и использовать эффективную воронку продаж. Важно помнить, что цель клиники — не только заботиться о здоровье зубов, но и приносить доход.
Для привлечения новых пациентов программа предлагает возможность публикации интерактивного расписания на вашем сайте или в социальных сетях. Это позволит пациентам записываться на первичный прием самостоятельно через компьютер или смартфон, что особенно оценят 75% миллениалов в возрасте от 28 до 43 лет, предпочитающих избегать телефонных звонков.
3. Обеспечение безопасности данных: защита информации о бизнесе, сотрудниках и пациентах
Подчеркнем еще раз: использование бумажных носителей для записи информации — это не лучшая идея. Во-первых, технологии значительно упрощают жизнь, включая работу с документами, во-вторых, бумага может потеряться или оказаться в ненадежных руках. Конечно, существует угроза хакерских атак, но современные решения помогают эффективно с ними справляться. Например, «1С:Медицина. Стоматологическая клиника» ― аккредитованная ИТ-компания, чьи серверы находятся на территории РФ, что создает дополнительный уровень защиты.
Кроме внешних угроз, существуют и внутренние риски. Используя специализированное программное обеспечение, вы сможете устранить «серые» схемы, случаи коррупции и манипуляции со стороны администраторов. Программа обеспечивает надежное хранение данных и защищает их от копирования и скачивания на личные устройства благодаря разграничению прав доступа. Это позволяет вам контролировать базу пациентов и выявлять сотрудников с недобросовестными намерениями.
4. Определение причин отказа пациентов от посещений
Использование специализированного программного обеспечения поможет вам эффективно собирать данные и анализировать их. К примеру, вы можете настроить автоматизированный сбор отзывов: после визита пациент получит запрос от бота на оценку и отзыв о посещении. Система с гибкой аналитикой даст полное представление о наиболее прибыльных направлениях вашей клиники.
Кроме того, вы сможете настроить воронки продаж для всего процесса взаимодействия с пациентом: от первичной консультации и составления плана лечения до его согласования и самого лечения. Это позволит выявить как сильные, так и слабые стороны вашего процесса работы с пациентами.
5. Я как руководитель хочу полностью контролировать процесс
Ваше право как начальника контролировать рабочие процессы сотрудников, особенно когда речь идет об оптимизации их времени.
Специализированное ИТ-решение позволяет автоматизировать работу клиники, внедрить автозадачи, воронки лечения, напоминания и поручения. Если у вас большой коллектив с разными специалистами, система обеспечивает удобное управление расписанием врачей, позволяя пациентам записываться на первичные приемы к нужным специалистам с выбором даты и времени всего в несколько кликов.
Программа также предоставляет возможность мониторинга расходных материалов в реальном времени, проведения регулярных инвентаризаций и управления критическими запасами, что упрощает процесс заказа у поставщиков. Также руководитель клиники может отслеживать эффективность работы каждого врача и администратора, оценивать их результаты.
Кроме того, вы сможете эффективно управлять пациентами с гарантией, что ни один из них не будет потерян: система собирает и обрабатывает все заявки.
По данным «1С:Медицина. Стоматологическая клиника», использование нашего продукта позволяет увеличить выручку на 35% благодаря совместной настройке бизнес-процессов, формированию ежедневных отчетов, анализу эффективности работы сотрудников и гибкой системе мотивации персонала. Все находится под вашим контролем!
Тем не менее, важно избегать следующих распространенных ошибок:
· Сосредоточение на незначительных проблемах вместо общего контекста: более критично иметь хорошо организованную цифровую базу данных пациентов, чем беспокоиться о незначительных недочетах в карточках, которые можно дополнить по мере необходимости.
· Пытаться объединить слишком много функций в одном технологическом решении: хотя наша программа весьма эффективна, она не заменит полностью, например, ваш веб-сайт или отдельные модули для бухгалтерского учета.
· Тратить время на самостоятельную настройку системы: мы готовы помочь вам, что сэкономит ваши деньги и нервы.
В заключение обозначим простой способ определить успешность внедрения новой технологии: если ее использование приводит к увеличению скорости бизнес-процессов, значит, интеграция прошла благополучно и ваш бизнес стал более эффективным.