Ведение бизнеса без дорожной карты проекта — это путешествие автостопом. Никогда заранее не знаешь, когда и куда прибудешь, с какими проблемами встретишься на пути, и кто станет твоим попутчиком. Ответственные путешественники, читайте — предприниматели, всегда знают этапы своего пути. Иначе они рискуют свернуть не туда, потратить много времени, сил и денег.
В статье расскажем про дорожную карту — это что такое простыми словами, как ее составить и следовать проложенному маршруту в проекте. Предложим несколько способов визуализации и дадим советы предпринимателям.
Что такое дорожная карта проекта
Любая проектная работа, будь то строительство дома, выпуск нового товара или обучение, состоит из этапов. Каждый шаг — из конкретных задач. Если подходить к их выполнению хаотично, можно получить большое количество непредвиденных ситуаций. Например:
- одни исполнители перегружены, а другие в это время не заняты;
- проект простаивает и не двигается с места, потому что параллельные задачи не завершены в срок;
- руководитель считает финансы и видит дыры в бюджете , а куда ушли деньги — неясно.
А что будет, если поставить все задачи по местам и посмотреть на проект, как на дорожный маршрут? Сразу появится четкий план действий: нагрузка ляжет равномерно, задачи будут выполняться последовательно. Появится то, чего ждут и исполнители, и руководители, и заказчики — визуализация и определенность. Навести порядок в задачах помогает дорожная карта.
Дорожная карта — это график всех этапов и задач проекта. В нем указаны цели, способы их достижения и ресурсы, которые понадобятся. Его используют для среднесрочного и долгосрочного планирования. Также дорожная карта развития — это инструмент, который помогает создавать план проекта, более подробный документ с деталями реализации задач и целей.
Например, нужно создать трехмерную графическую модель. В дорожной карте прописаны глобальные моменты проекта: этапы, сроки, исполнители. То есть, кто эту модель сделает и когда. А в плане могут быть указания, какую программу использовать для графики и на какое техническое задание от заказчика опираться.
👉 Управление расписанием проекта: контролируем дедлайны
Как называется дорожная карта? Можно встретить понятие «карта пути» или англоязычный термин road map. В зависимости от проекта, план можно назвать технологической, строительной, продуктовой или образовательной дорожной картой.
Что входит в дорожную карту:
- генеральная цель проекта и задачи отдельных этапов;
- промежуточные и финальные сроки реализации;
- участники проекта — отделы компании, сторонние инстанции, если нужно получить согласование или разрешение, исполнители на аутсорсе, заказчики;
- способы взаимодействия членов команды;
- задействованные ресурсы: материальные, интеллектуальные, человеческие.
👉 Кому какое дело: управление заинтересованными сторонами проекта
Дополнительно в roadmap проекта можно добавить ключевые события. Например, важные совещания, презентации. Тогда сотрудники будут знать, к какому времени необходимо подготовиться.
В зависимости от сферы деятельности, создание дорожной карты проекта может отличаться. Меняется степень детализации, количество включенной в документ информации. Приведем для сравнения два примера наполнения roadmap.
Крупная мебельная фабрика запускает цех по производству межкомнатных дверей. Срок запуска — 1 год. В процессе будет участвовать более 100 человек. Поэтому степень детализации довольно низкая. Собственник внес в дорожную карту работ только отделы и сроки. А уже внутри каждого подразделения руководители используют собственные детальные планы и проводят бюджетирование.
Посмотрим на дорожную карту — пример оформления мебельной фабрики:
Индивидуальный предприниматель занимается строительством бань. В его команде 5 человек. На каждый заказ он тратит всего 1 месяц. Он подготавливает детальную дорожную карту реализации по каждому проекту. В нее входят сроки, затраченные суммы, исполнители и сторонние подрядчики. Каждый участник строительства в roadmap может найти свою задачу.
Посмотрим на дорожную карту проекта — это пример индивидуального предпринимателя:
Таким образом, оформление дорожной карты напрямую зависит от размера организации и направления деятельности. Заниматься ее составлением может собственник бизнеса или ИП, ведущий инженер, руководитель проекта. Иногда над roadmap работает команда специалистов. К примеру, может быть привлечен финансист или юрист.
Что является целью дорожной карты
Основные задачи roadmap — планирование и визуализация. Чем подробнее разработан путь проекта, тем меньше непредвиденных проблем будет в ходе реализации бизнес-процессов.
Для чего нужна дорожная карта проекта:
- Для взаимодействия членов команды. Каждый исполнитель знает, когда должен приступить к задаче, и кто трудился над проектом раньше. Если сотрудник или отдел не успевает выполнить работу в срок, появляется пометка на карте. Например, верстальщик задерживает обложку книги, делает запись в roadmap. Типография смещает планы и, чтобы не простаивали станки, запускает в печать другое издание.
- Для распределения ответственности. Руководитель ставит задачи на исполнителей таким образом, чтобы они не дублировались и выполнялись в срок. Сотрудники отвечают за качественное исполнение задач и результат. Например, в digital-агентстве есть несколько авторов. Тимлид распределяет темы равномерно, чтобы сотрудники не писали одну и ту же статью и имели одинаковую нагрузку.
- Для разделения бюджета. Руководитель при создании дорожной карты должен равномерно распределять заложенные на проект деньги на разные этапы. Это помогает обеспечить сотрудников необходимыми ресурсами и не выйти из бюджета. А иногда, даже сэкономить. Например, бригадир стройплощадки видит, что на возведение фундамента ему выделили 250 000 ₽. Он выбирает материалы и подготавливает смету, исходя из этих средств.
- Для контроля за реализацией проекта. Даже если руководитель не вовлечен в каждый проект, он может быстро оценить степень их готовности. Дорожная карта всегда разделена на календарные периоды — сроки, в которые выполняется задача. Поэтому руководитель понимает, на каком этапе находится работа сейчас, и может обратиться за разъяснениями непосредственно к исполнителю текущей задачи.
Например, запущен исследовательский проект для создания нового метода отлива бронзы. Руководитель сверяется с roadmap и видит, что сейчас проходит этап испытаний на прочность, растяжение, твердость. Он обращается в цех тестирования и сразу узнает результаты работы. - Для создания плана проекта, более подробного документа с инструкциями для каждого отдела. Его разрабатывают уже на основе дорожной карты. Например, в компании три подразделения: производство, маркетинг и продажа. В roadmap есть сроки и цели для каждого из них. Но внутри отделов руководители создают свои планы проекта, которые касаются только их полномочий. В них более подробно освещены задачи, которые предстоит выполнить.
Для кого можно составить дорожную карту развития проекта: примеры
В roadmap важную информацию смогут почерпнуть сотрудники организации и сторонние наблюдатели — заказчики и инвесторы. Посмотрим, какая информация в дорожной карте по реализации проекта важна разным людям:
Руководителю и собственнику компании важно наблюдать за сроками исполнения задач, нагрузкой на персонал и финансовыми потоками. Если одновременно реализуется несколько проектов, то требуется провести планирование ресурсов, чтобы избежать кассового разрыва. Кроме того, владелец может составить roadmap для запуска бизнеса.
Пример дорожной карты развития собственника стартапа:
Начальникам отделов и линейным сотрудникам этапы дорожной карты проекта подскажут, в какие сроки команда должна добиться результатов. Сотрудники понимают, когда и с какими отделами нужно взаимодействовать, а также какие задачи выполнить. Road map — пример для отделов:
Инвесторы смогут получить информацию об окупаемости вложений. Например, спонсор хочет оказать финансовую поддержку предприятию на этапе запуска нового филиала, цеха, продукта. Ему нужно знать, когда начнутся первые продажи и бизнес выйдет на точку окупаемости. Если roadmap создается для презентации инвестору, в ней обязательно должны быть конкретные цифры: ожидаемый объем продаж, выручка, прибыль.
Пример дорожной карты реализации проекта застройщика для презентации инвестору:
Заказчикам нужна roadmap для контроля за этапами работы. Они знают, когда будет готов промежуточный результат для обсуждения или согласования. Предположим, что предприниматель заказал дизайн логотипа для компании. В таком случае форма дорожной карты может быть такой:
Чем формат дорожной карты процесса отличается от плана проекта
Часто roadmap путают с планом проекта. Это достаточно близкие инструменты планирования. Но они отличаются степенью детализации. Как правило, дорожная карта реализации проекта — это схематическая постановка задач и сроков. И на основе этого пути подготавливают более подробный план, который дополнительно включает:
- конкретные задачи;
- инструменты для их выполнения;
- перечень исполнителей.
Если дорожная карта показывает команде, куда и когда нужно придти, то план объясняет, как это сделать.
👉 Шаблон для проекта: как выполнять заказы на автопилоте
Roadmap особенно необходима крупным организациям, в которых над масштабным проектом работает несколько подразделений. Отделы могут не пересекаться, действовать удаленно, например, в разных городах. Но при этом сверяться с картой. Без дорожной карты сложно объединить и скоординировать работу нескольких подразделений. Но если организация и сам проект небольшой, можно обойтись только планом.
Дорожная карта в бизнесе — это элемент стратегического планирования. Она помогает сосредоточиться на долгосрочных задачах, показывает, каких целей нужно добиться. А план проекта — часть тактического планирования. То есть, как в военном деле, в бизнесе нужно применять и стратегию, и тактику.
Обычно предприниматель сперва делает дорожную карту бизнес-процесса, а потом на ее основе план проекта. Можно сразу создавать вложенную структуру задач. Тогда основные этапы работы — это roadmap, а конкретные поручения — элементы плана.
Как выглядит дорожная карта проекта
Визуально документ может выглядеть по-разному. Его можно составить письменно на листе бумаги или на компьютере. Вне зависимости от того, как создать дорожную карту проекта, она может быть в виде:
- линии с этапами на пути;
- таблицы с разделением на календарные периоды;
- схемы, в которой важное значение имеют взаимоотношения между исполнителями.
Различают виды дорожных карт по целям и способам реализации. От этого тоже будет зависеть внешний вид roadmap.
По целям карты бывают:
- продуктовые — для разработки и внедрения нового товара;
- технологические — для создания уникального рабочего процесса;
- отраслевые — для управления крупным сегментом промышленности;
- корпоративные — для продвижения компании на рынке или создания внутренней системы ценностей организации;
- образовательные — для процесса обучения;
- проектные — для любой деятельности, которая выполняется в рамках одного бизнес-плана.
Понятие дорожная карта применимо для бизнеса и личной жизни. Можно составить путь для важного события: подготовка к свадьбе, переезд, организация отдыха. Стратегическое планирование вносит ясность в любую сферу жизни, особенно если в мероприятии занято более одного человека.
По способам реализации построение дорожной карты проекта может быть:
- каскадным — задачи идут последовательно;
- гибким — работа над задачами идет циклами.
Рассмотрим особенности таких дорожных карт.
Каскадное составление дорожной карты
Этапы работы последовательно выполняются один за другим. Такой метод называют waterfall, или водопад. Это понятная структура, в которой каждому этапу предусмотрено свое место. Некоторые задачи могут пересекаться или идти параллельно, но основные шаги всегда расставлены последовательно.
👉 Каскадная модель управления проектами
Каскадная дорожная карта хорошо подходит для производственных целей:
- запуска нового продукта,
- открытия цеха,
- строительства.
Среди преимуществ: простота организационной структуры и отчетности. К недостаткам можно отнести низкую адаптивность. Если случается форс-мажор, компания вынуждена перестраивать бизнес-процессы, откатываться назад и, соответственно, терять ресурсы.
Гибкое составление дорожной карты
Проект много раз дорабатывается, над ним работает сплоченная команда специалистов. Такое планирование основано на методологии управления проектами Agile. Обычно все бизнес-процессы разбиты на циклы, внутри которых происходит работа над задачами.
Подход отлично подходит для творческих специальностей и команд, занятых в сфере IT. Преимущества — высокая адаптивность и возможность выполнять задачи параллельно. Недостаток — низкая структурированность, из-за чего в работе может появиться хаос.
👉 Бесплатный курс по гибким методологиям от Аспро
Как сделать дорожную карту проекта
Этапы разработки карты могут отличаться, в зависимости от особенностей организации. Однако начинать всегда нужно с постановки глобальной цели. Что нужно сделать? Построить дом. Выпустить новый товар на рынок. Увеличить продажи вдвое. Повысить количество лидов с сайта до 1 000. Открыть франшизу пиццерии и так далее.
Затем решите, в какой отправной точке вы сейчас находитесь. Какими ресурсами и инструментами располагаете? С этого момента можно переносить проект на бумагу и строить схему. Остальные детали будут ее дополнять.
Далее рассмотрим, как составить дорожную карту бизнеса по шагам.
Выбрать инструмент для создания карты
Черновой вариант можно набросать на бумаге. Но для проработки каждого этапа и лучшей визуализации стоит воспользоваться таблицами или специализированными сервисами.
В системе Аспро.Cloud есть инструменты для гибкого и каскадного планирования. Например, отлично подходит для разработки дорожной карты компании диаграмма Ганта. С ее помощью можно распределить ресурсы и установить дедлайны каждого этапа, назначить ответственных исполнителей и следить за фактическим выполнением задач.
Управление проектами в Аспро.Cloud
Стройте дорожную карту проекта, контролируйте работу сотрудников и анализируйте финансовые показатели
А для гибкого управления проектами по методологии Agile можно использовать сервис Аспро.Agile от российского разработчика. В таск-менеджере можно приоритезировать задачи, фиксировать затраченное время в задачах и трудозатраты исполнителей.
Разбить весь процесс на этапы
При этом выделяйте самые крупные шаги. Внутри них может быть много конкретных задач. Но чтобы сделать дорожную карту организации, важны большие бизнес-процессы внутри проекта. Например, может быть выделен этап разработки программного обеспечения. Хотя внутри него есть множество задач.
Прописать участников каждого этапа
Какой отдел занимается разработкой, тестированием, продажами и так далее. Если участвуют сторонние исполнители или наблюдатели, которые привлечены на короткое время, их тоже стоит указать. Например, между двумя итерациями разработки есть согласование с заказчиком — пометьте это.
Определить дедлайны каждого этапа
Для этого нужно узнать, какие процессы могут происходить параллельно. Это сократит общее время реализации и равномерно распределит нагрузку. Например, маркетинговые активности могут идти независимо от стадии готовности продукта. Также, чтобы определить дедлайны, нужно получить обратную связь от исполнителей. В какой срок они готовы выполнить работу, что для этого нужно? Закладывайте дополнительное время на форс-мажоры.
Если нужна дополнительная информация, к примеру, затраченные ресурсы или взаимосвязи между исполнителями, их можно указать в последнюю очередь.
Принципы составления дорожной карты проекта
Roadmap должна быть:
- Прозрачной. Каждый участник бизнес-процесса, в том числе заказчик, должен понять, что написано на карте, с первого взгляда. Не нужно сложных аббревиатур и терминов. Главное, чтобы были доступно изложены цели и основные метрики карты.
- Гибкой. Конечно, во время работы не хочется отходить от намеченного пути. Но всегда есть непредвиденные обстоятельства. В случае их появления карту необходимо корректировать. А за соблюдение плана обычно отвечает руководитель проекта. Если он замечает погрешности, вносит изменения в карту.
- Адаптированной к рискам. Если в ходе реализации проекта есть риски, нужно их предусмотреть. Например, иметь второй вариант закупки материалов, если подведет поставщик. Или отвести запасную неделю на самый сложный этап, чтобы потом не двигать сроки всего проекта.
А вот что не стоит делать при разработке дорожной карты проекта:
- Сильно детализировать каждый этап. Перегруженность конкретными задачами и дополнительной информацией снижает адаптивность карты. В ней должны быть только основные данные. А вспомогательные лучше перенести в сопровождающую документацию — план проекта, инструкции для исполнителей, регламенты.
- Составлять карту самостоятельно. Если в реализации проекта участвует целая команда, обязательно нужно получить от них обратную связь. В частности, нужно знать, за какие сроки они могут выполнить задачу, какие препятствия могут возникнуть.
После создания roadmap нужно регулярно сверяться с документом. Это инструмент не только планирования, но и контроля. Поэтому карта будет сопровождать команду на всех этапах работы.
Дорожная карта проекта: пример оформления
Молодой режиссер хочет снять фильм. Посмотрим на его примере, как делать дорожную карту проекта по шагам:
Сначала режиссер ставит цель — снять фильм за год. А затем разбивает весь процесс на основные этапы:
Потом он определяет дедлайны каждого процесса.
Далее режиссер решает, какие этапы могут идти параллельно, а какие — нет, переносит все на календарное планирование.
В процессе подготовки и съемок режиссер будет вносить корректировки в карту. Но теперь у него есть четкое понимание процесса: с чего начать и в какую сторону двигаться.
Roadmap — очень простой, но эффективный инструмент. Карту просто составить и использовать. Ее можно сравнить со строительной площадкой: пока не вбиты все колышки, неясно, где будет стоять дом.