В управлении мы часто сталкиваемся с различием между инструментами управления "механизмами" и "живыми системами". Механизмы реагируют предсказуемо, их действия можно легко моделировать и контролировать.
Но живые системы, будь то трудовой коллектив, команда проекта или даже отдельный человек, - это динамичные, самоорганизующиеся единицы, чье поведение может быть непредсказуемо и подвержено влиянию множества внутренних и внешних факторов. Именно поэтому управление "живым" требует несколько иных инструментов, чем управление "механизмами".
Здесь на первый план выходит не просто "командование и контроль", а создание структуры и ритма, которые помогают упорядочить хаос и оптимизировать взаимодействие.
Ритм - ключ к управлению живым
Как известно все живое существует в своих ритмах. День и ночь, времена года, фазы лунного цикла - все это ритмы, которые влияют на наше поведение и наш внутренний мир. В контексте управления живым, осознанное использование ритмов является мощным инструментом для создания структуры и повышения эффективности.
Регулярные собрания, в одно и то же время, с определенной повесткой дня, становятся "ритмом" рабочей жизни коллектива. Они помогают синхронизировать действия, обеспечить постоянный обмен информацией и управлять ожиданиями.
Примеры использования ритма в управлении:
Ежедневные планерки: Позволяют команде начать день с общего понимания задач, определить приоритеты и координировать действия.
Еженедельные собрания: Идеальны для обсуждения прогресса в работе, решения проблем и постановки новых целей.
Ежмесячные совещания: Предоставляют возможность провести глубокий анализ результатов за период, определить ошибки и составить план на следующий месяц.
Ситуации, когда происходят существенные изменения в деятельности компании, требуют от нас пересмотра привычных инструментов управления для эффективной адаптации к новой реальности.
Рассмотрим это на примере рутинных рабочих процессов. Предположим, в обычной ситуации руководитель проводит еженедельные встречи по понедельникам со своими сотрудниками и этот ритм позволяет поддерживать коммуникацию, информировать о ключевых задачах и решать возникающие вопросы.
Однако, когда происходит кризисная ситуация, например, переход на удаленный режим работы в период пандемии, необходимо пересмотреть ритмику встреч для поддержания эффективности работы. В этом случае, еженедельных встреч может быть недостаточно, и требуется переход к более частым коммуникациям, например, к ежедневным коротким совещаниям.
Еще один важный момент — наличие backup-системы в случае отсутствия руководителя. Важно предусмотреть механизм поддержки рабочих процессов, если руководитель находится в отпуске, заболел или по какой-либо причине не может выполнять свои функции. В таких ситуациях следует назначить ответственного человека, который сможет провести собрание, скоординировать работу команды и обеспечить плавный ход работы без сбоев.
Подобная гибкость и предусмотрительность в организации работы – это ключевые факторы успеха в условиях нестабильности. Необходимость адаптироваться к изменениям – это реальность современного мира, и умение быстро реагировать на изменения является важным качеством как для отдельных сотрудников, так и для целых организаций.
Подобная практика "аварийного" ведения встреч в случае отсутствия руководителя не только гарантирует непрерывность работы, но также способствует развитию команды. Сотрудники, которые берут на себя ответственность за ведение встреч в таких ситуациях, получают ценный опыт и тренируют свои лидерские компетенции.
Влияние ритма на индивидуальную работу:
Ритмичность важна не только в коллективах, но и для управления собственной работой. Регулярные смены задач, периоды концентрации и отдыха, планирование дня и недели - все это создает ритм и делает рабочий процесс более эффективным. Внедрение ритма в работу может казаться сложным в начале. Но с временем (некоторые говорят про 21 день) это становятся привычкой и приносит значительные результаты и способствует снижению стресса
Ритм - неотъемлемая часть управления живым. Он помогает создать структуру и повысить эффективность в работе как отдельных людей, так и целых команд. Сознательное введение ритма в свою работу - это инвестиция в вашу продуктивность и в успех ваших проектов ☝️