SAP достаточно сильно отличается от 1С. Если пользователь продолжительное время работал только в 1С, то для эффективной работы в SAP нужно определённое время на перестройку. Это не только время на изучение инструкций, но также на привыкание к системе.
Некоторые вещи в SAP с точки зрения пользователя отличаются настолько сильно, что можно испытать когнитивный диссонанс, который часто называют просто разрывом шаблона. Почему так происходит, рассматривали в предыдущей статье.
В этой статье хотел бы продолжить описание особенностей SAP, вызывающих разрыв шаблона у пользователей. Также хотел бы сделать небольшое отступление по мотивам комментариев к предыдущей статье, после прочтения которых сложилось впечатление, что многие комментаторы то ли читали статью по диагонали, то ли вообще не читали, либо решили сами что-то додумать.
Данная статья, как и предыдущая, сравнивает пользовательский опыт при работе в 1С и SAP в определённых ситуациях, и ничего более. Если в тексте чего-то нет, не нужно это додумывать. Если в статье сказано, что в какой-то ситуации работать в SAP менее удобно по сравнению с 1С:
- это не значит, что статья о том, что SAP плохой или хуже, чем 1С;
- это значит, что статья о том, что пользователю в этой ситуации менее удобно работать в SAP по сравнению с 1С.
Вроде бы очевидная вещь, но, вдруг, для кого-то будет открытием.
Если какие-то вещи для пользователя в SAP угловатые и деревянные по сравнению с 1С, то мне всё равно, почему так получилось (SAP не только для бухгалтеров, в SAP другая архитектура и т.п.). Оттого, что все узнают причины, эти вещи не станут менее угловатыми и деревянными.
Итак, продолжим описание особенностей работы в SAP, которые могут вызвать разрыв шаблона у пользователя после 1С.
Нельзя ничего изменить или удалить
Фирменная "фишка" SAP. Если документ проведён, его нельзя исправить или удалить, никак, вообще нельзя. Единственное, что можно править, – это поле для комментариев, но некоторые закрывают для редактирования и его.
В 1С тоже можно настроить процесс так, чтобы после проведения нельзя было внести правки в документ. Но базовым вариантом в 1С всегда было наличие возможности редактировать и помечать на удаление документы после их проведения. В SAP же базовым вариантом является невозможность что-либо удалить или отредактировать после проведения.
На самом деле, в SAP тоже есть возможность исправлять и удалять введённые данные, но она не предоставляется обычным пользователям. В случае крайней необходимости такие правки вносятся уже на уровне администраторов системы.
Как же тогда исправить ошибку в SAP? Для этого есть реверсные транзакции, которые формируют сторнирующие проводки на основании выбранного документа. Неважно, какая именно ошибка в документе (не тот контрагент, счёт учёта или статья затрат, что-нибудь ещё), хотите что-то исправить – делайте сторно документа целиком и проводите заново.
Кстати, в SAP нет универсальной реверсной транзакции, их несколько, каждая под определённый тип документов. Так что, если знаете, как реверсить один тип документа, не факт, что эти знания будут применимы к другим документам.
Иногда журнал документов в SAP может целиком состоять из повторяющихся попыток провести документ, последующих реверсов и наконец-то получившегося правильного документа. В результате работа бухгалтера в SAP временами может напоминать двоечника, который переписывает работу до тех пор, пока не получится правильный вариант.
Подобный порядок корректировки документов может приводить к нерациональному использованию ресурсов системы. Поэтому разработчики SAP, как смогли, предложили пользователям способ минимизировать реверсы. Способ называется Simulate.
Sumulate – это кнопка в документе, которая показывает, какие проводки сделает документ, если его провести. Результат, конечно, и близко не стоит с возможностью в 1С провести документ, запустить все отчёты, а потом, если что-то записалось не так, скорректировать документ и перепровести правильно.
Но, всё же лучше, чем ничего. Simulate показывает не все аналитики, поэтому не является панацеей от реверсов, но может помочь снизить их количество.
Клиринг
Как проводится оплата поставщику в 1С? Открывается документ оплаты, выбирается контрагент, договор и документ расчётов. Если по этому контрагенту есть поступление, которое закрывается этой оплатой, то система сама делает зачёт оплаты и поступления. Остаётся запустить оборотку или анализ по счёту и проверить, что всё проведено корректно.
Аналогично с предоплатой, только зачёт осуществляется при проведении поступления. В исключительных случаях используется документ Корректировка долга.
В SAP процесс устроен иначе, используются Open Items или открытые позиции. Открытые позиции используются не на всех счетах, а только на тех, где это имеет смысл, например, на счетах учёта расчётов они нужны, а на счетах учёта затрат нет.
Как происходит процесс? Отдельно проводится поступление, отдельно проводится оплата, но никакого зачёта не происходит. Если сформировать отчёт по поставщику, то будет 2 открытых позиции, например:
- - 100 – поступление от поставщика
- + 100 – оплата поставщику
Итоговое сальдо будет 0, но эти позиции будут не закрыты. Для того, чтобы закрыть эти позиции используются клиринговые транзакции. Открытые (незаклиренные) позиции обозначаются красным индикатором, закрытые (заклиренные) – зелёным.
Как и с реверсами, универсальной клиринговой транзакции нет, их несколько, каждая под определённый тип документов.
После 1С, конечно, непривычно, что нужно дополнительно с помощью отдельной транзакции сопоставлять оплаты и поступления, но, в целом, работать можно.
Кстати, если нужно сделать реверс документа, по которому уже сделан клиринг, то сначала нужно отменить клиринг специальной транзакцией, а уже потом делать реверс расклиренного документа. Что добавляет еще один плюс в копилку "большой любви" к реверсам.
Разные транзакции для предоплаты и постоплаты
Снова рассмотрим процесс отражения в 1С оплаты поставщику. В системе используется 1 тип документа, который в зависимости от вводных на выходе может использовать как субсчёт для предоплаты, так и для постоплаты, или даже оба сразу.
В SAP такого нет. Если бухгалтер знает, что проводимый платёж является предоплатой, то нужно использовать одну транзакцию, для постоплаты – другую. Иногда бывает, что по каким-то причинам предоплата уже после проведения может оказаться постоплатой или наоборот. Что же тогда делать?
Правильно – реверсим документ и проводим заново.
Уже сделан клиринг? Придётся отменять его, потом реверсить документ и проводить заново.
Так как в SAP главенствует принцип "если что-то сделано неправильно, реверсим целиком и проводим всё заново правильно", пользователи очень "любят" подобные корректировки из предоплаты в постоплату и наоборот.
В результате корректировка, которая в 1С выполняется за несколько манипуляций и 2-3 минуты, в SAP может занять около часа.
***
Некоторые вещи в SAP сделаны действительно неудобно с точки зрения пользователя, на них приходится тратить много времени по сравнению с 1С. Также сильное влияние на удобство работы оказывает уровень локализации системы. Но практика показывает, что к SAP можно достаточно быстро привыкнуть и эффективно в ней работать даже с не самым высоким уровнем локализации.