SAP официально ушла из России и прекратила поддержку российских пользователей. Осталась поддержка дипломатических учреждений и отдельных российских структур европейского бизнеса, правда, с определёнными допущениями и ограничениями.
Но это не значит, что у нас не будет больше возможности столкнуться с SAP при работе внутри России.
Крупные российские компании, за исключением "гениев", купивших облачные версии, могут ещё довольно долго работать с текущими "оффлайновыми" версиями, распложенными на местной инфраструктуре. Иностранный бизнес, оставшийся в России, может ещё достаточно долго клянчить разрешения на продолжение использования SAP у европейских регуляторов.
Так что у многих бухгалтеров ещё будет шанс испытать непередаваемые эмоции от столкновения с SAP.
Что же это за эмоции?
Обычно такое состояние называют "когнитивным диссонансом" или просто "разрывом шаблона". Его можно испытать впервые столкнувшись с чем-то, опровергающим имеющиеся знания и опыт. Например, впервые увидев жареных насекомых где-нибудь в Юго-Восточной Азии. Вроде бы, та же самая функция, дают питательные вещества. Но человеку, выросшему в России, вряд ли придёт в голову мысль готовить насекомых для употребления в пищу.
Подобная ситуация с SAP. Функционально она похожа на ту же 1С, но к ней нужно привыкать, постепенно отходя от первоначального разрыва шаблона. Понятно, что есть и другие учётные системы, с которыми можно сравнивать SAP. Но, так как 1С самая популярная российская программа для ведения учёта, диссонанс нового пользователя SAP будем рассматривать через призму 1С.
Почему рвутся шаблоны и кто в группе риска?
SAP вызывает ощущения столкновения с чем-то непохожим, так как она действительно не похожа на 1С. Логично😉
Причём эта непохожесть проявляется как в интерфейсе программы, т.е. в том, что пользователь видит глазами и трогает руками, так и в организации плана счетов, процесса проведения документов, формирования отчётности и многом другом, т.е. в работе самой программы и её архитектуре.
Если бухгалтер ещё не имел опыта работы с учётными программами и у него нет представления о том, как они должны выглядеть и работать, он спокойно воспринимает SAP, её интерфейс и работу в ней.
Опытным людям, которые имеют в голове образ учётной системы на основе 1С, приходится перестраиваться. Именно от них можно услышать обратную связь из серии: "Тупая тормознутая программа!", "Почему здесь всё не как у людей?!", "Блин, в 1Ске это намного удобнее сделано".
Поэтому шаблоны молодых и неопытных специалистов меньше подвержены риску разойтись по швам при столкновении с SAP, чем шаблоны их опытных коллег. Понятное дело, с учётом фактора конкретного человека. На практике многие опытные сотрудники достаточно легко и быстро осваивали SAP, и многолетний опыт работы в 1С им в этом не мешал.
Рассмотрим, что же вгоняет бухгалтеров в диссонанс при использовании SAP.
Интерфейс
Не просто интрефейс, а ужасный тракторный интерфейс. Не в обиду тракторам.
На самом деле, интерфейс SAP устарел на десятилетия. При первом столкновении возникает ощущение, что работаешь с ожившим Windows 3.11.
Если что-то знаете об интуитивно понятном интерфейсе, то забудьте об этом при работе с SAP. Интерфейс программы не имеет ничего общего со значением слов "интуитивно понятный".
Чтобы работать, нужно прочесть инструкцию и чётко по пунктам её выполнять. Это касается даже самых простых вещей. Подход "кликнул тут – не получилось, кликнул там – получилось" не прокатит.
Понятное дело, что при работе с любой программой нужно предварительно изучить инструкцию. Но в 1С можно понять, хотя бы примерно, что какая кнопка делает. SAP такой роскоши не даёт.
Любой документ или отчёт запускается через ввод кода транзакции этого самого документа или отчёта в командной строке. Коды нужно знать, интуитивно найти их в программе очень тяжело. В панели быстрого доступа есть общий список доступных транзакций, но это слабо помогает. Потом можно будет настроить избранное с кодами, но на первом этапе будет тяжко.
Итак, вы узнали нужный код и открыли нужный документ. Теперь надо вводить в поля документа необходимые данные.
Почти всё вводится через аналог 1Сной функции Подбор, которая в SAP работает очень туго. Например, нельзя начать вводить данные в поле, чтобы программа подтянула список подходящих вариантов. Забудьте об этом, только переход в справочник в отдельном окне.
Поэтому даже просто прокликать нужные поля при вводе, например поступления от поставщика, в SAP занимает больше времени, чем сравнимая задача в 1С. А уж если нужно внести несколько статей затрат, то можно и полчаса просидеть с одним документом. Копировать документы нельзя, если что.
Даже в новой версии S/4 HANA тракторный интерфейс в стиле Windows 3.11, хоть и стал симпатичнее, но никуда не ушёл.
План счетов и аналитики
Счета в SAP состоят из 6 или более цифр. В данной статье все примеры будем рассматривать на 6-значном плане счетов. Счёт из российского плана счетов, как правило, подтягивается как дополнительный номер. Основным номером всегда будет 6-значный.
Как и в российском плане счетов, идёт группировка в зависимости от элементов, которые отражаются по счетам:
- 1XXXXX – активы
- 2XXXXX – обязательства
- 3XXXXX – капитал
- 4XXXXX – доходы от обычных видов деятельности
- 5XXXXX – прочие доходы
- 6XXXXX – прямые расходы
- 7XXXXX – косвенные расходы
- 8XXXXX – прочие расходы
- 9XXXXX – дополнительные счета
В базовой версии SAP нет нашего аналога 99 счёта, после закрытия доходных и расходных счетов финансовый результат попадает на аналог 84 счёта. Поэтому приходится изворачиваться.
На счетах нет субсчетов. Каждый субсчёт – это отдельный счёт. Например:
- счета 200000 и 200001 – это 60.01 и 60.02
- счета 200100 и 200101 – это 60.21 и 60.22
- счета 200200 и 200201 – это 60.31 и 60.32
На счетах нет аналитики. Нельзя сформировать аналог оборотно-сальдовой ведомости по счёту и увидеть данные в разрезе аналитик, как-то поиграться с ними.
Чтобы увидеть расшифровку задолженности в разрезе поставщиков, нужно использовать именно отчёт по поставщикам. Отчёт по поставщикам можно формировать только по аналогу 60 счёта. А если что-то отражено на 76 или 68 счёте? Ну, что же. Придется отлавливать это вручную. Или заводить ФНС как поставщика и учитывать задолженность на аналоге 60 счёта.
То же самое, например, с основными средствами. Отчёт по остаткам 01 счетов ничего не даст. Нужно запускать специальный отчёт по основным средствам.
Так как нет субсчетов и аналитик, то вместо статей затрат по 20, 26 или 91 счетам идут отдельные счета. Например:
- счёт 600100 – расходы на заработную плату по счёту 20
- счёт 600500 – расходы на ежемесячные премии по счёту 20
- счёт 740005 – амортизация офисного оборудования по счёту 26
Так как аналитик нет, то нет и налогового учёта. Кто-то использует дополнительные поля или даже комментарии для налоговых признаков. Кто-то поголовно дублирует затратные счета, и каждый счёт идет в паре, например:
- счёт 600500 – расходы на ежемесячные премии по счёту 20
- счёт 600501 – расходы на ежемесячные премии по счёту 20, не принимаемые в налоговом учёте
На самом деле, к плану счетов и дополнительным отчётам по отдельным элементам привыкаешь достаточно быстро. Работать также быстро, как в 1С, с ними не получится, но это не самое страшное.
Есть вещи, которые даже после вылеченного шаблона и привыкания продолжают занимать кучу времени.
Проводки и выгрузки
Как выглядят проводки в 1С? Сумма по дебету всегда равна сумме по кредиту. Например, оказание услуг будет записано:
- Дт 26 Кт 60.01 – 100
- Дт 19.04 Кт 60.01 – 20
В SAP аналогичная операция будет записана:
- 701000 – 100
- 148540 – 20
- 200000 – (120)
По дебету всегда положительное число, по кредиту всегда отрицательное. Суммарно обороты по дебету и кредиту сходятся, но нет жёсткой структуры, когда один дебет равен одному кредиту.
Вроде бы ничего страшного. Но в SAP нет нормальных отчётов по корреспондирующим счетам, т.е. нет анализа счёта или оборотов счёта как в 1С. Можно выгрузить аналог карточки счёта, там есть поле offsetting account (корреспондирующий счёт).
Но вот незадача, в этом поле указывается только один счёт. Если в нашем примере выгрузить в Excel карточку счёта 60.01 и посмотреть корреспонденцию, то там будет, скорее всего, 700100. А сумма проводки будет как по 60.01, т.е. (120). А что делать, когда на один кредит будет 20 дебетов?
Поэтому отчёты по корреспонденции счетов в SAP представляют из себя сеансы мазохизма в Excel.
Но есть ещё кое-что, что может порвать шаблон бухгалтера, привыкшего к 1С, просто в клочья.
Подготовка отчётности
Если хотите прокачать навыки Excel, то подготовка отчётности на выгрузках из SAP – самое то🙂
1С изначально создавалась как система для ведения бухгалтерии и подготовки отчётности, поэтому эти процессы в ней сделаны достаточно удобно для бухгалтера. Те, кто считает иначе, изменят своё мнение после сбора всей отчётности руками в Excel.
SAP изначально тоже создавалась как система для ведения учёта. Но в процессе эволюционировала в ERP систему, где о бухгалтерах, конечно, тоже думали, но приоритет был отдан кому-то другому.
Как-то я задал вопрос одному из иностранных внедренцев про неудобный процесс подготовки отчётности в SAP. В ответ получил что-то из серии "Почему неудобно делать отчётность? Ведь всё можно выгрузить в Excel."🤯
Настройка SAP стоит очень дорого, технические специалисты стоят в разы дороже специалистов по 1С.
А теперь представим ситуацию. ФНС ввела новую форму отчётности. В 1С она интегрируется при следующем обновлении. В SAP такого нет, и компании приходится думать, стоит ли привлекать дорогих специалистов или отчёт можно быстро сделать руками в Excel. Как правило, решение принимается не в пользу автоматизации.
Теоретически можно автоматизировать подготовку всех форм отчётности в SAP. Практически всех волнует вопрос стоимости подобной автоматизации.
Поэтому в реальной жизни хорошо, если в SAP автоматизирована подготовка хотя бы части отчётности, например, книг для НДС и бухгалтерской отчётности. Тем, кому повезло не так сильно, приходится собирать всё руками из выгрузок в Excel.
Особой формой мазохизма будет сбор Отчёта о движении денежных средств на выгрузках из SAP.
***
Естественно, это не полный список. В системе SAP есть ещё много особенностей, которые могут ввести в ступор после 1С. Но, в целом, в ней можно научиться эффективно работать.
Хотя, некоторые вещи из 1С не помешало бы интегрировать в SAP.
Продолжение темы про особенности работы в SAP, непривычные по сравнению с 1С, в следующей статье.