Почему проваливаются стратегические сессии? Я провела небольшое исследование среди 119 компаний, которые проводили стратегические сессии самостоятельно, без привлечения внешнего консультанта. В исследовании был вопрос о неудачах, которые случились на сессиях, и их причинах.
37% компаний отметили, что им мешали непродуктивные споры, затянутые по времени.
62% сталкивались с тем, что часть людей присутствует на стратегической сессии формально и не включается в работу.
5% отметили, что сессии как таковой не получилось, т.к. в основном говорил руководитель, и пообсуждать толком ничего не успели.
У этих трех ситуаций общая причина. И она в том, что работа участников на стратегической сессии не была организована как групповой процесс. И в этом случае действительно наиболее говорливые (или наиболее статусные) участники без конца берут слово, не давая никакой возможности включиться в работу всем остальным.
Исправить положение дел могут инструменты фасилитации. Фасилитация - (от англ. facilitate — помогать, облегчать, способствовать, от лат. facile - легко) – технология управления групповыми обсуждениями, необходимая для того, чтобы:
- равномерно вовлечь в работу всех участников
- создать логику обсуждения, которая даст результат высокого качества
- сделать процесс обсуждения легким, устранить непродуктивные конфликты
- сделать понятным и прозрачным процесс принятия коллегиальных решений (если это предполагается на стратегической сессии)
- обеспечить фиксацию промежуточных и итоговых результатов обсуждения
- уложиться в отведенное для сессии время
Внутри фасилитации как технологии есть много разных инструментов. На сегодняшний день их, без преувеличения, несколько сотен.
В качестве примера рассмотрим один из самых популярных и простых – Мировое кафе.
Кейс. «Мировое кафе» на этапе генерации стратегических идей, в основе содержания – три базовых стратегии М. Портера.
Участники делятся на три команды (идеально по 5-6 человек), каждая команда размещается за отдельным столом. Три стола – как «столики в кафе», отсюда и название – Мировое кафе.
За каждым «столиком» кафе закрепляется свой вопрос. В моем примере три вопроса были такие:
Первый стол прорабатывает Стратегию дифференциации. Ключевые вопросы: Какие конкурентные преимущества у нас есть? Как мы могли бы их усилить еще? Какие новые преимущества, востребованные клиентами, мы могли бы создать, опираясь на наш опыт, сильные стороны и возможности?
Второй стол – Стратегию минимизации издержек. Ключевые вопросы: Где у нас есть резервы для уменьшения издержек? Каким образом издержки могут быть снижены на постоянной основе?
Третьему столу достается Стратегия концентрации (нишевая). Ключевые вопросы: А что, если нам сфокусироваться на более узкой нише? Что это могло бы быть? C каким товарным ассортиментом?
Участники начинают обсуждать свои вопросы за столами, возникшие идеи фиксируют письменно.
Через 20 минут происходит переход: Один человек («хозяин стола») остается за своим столом, остальные пересаживаются за соседний стол: с первого – за второй, со второго – за третий, с третьего – за первый.
«Хозяева столов» встречают пришедших «гостей», рассказывают, какая тема обсуждается за этим столом, какие идеи уже есть. И предлагает добавить свои идеи к тому, что уже есть.
Через 15-20 минут происходит еще один раунд перехода.
По завершении круга переходов все возвращаются за свои столы, анализируют все накопившиеся за столом идеи и формируют из них систематизированный список. После чего – каждый стол озвучивает этот список для всех.
Итак, всего за 1 час с небольшим мы имеем три развернутых списка идей, причем сформированных с учетом мнений всех присутствующих, охватывающих три разных направления поиска идей, и к тому же - зафиксированных наглядно в письменном виде. Всего за 1 час, в течение которого все были включены в работу, и ничью ценную идею мы не упустили. А переходы между столиками, роли «хозяев» и «гостей» внесли в сессию элемент игры, сделали атмосферу работы более легкой и творческой.
Дальше можно, например, проранжировать все идеи по бизнес-критериям, и сделать выводы, какие идеи подлежат реализации в первую очередь.
Что интересно:
Большинство инструментов фасилитации – бессодержательны, это просто механики для организации процесса группового обсуждения. В том же Мировом кафе в качестве содержания могут быть любые другие три вопроса. Или даже не три, а например, четыре или пять … Все зависит от того, на каком этапе стратегической сессии вы сейчас находитесь, и на какие вопросы ищете ответы. Суть – в механике: объединении участников в мини-команды, перемещениях между «столиками кафе». Попробуйте, это легко и эффективно.
Хорошо выстроенный процесс работы на стратегической сессии, с применением разных инструментов фасилитации, всегда помогает сделать сессию успешной. Это действительно работает.
успешных Вам стратегических сессий!
Искренне Ваша,
Ольга Клепцова strategessa.ru