Вы еще сами собираете первичку? Заканчивайте, мир изменился :)
Как роботы упрощают жизнь бухгалтеров и финансистов
Когда я говорю про роботов, я не имею в виду что-то фантастическое. Это реальные программные решения, которые уже сегодня могут автоматизировать множество задач в финансовых и бухгалтерских процессах. Представьте себе помощника, который 24/7 готов собирать документы, проверять их корректность, распознавать текст и загружать информацию в любую учетную систему. Это не просто удобно — это освобождает огромное количество времени и ресурсов для более важных задач.
Преимущества автоматизации:
- Экономия времени и снижение рутинных задач. Роботы могут запрашивать и проверять документы гораздо быстрее, чем это сделает человек. Это особенно актуально в больших компаниях, где поток документов огромен. Если настроить систему правильно, сотрудники могут сосредоточиться на стратегических задачах, а не заниматься разбором бумажек. Подчеркну - настройка важная часть, и требует включения руководителей. Что значит экономия - прикиньте сколько в реале, положа руку на сердце занимает сбор первички - написать сообщение менеджеру это тоже время, и представляете на сколько в компании становится свободно без этого всего?
- Минимизация ошибок. Автоматизированные решения сокращают вероятность человеческой ошибки, которая неизбежна в процессе обработки большого количества данных. Нет необходимости вручную сверять каждую цифру или реквизит — робот сделает это за вас, причем с максимальной точностью. А если выставить контрольные суммы получающихся реестров - представляете как это круто?
- Универсальность и гибкость. Современные роботы могут работать практически с любой бухгалтерской программой: 1С, SAP, Oracle и другими. Это значит, что они подходят для компаний любого размера и специфики. О как роботы работают с 1С :) Но, кроме того, эти вопросы решены сервисами типа компании Энтера.
- Снижение издержек и оптимизация ресурсов. Да, настройка робота потребует начальных инвестиций, но они быстро окупаются за счет сокращения количества сотрудников, занимающихся рутинной работой, и повышения эффективности процессов. Считаем - человек по сбору первички от 60 до 120 - плюс (особенно) - если ответственный - все время остальных сотрудников, а это плюс к затратам. Робот, который умеет запрашивать и сверять от 200 до 400 мы делали. Экономия в год? )
Как настроить автоматизацию в вашей компании?
- Определите задачи для робота. Начните с анализа текущих процессов и выделите те, которые занимают больше всего времени и ресурсов. Это могут быть сбор и проверка первичной документации, сверка банковских выписок, автоматическое формирование отчетов и многое другое.
- Выберите подходящее программное обеспечение. Сейчас на рынке есть множество решений: от отечественных разработчиков до зарубежных. Оцените их функционал, совместимость с вашими системами и стоимость. Возможно, стоит провести пилотный проект, чтобы понять, какое решение подходит лучше всего. Да, неподготовленному человеку это сложно сделать - обратитесь за помощью (ко мне) или любому человеку, кто делает роботов, но за финансово-бухгалтерскими-юридическими лучше ко мне :) я понимаю и роботов и экономику.
- Настройте процессы и обучите персонал. Робот не будет работать эффективно, если сотрудники не понимают, как взаимодействовать с новой системой. Важно провести обучение и убедиться, что все знают, как работать с новым инструментом. Да, когда роботов становится больше - нужны описания и администраторы.
- Наблюдайте за результатами и вносите коррективы. Автоматизация — это не разовое мероприятие. После внедрения следите за тем, как работает робот, и вносите изменения по мере необходимости. Совершенствуйте процессы, учитывая обратную связь от сотрудников.
Почему это важно именно сейчас?
Мы живем в мире, где технологии развиваются стремительными темпами. Те компании, которые не готовы адаптироваться и использовать новые инструменты, рискуют остаться позади. Автоматизация — это не только про удобство, это про конкурентоспособность. Компании, которые готовы вкладываться в современные технологии, в итоге получают не только экономию ресурсов, но и значительное преимущество на рынке.
Выбор за вами
Итак, автоматизация — это не просто модный тренд, а необходимость для тех, кто хочет выжить в условиях высокой конкуренции. Не стоит бояться новых технологий, ведь они созданы, чтобы облегчить нашу жизнь и сделать бизнес более эффективным. Если ваша компания еще не внедрила автоматизацию, возможно, пришло время задуматься о первом шаге в этом направлении.
Поделитесь своими мыслями и опытом! Возможно, у вас есть свои истории об автоматизации и о том, как она повлияла на ваш бизнес? Я буду рада обсудить это в следующей статье!
P.S. я с роботами уже довольно давно, привыкла и понимаю что это значит. Первого я собрала самостоятельно, потом, конечно, пошла изучила технологии и российских производителей, и понеслось. Помимо первички есть роботы, которые договоры проверяют, а еще на основании договора и эмоций могут написать претензию и даже апеляцию - я нисколько не умоляю присутсвие юриста в этой схеме (точно так же как робот по первичке не исключает бухгалтера), но экономия времени колоссальная.