Документооборот в строительной компании напрямую влияет на ее производительность. Отлаженный процесс обмена документами сокращает сроки сдачи работ и, как следствие, ускоряет процесс расчетов с подрядчиками.
Все участники строительного рынка несут значительные издержки, связанные с ведением бумажной документации. Переход на электронный документооборот (ЭДО) помогает избавиться от большинства этих проблем. Однако важно понимать главное — любое действие в строительстве сопровождается созданием большого объема документации. Например, за 1-2 месяца строительства крупного завода может накопиться целая бочка черновиков и до 10 килограммов рабочей и текущей документации.
Введение. Почему все так сложно
Даже самая несложная работа в строительстве сопровождается значительным количеством документации. Например, подрядчик уже заправил бульдозер и готов приступить к земляным работам, снять верхний слой грунта. Почему техника стоит без дела? Всё дело в том, что существует установленный порядок оформления исполнительной документации. Чтобы начать один этап работ, необходимо сначала закрыть предыдущий. В данном случае это вырубка деревьев и выкорчевка пней. Для оформления акта выполненных работ необходимо: иметь согласованный проект, составить план, после чего заказчик должен зафиксировать точное количество выкорчеванных пней. Затем требуется подтверждение со стороны технадзора и других ответственных лиц. Когда документ будет готов, нужно собрать все подписи и создать несколько заверенных копий акта. Если повезёт, все ответственные лица будут в одном месте, и документ будет оформлен без замечаний — тогда можно приступать к следующему этапу и вывозить пни с участка.
Этот пример — лишь один из множества актов, составляющих исполнительную документацию. В это время параллельно ведётся общий журнал работ, журнал производства, журнал геодезических измерений, путевые листы — и это далеко не полный список, который даже не касается бухгалтерии, и все еще не предлагает удобных решений для управления строительством.
Проблемы ведения документации в строительстве
В настоящее время документация ведётся в бумажном формате, что затрудняет процесс: постоянные изменения и правки создают множество версий одного и того же документа. Большинство документов сдаётся постфактум, то есть спустя долгое время после завершения работ. Это вызывает высокую нагрузку на отдел ПТО и увеличивает расходы. Заказчик теряет актуальное представление о ходе работ на объекте, а подрядчик не успевает вовремя предоставить закрывающую документацию и, соответственно, получить оплату за выполненные задачи.
Документооборот сейчас
На небольших строительных объектах, где есть только один заказчик и один подрядчик, процесс ведения документации обычно достаточно прозрачен. Для стандартных задач существует типовая документация, такая как формы КС-2, АОСР и другие. Однако, даже в таких условиях, найти общий язык не всегда легко. А когда в строительстве задействовано много участников, неизбежно возникает хаос.
Примером может служить одна из самых известных незаконченных строек — Вавилонская башня. Строительство этого грандиозного проекта остановилось из-за того, что рабочие перестали понимать друг друга, так как заговорили на разных языках.
В современном строительстве это можно сравнить с ведением исполнительной документации: множество форм, индивидуальных требований, множество субподрядчиков и отсутствие автоматизированной системы управления. Без такой системы сроки сдачи объектов неизбежно затягиваются, а в худшем случае строительство может остановиться вовсе, если кто-то из ключевых участников выйдет из проекта.
Возникает вопрос: “если работа с документацией занимает так много времени, можно ли обойтись без неё?” Ответ очевиден: “вы бы хотели жить или работать в здании, которое не соответствует даже половине современных стандартов, где на каждом этапе строительства пытались сэкономить?”
Решение: электронная документация в строительстве (ЭДО)
Единая система управления строительными проектами — это программное обеспечение, которое позволяет контролировать выполнение задач всеми участниками проекта, управлять сроками и бюджетом, а также эффективно распределять задачи.
Электронная подпись — это удобное решение, которое позволяет ответственному лицу, даже находящемуся на строительной площадке или в другом городе, официально согласовывать документы в юридически законной форме.
Ведение строительной документации в электронном виде сразу устраняет множество проблем: все документы приводятся к единому формату, что облегчает работу между различными организациями, упрощает редактирование, исправление и согласование документов. Вся процедура становится прозрачной — в любой момент можно увидеть, на каком этапе находится документ, оставить комментарий или сравнить его с предыдущими версиями.
По сути, этих базовых функций достаточно для того, чтобы устранить многие трудности, связанные с документооборотом в строительстве. Однако успех внедрения этой системы зависит от того, насколько активно все участники будут её использовать.
Готовое решение
На рынке строительных сервисов уже есть платформы быстрого перехода для приема и сдачи документации в электронном виде. Одна из них — Exon.
Exon — это целый комплекс модулей, которые закрывают все первостепенные задачи, связанные с документооборотом:
Благодаря единому сервису и объединению участников в одной среде, все работы становятся прозрачными, а согласование и ведение документации своевременным.