Ответ:
Контролирующие органы и суды считают такое хранение обработкой персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям обработки. В связи с этим, рекомендуется все нужные данные из документов вносить в личную карточку, в противном случае есть риск привлечения к ответственности.
Правовое обоснование:
Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
Ситуация из практики. Можно ли хранить копии документов в личном деле работника?
Хранить копии документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) работника в его личном деле работодатель может, если работник дал согласие на хранение и обработку персональных данных (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г. (утв. Рострудом)).
Вместе с тем Роскомнадзор считает такое хранение обработкой персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям обработки, что нарушает ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ. Аналогичной позиции придерживаются суды. Так, в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013 указано, что собирая и храня в документах кадрового учета копии страниц паспорта, военного билета и других документов, которые содержат персональные данные работника, организация превысила объем обрабатываемых персональных данных.
Учитывая неоднозначность позиции по рассматриваемому вопросу, рекомендуем не хранить в личных делах работников документы, содержащие их персональные данные, если такая необходимость не установлена нормативно. Это позволит избежать ответственности по ч. 1 - 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ.
При заключении трудового договора гражданин, поступающий на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность (ст. 65 ТК РФ, Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 02.04.2019 N 53 "О классификаторе видов документов, удостоверяющих личность").
Требование, а также возможность снятия копий паспорта, как и обязанности их хранения, трудовым законодательством не предусмотрены.
Вместе с тем паспорт гражданина РФ содержит персональные данные работника, а хранение копий паспорта подпадает под понятие "обработка персональных данных" (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее - Закон N 152-ФЗ)).
Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ).
Одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки (ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ). Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемыми действующим законодательством.
Обработка персональных данных в рассматриваемом случае может осуществляться только с согласия субъекта персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ).
Таким образом, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспорта работника, работодатель превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами (п. 2 ст. 86 ТК РФ).
Подобный вывод также был сделан и в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013.
За обработку персональных данных, несовместимую с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 13.11 и ст. 17.13 КоАП РФ, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, предусмотрен штраф (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ):
- на должностных лиц - от 10 000 до 20 000 руб.;
- на юридических лиц - от 60 000 до 100 000 руб.
Таким образом, работодатель не вправе хранить копию паспорта работника в его личном деле. Хранение копии паспорта работника может быть признано нарушением законодательства в области персональных данных и повлечь ответственность, предусмотренную ч. 1, 1.1 ст. 13.11 КоАП РФ.