Чтобы ваш бизнес оставался защищённым, важно не только ввести в работу сотрудников, но и корректно их уволить, закрыв все возможные дыры в безопасности. Вот несколько ключевых шагов, которые помогут вам обезопасить данные вашей клиники:
1. Подписание соглашения о неразглашении информации
Первое, что необходимо сделать, — это подписать соглашение о неразглашении информации с каждым новым сотрудником. Этот документ обязывает работника сохранять в тайне все конфиденциальные данные, к которым он получит доступ в ходе работы. Важно, чтобы договор был составлен грамотно, с учётом всех юридических нюансов. Не забудьте запросить паспортные данные сотрудника для оформления.
2. Настройка доступа к системам и программам
После подписания NDA новый сотрудник получает доступ к системам, необходимым для его работы. Важно помнить:
- Все логины и пароли должны быть выданы исключительно через корпоративную почту.
- Доступы фиксируются в специальном чек-листе, который привязан к конкретной должности.
- Входы в системы должны быть ограничены уровнем доступа, который соответствует роли сотрудника в компании.
3. Обучение и онбординг
Если у вас есть внутренние курсы для новых сотрудников, регламенты и другие обучающие материалы, убедитесь, что доступ к ним также предоставляется через корпоративную почту. Это не только поможет защитить материалы от утечки, но и упростит контроль над тем, что и когда сотрудник изучает.
4. Контроль при увольнении
Увольнение — это момент, когда риск утечки данных возрастает многократно. Чтобы этого избежать:
- Проверьте чек-лист доступов и убедитесь, что все системы и программы закрыты для сотрудника.
- Измените все пароли, к которым у сотрудника был доступ.
- Изымите корпоративную почту и убедитесь, что сотрудник подписал документы о неразглашении и отсутствии финансовых претензий.
5. Назначение ответственного за безопасность
Наиболее эффективно контроль безопасности работает, когда за это отвечает конкретный человек. В небольших клиниках это может быть владелец или управляющий, а в более крупных — штатный HR-специалист. Этот сотрудник должен не только следить за соблюдением всех процессов, но и регулярно обновлять их в соответствии с изменениями в законодательстве и внутренней политике компании.
Заключение
Конфиденциальность — это не просто слово. Это защита вашего бизнеса, ваших пациентов и вашего успеха. Чётко регламентированные процессы, ответственный подход к управлению доступом и внимательное отношение к увольнению сотрудников — всё это поможет вам избежать неприятных сюрпризов и сохранить клинику на плаву. Не откладывайте безопасность на потом — начинайте защищать свои данные уже сегодня.