Внедряли мы одной стоматологии технологические карты, вот решили поделиться опытом. Как это происходило, где брали и как автоматизировали.
Отчёт по прибыли в стоматологии появится, если будут нормальные технологические карты
Как технологические карты помогают контролировать расходы и увеличивать прибыль в стоматологииКлиника обратилась к нам с целью создания понятных управленческих отчётов. Руководитель, прочитав наш блог, увидел отчёт по прибыли и захотел создать аналогичный. Однако для формирования такого отчёта потребовалось навести порядок в учёте и внедрить технологические карты.
Технологические карты позволяют классифицировать все необходимые для стоматологических операций материалы как прямые расходы. Это связано с тем, что операции обычно типовые, и расход материалов на них однообразен. Например, перед приёмом клиента необходимо протереть кресло специальной салфеткой, поменять маску и перчатки врачу и т.д.
Из отчёта «прибыли и убытки» в стоматологии можно сделать следующие выводы: Определить, какой врач приносит прибыль, хотя сложно отделить влияние личного бренда от умения продавать.
Выявить врачей, которые тратят больше материалов на однотипные услуги, что позволяет пресечь воровство и непрофессионализм.
Оценить прибыль по клиентам.Такой отчёт можно составить вручную, заставляя стоматолога записывать расходы материалов во время каждого приёма. Это можно делать на бумаге или в электронных таблицах.
Однако сбор данных таким способом требует значительных временных затрат и может содержать ошибки из-за человеческого фактора. Например, если во время операции не ввести один ресурс или ошибиться в количестве, это может повлиять на конечный результат.
Для автоматизации процесса учёта материалов можно использовать технологические карты. Они позволяют списывать материалы контекстно, то есть во время работы врача. Врач принимает пациента, кликает в программе «начала работу». Программа показывает «историю посещений» и «историю болезни» этого клиента, предлагает утвердить операции и формирует список израсходованных материалов. Таким образом, стоматолог может сосредоточиться на своей работе, а программа автоматически учитывает материалы, деньги и время.
Где взять технологические карты для стоматологии
При поиске технологических карт для стоматологии можно выбрать один из следующих вариантов:
- Искать технологические карты в интернете, особенно на форумах и с использованием специальных поисковых операторов.
- Купить карты у другой клиники, например, купив франшизу.
- Составить самостоятельно.
Все эти варианты являются рабочими, но составление карт самостоятельно может оказаться единственным вариантом, который придётся использовать. Это может занять некоторое время, но позволит учесть особенности вашей клиники и её процессов.
Технологические карты — это не просто шаблон в Excel. Они представляют собой список операций, проводимых в больнице, и могут быть адаптированы под конкретные условия и потребности клиники.
Однако, при использовании готовых шаблонов или адаптации карт, созданных другими клиниками, необходимо учитывать различия в процессах, материалах и инструментах. Это может потребовать значительной доработки карт «под себя».
Проверка и адаптация чужих технологических карт может быть сложной и трудоёмкой задачей. Составление карт с нуля может оказаться более эффективным решением, особенно учитывая, что это не требует значительных усилий.
Достаточно 2–5 дней, чтобы заставить врачей записывать все операции и расходные материалы, а затем собрать их записи в таблицу. Это позволит создать точные и эффективные технологические карты, которые помогут контролировать расходы и увеличивать прибыль.
Как адаптировать технологические карты под себя
Если у вас есть технологические карты с нормами списания, начните с методической части:
- Проверьте карты и скорректируйте их под свои реальные материалы. Например, если в списке указана «тряпочка», а у вас есть «салфетка косметическая», замените название.
- Определите, как работать с материалами от разных поставщиков, с разными наименованиями и ценами, но используемыми однотипно.
После этого занесите технологические карты в программу. По нашему опыту, лучше всего с этим справляется 1С. Мы уже перевели несколько фирм с Инфодента на 1С, потому что там нельзя было нормально подсчитать себестоимость!
Рекомендуем упростить номенклатуру. Если материалы можно отнести к одному и тому же классу по применению и стоимости, считайте их одной номенклатурой. Так у вас будет общая карточка, которую можно указать в технологической карте. Мы рекомендуем считать одинаковыми по стоимости материалы, разброс которых составляет менее 5% от стоимости услуги.
Однако у такого подхода есть недостатки. Во-первых, во время приёмки материалов нужно помнить об упрощении и принимать их на нужную номенклатуру. А при поступлении ресурсов в разных упаковках — пересчитывать в базовые единицы. Например, если вы закупили 5 литров физраствора, его придётся перевести в миллилитры.
Можно использовать аналоги для каждой номенклатуры. В этом случае в технологической карте придётся предусмотреть возможность замены на аналог. Аналоги упрощают списание, достаточно выбрать из предустановленного списка. Для некоторых операций, вроде имплантации, такое всё равно придётся сделать, поскольку программа сама не определит, какой имплант выбрал пациент.
Таким образом, адаптация технологических карт под себя помогает контролировать расходы и увеличивать прибыль. Вы сможете точно отслеживать использование материалов, оптимизировать закупки и избегать лишних расходов. Это также позволит вам предоставлять качественные услуги и привлекать больше клиентов.
За статью «Как технологические карты помогают контролировать расходы и увеличивать прибыль», спасибо ребятам из Интерлогики.
Рекомендую ещё почитать:
— Внедряем программу лояльности
— Консультации по автоматизации управленческого учёта
— Нормы списания в стоматологии