Электронный документооборот — система обмена документами в электронном формате между компаниями или физическими лицами. А основной целью ЭДО является автоматизация процедур подписания и отправки данных, что помогает значительно ускорить и облегчить рабочий процесс. Такая технология помогает повысить эффективность работы предприятия и снижает расходы на бумажную документацию, а также и сокращает вероятность ошибок в процессе обработки. А внедрение электронного документооборота (ЭДО) и стало важным шагом для улучшения процедур ведения бизнеса, а также оптимизации бизнес-процессов.
Как функционирует электронный документооборот
Первым шагом является создание нужной документации в цифровом формате, который подписывается электронной цифровой подписью для обеспечения его подлинности, а также и невозможности подделки. Далее он направляется через безопасное соединение получателям, который увидев уведомление о приходе, принимают его, просматривают, а также и обрабатывают. Весь процесс остается отслеживаемым и контролируемым с помощью особых программных решений.
Все виды электронного документооборота
Внутренний ЭДО — система обмена электронными документами, а также еще информацией между внутренними подразделениями компании. ЭДО позволяет автоматизировать поток документов, упростить внутренние рабочие процессы.
Одни из наиболее популярных видов внутреннего ЭДО — системы управления документами. А они позволяют хранить, обрабатывать и передавать документы внутри организации, обеспечивая очень удобный доступ ко всей информации в любой момент. Другим же видом являются системы управления задачами. Они используются для планирования, а также еще и контроля за выполнением задач всеми сотрудниками, автоматизации управления проектами, а также укрепления коммуникационных связей внутри всего коллектива. А такие системы позволяют распределять все задачи, контролировать их, отслеживать сроки, обмениваться информацией с коллегами. Кроме того, существуют еще и внутренние ЭДО для управления процессами в компании. Они помогают улучшить бизнес-процессы, автоматизировать их выполнение, контролировать этапы, а также и результаты.
Внешний ЭДО — это обмен цифровыми документами между организациями, происходящий через внешние сервисы. И одним из самых распространенных типов внешнего ЭДО является облачное электронное решение. В этом случае организации используют облачные сервисы для обмена информацией, что и обеспечивает высокую степень безопасности, а также удобства. Облачное ЭДО помогает снизить траты на инфраструктуру и обеспечивает гибкость в работе.
Другим удобным видом внешнего ЭДО является партнерский документооборот. В данном случае организации могут построить крепкие партнерские отношения с другими компаниями для эффективного обмена всей нужной информацией.
Государственный ЭДО предназначен уже для взаимодействия предприятий с госорганами в цифровом формате. Одна из разновидностей такого ЭДО — это электронная подача отчетности. Организации отправляют отчетность, заявления и прочие документы в цифровых форматах прямо через специализированные порталы и системы госорганов. А это ускоряет процесс обработки необходимых данных и уменьшает время на урегулирование административных процедур.
Другой вид ЭДО с госорганами — цифровое взаимодействие при подготовке и подписании договоров. С помощью ЭДО участники сделки могут обмениваться документами, утверждать условия сделки и подписывать ее в электронном виде, что делает процесс заключения соглашений более прозрачным и эффективным.
Также важный вид ЭДО с госорганами — это электронное получение, обработка всевозможных уведомлений, сопровождающих деятельность всей организации. Это могут быть уведомления о проверках, изменениях в законодательстве и еще запросы на предоставление дополнительной информации и прочие документы, которые можно оперативно обрабатывать, отвечать на них в электронном виде.
Преимущества использования электронного документооборота (ЭДО):
- Повышение производительности бизнес-процессов. Автоматизированный обмен документацией уменьшает время на обработку нужной информации, уменьшает риск ошибок и настраивает внутренние процессы предприятия.
- Снижение издержек на бумажную документацию. Так предприятия сильно экономят средства на печать, доставку и хранение бумажной документации.
- Повышение безопасности. ЭДО обеспечивает защиту необходимых данных, так как предоставляет отличную возможность шифрования информации, а также еще установления очень строгих прав доступа к нужной документации.
- Улучшение взаимодействия. Благодаря документообороту, сотрудничество между предприятиями становится прозрачным, быстрым и комфортным.