Список документов, представляемых будущим сотрудником, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными.
Их можно условно разделить на 2 группы.
Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю.
Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.
К первой группе относятся:
- паспорт или иное удостоверение личности;
- трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, если работник перешел на ЭТК;
- СНИЛС.
К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями деятельности, относятся:
- документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву)
их должны предъявить мужчины от 18 до 30 лет, которые не зачислены в запас, — то есть еще не служили — и военнообязанные. Военнообязанными считаются, например: Кто подлежит учету — под п. «б» п. 14 положения, утв. постановлением правительства от 27.11.2006 № 719 мужчины, которые отслужили и состоят в запасе; мужчины, которые не служили, потому что освобождены от призыва; мужчины, которые прошли альтернативную гражданскую службу; мужчины и женщины, которые отучились на военных кафедрах и в военных вузах; женщины с военно-учетной специальностью — например, медсестры. Мужчины от 18 до 30 лет, которых не зачислили в запас, должны предоставить приписное удостоверение. А военнообязанные — один из трех документов: военный билет, временное удостоверение или справку, выданную вместо военного билета.
- диплом, сертификат об образовании, присвоенной квалификации (для исполнителей, которым по должности необходимы специальные знания и навыки);
- справка об отсутствии судимости, уголовного производства в отношении работника по установленной форме (для привлечения к работе, исполнителями которой не могут быть граждане, имеющие судимость или прецедент уголовного преследования).
Паспорт — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Иным удостоверением личности, кроме паспорта, может быть:
- свидетельство о рождении — в случае оформления трудовых отношений с работником, не достигшим 14-летнего возраста;
- иностранный паспорт для работников, являющихся гражданами других государств, временно пребывающих/проживающих на территории России;
- военный билет, приписное свидетельство, паспорт моряка и пр. для лиц, связанных с военной службой;
- справка об освобождении и другие документы, оформленные органами внутренних дел РФ.
Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж работника (электронная или на бумажном носители).
Трудовая книжка может не представляться совместителями (ст. 283 ТК РФ). Когда работник принимается на работу впервые и, следовательно, не имеет трудовой книжки, наниматель обязан ее оформить (ст. 65 ТК РФ).
С 2021 года впервые поступившим на работу сотрудникам трудовая книжка оформляется только в электронном виде.
Перечень дополнительных документов при приеме на работу
Законодатель в ст. 65 ТК РФ отмечает, что в случае определенных особенностей работы наниматель имеет право потребовать дополнительные документы от работника, однако такое требование основывается исключительно на нормативно-правовых актах Президента РФ, Правительства РФ и на федеральном законодательстве.
Перечень дополнительных документов открытый, поэтому определяющим является то, что истребование любого дополнительного документа должно иметь законное основание.
Медицинское заключение также требуется при привлечении для выполнения работы, связанной с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ).
При приеме на работу иностранца работодатель дополнительно требует представить полис ДМС, разрешение на работу (патент) для временно пребывающего, разрешение на временное проживание либо вид на жительство для временно проживающего иностранного гражданина (ст. 327.3 ТК РФ).
Ст. 65 ТК РФ запрещает требовать какие-либо другие документы, за исключением описанных выше: обязательных документов при поступлении на работу и дополнительных, установленных законодательством.
Документы, необходимые при приеме на работу для реализации социальных и налоговых гарантий работника
Налоговое законодательство предоставляет работникам льготы по уплате НДФЛ в виде налоговых вычетов, гарантирует оплату социальных пособий. Также дополнительными льготами в соответствии с трудовым законодательством пользуются некоторые категории работников: многодетные родители, инвалиды, доноры, обладатели ученой степени (звания) и др.
Для того чтобы в полной мере реализовать указанные льготы и гарантии на новом месте работы, работник представляет нанимателю документы, которые не указаны законодательством ни в качестве обязательных, ни в качестве дополнительных. Это могут быть:
- справка о доходах 2-НДФЛ с прошлого места работы;
- справка о сумме заработной платы за 2 календарных года для расчета пособий (с 2023 года эта справка отменена, но Роструд все еще рекомендует работодателям ее выдавать);
- документы, подтверждающие состав семьи;
- другие документы, подтверждающие статус гражданина, позволяющий использовать льготу.
Перечисленные выше документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке.
Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.
Внимание! Запрашивать документы не указанные в ст. 65 ТК РФ «ЗАПРЕЩЕНО»
Как поступить с сотрудниками имеющими степень инвалидности?
Сотрудник имеющий инвалидность в добровольном порядке предоставляет сведения о наличие у него степени инвалидности, при не сообщении работником – инвалидом работодателю о наличии у него инвалидности, работодатель относиться к работнику на общих условиях. В случаи наличия обоснованных подозрений о имеющейся степени инвалидности, работодатель делает официальный запрос на имя работника с требованием предоставить сведения или дать пояснения на этот счет. При подтверждении факта наличия инвалидности работодатель запрашивает выписку из реабилитационной индивидуальной программы с указанием: к требованиям относящимся к рабочему месту, выполняемой работе и имеющихся запретов на вид деятельности и наличия факторов.
Порядок приёма работника
Пошаговая инструкция приёма работника на работу - алгоритм действий работодателя по выбору и оформлению сотрудника будет следующий:
1. провести собеседование и убедиться, что квалификация и опыт соискателя соответствуют существующей вакансии;
2. запросить у претендента необходимый для оформления пакет документов;
3. убедиться, что будущий сотрудник не имеет законодательных ограничений на работу по выбранной специальности;
4. получить заявление о приёме на работу от претендента;
5. предоставить ему направление на медосмотр и убедиться в удовлетворительном состоянии здоровья;
6. ознакомить работника с рабочим графиком и должностными требованиями;
7. заключить трудовой договор;
8. издать приказ о приёме на работу;
9. отправить информацию о принятом работнике в Пенсионный фонд;
10. организовать стажировку на рабочем месте.
В зависимости от особенностей ведения бизнеса и характера должности описанная процедура может незначительно меняться. Но основные этапы остаются неизменными, поэтому при трудоустройстве нового работника следует придерживаться вышеуказанного алгоритма.