1 сентября 2024 года завершился эксперимент по переходу бизнеса на обязательные машиночитаемые доверенности (МЧД).
Теперь все физические лица, действующие от лица руководства ИП или ООО, обязаны подписывать документы электронной подписью (ЭЦП), дополнительно прикладывая к ним МЧД — всегда.
В этой статье мы рассказываем главное, что важно знать работодателям в связи с введением обязательных МЧД с 1 сентября 2024 года. Листайте, читайте и работайте без ошибок.
Не забудьте нажать «лайк» и подписаться на Чёрную Бухгалтерию в Дзене, чтобы следить за другими полезными публикациями для бизнеса:
Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)
МЧД — это аналог обычной бумажной доверенности, который используется в электронном документообороте (ЭДО) и подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя.
По сути, это электронный файл, который содержит в себе:
- Информацию о доверителе и лице, которое будет действовать по доверенности;
- Полномочия доверенного лица;
- Дату выпуска МЧД;
- Срок действия МЧД.
Как и доверенность на бумаге, МЧД дает право подписывать электронные документы от лица руководителя компании. Ее можно использовать при документообороте как с контрагентами, так и с сотрудниками компании.
Обязательные МЧД с 1 сентября 2024 года
До 31 августа 2024 года сотрудники, действующие по доверенности от лица руководства, могли подписывать документы двумя способами:
- С помощью КЭП юрлица (сотрудника), выпущенной до 31 августа 2023;
- С помощью КЭП физлица вместе с файлом МЧД.
С 1 сентября 2024 сотрудники могут подписывать электронные документы от лица работодателя только с помощью КЭП физлица вместе с МЧД.
Сертификат КЭП физлица включает в себя данные его владельца, но не содержит информацию о самой организации. Поэтому теперь этот вид подписи можно использовать только вместе с электронной доверенностью.
Обратите внимание: КЭП руководителя юрлица или ИП уже включает в себя ИНН организации. Поэтому такую подпись, выдаваемую ФНС, можно использовать без доверенности.
Когда нужно перейти на МЧД в 2024 году
Требование об обязательном использовании МЧД вступило в силу с 1 сентября 2024 года — это условие закрепили правками в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Если вы использовали сертификат сотрудника, выпущенный до 31 августа 2023 года, то вам нужно было выпустить сертификат КЭП физлица и МЧД до 1 сентября 2024 года. С этой даты сертификат юридического лица сотрудника перестал действовать.
Пока ответственность за подписание электронных документов без МЧД не предусмотрена законом. Однако если подписать их по бумажной доверенности с помощью КЭП и без МЧД, то документы не будут иметь юридической силы. В таком случае, при судебных разбирательствах их признают недействительными.
Как оформить электронную доверенность в 2024 году
У руководителя компании есть несколько способов выпуска МЧД:
- Через портал ФНС — на платформе можно оформить и зарегистрировать МЧД в реестре доверенностей ФНС, однако подписать ее с КЭП руководителя компании получится только на внешнем ресурсе.
- Через «Госуслуги» — в этом случае можно создать, зарегистрировать и подписать МЧД. Однако для подписания кадровых электронных документов с ней, нужно будет провести несколько дополнительных манипуляций.
- С помощью Чёрной Бухгалтерии — пожалуй, это лучшее решение. Наша команда поможет вам оформить электронную доверенность, подписать ее и внести в реестр ФНС. К слову, мы используем МЧД для подачи отчетности в ведомства за своим клиентов.
Срок действия доверенности может быть любым — ограничений нет. Если срок не указан, значит доверенность действует один год.
МЧД с передоверием
При необходимости электронную доверенность, как и бумажную, можно передоверить — то есть, перенести свои полномочия по доверенности на другое лицо.
Обратите внимание: такая возможность есть только у сотрудников, которых наделили правом передоверия по доверенности руководителя.
Если вы хотите развивать любимое дело, не отвлекаясь на частые нововведения и сложности с ФНС — обратитесь к Чёрной Бухгалтерии!
Мы исключаем все риски, применяем только законные способы отправки отчетности и несем ответственность за вашу бухгалтерию по договору.
Узнайте больше о компании, ознакомьтесь с услугами и оставьте заявку уже сейчас — на сайте чёрнаябухгалтерия.рф.
