Шаг номер 0 - обсудить ожидания
Адаптация и онбординг нового специалиста - это супер важный этап, от которого зависит то, насколько эффективно и как долго будут продолжаться ваши отношения с сотрудником.
Для начала осознайте тот факт, что там, где для вас все понятно и очевидно, для сотрудника - это целый новый мир. И ему важно понять, по каким законам и правилам тут все происходит, как он может откалиброваться и максимально безболезненно включиться во все рабочие процессы.
Поэтому очень-очень-очень важный шаг со стороны непосредственного руководителя - обсудить ожидания.
А именно:
▪️ Что вы ожидаете от сотрудника. Как он сможет понять, хорошо или плохо он работает.
▪️Что он ожидает от этой работы и как видит свои задачи.
▪️Как устроен испытательный срок и что именно ожидается от сотрудника по итогам его завершения.
▪️В каком формате, по каким вопросам и к кому может обращаться сотрудник.
▪️Что лично для вас приемлемо и неприемлемо в работе. Какие требования вы будете к нему предъявлять и почему это важно.
▪️ и многое другое, что может добавить ясности в ваше взаимодействие с новым сотрудником.
Все это позволит выстроить безопасные и предсказуемые отношения.
Ну и неплохо, конечно, обозначить основные этапы обучения и адаптации, а также промежуточные точки контроля с конкретными результатами.
Это тоже добавит процессу адаптации ясности и структурности в глазах нового сотрудника.
Основные ошибки адаптации и самые частые причины расставания
В каких-то источниках я нашла информацию, что
до 30% новых сотрудников увольняются в течение первых 3 месяцев работы
Согласно другим исследованиям:
до 30% новых сотрудников российских компаний увольняются в первый год после трудоустройства
Не смогла докопаться до истины, но в обоих случаях исследователи сошлись во мнении, что чаще всего это происходит из-за ошибок в процессе адаптации.
Человек не смог влиться в команду, не нашел общий язык с коллегами или не чувствует значимости своей работы.
📍Какие ошибки чаще всего я встречаю на практике
1️. Самая распространенная причина расставания по итогам испытательного срока - это НЕСОВПАДЕНИЕ ОЖИДАНИЙ.
Соответственно, это либо ошибка найма, либо ошибка адаптации.
Бывает, что кандидат не оправдал ожиданий, а бывает и наоборот.
Встречала ситуации, когда компании так сильно стараются себя "продать" на собеседовании, что "забывают" проговаривать реальное положение дел, задачи, ограничения и иже с ними. И сотрудник потом просто уходит разочарованный, не получив того, что ему обещали.
Я никогда не скрывала от кандидатов, что работа сложная, нагрузки большие, возможен ненормированный график. Но и вознаграждения соответствующие.
И если кандидату с этим ок, поверьте, он точно не испугается и будет только рад предоставленной возможности направить свою энергию в нужное русло.
2️.Руководитель не дает или дает недостаточно обратной связи
Высокая загруженность часто приводит к тому, что со своим непосредственным руководителем новичок общается только на собеседовании и во время финального ревью.
Недостаток качественной обратной связи в процессе адаптации очень часто приводит к неудовлетворенности новых сотрудников и отсутствию формирования доверительных отношений.
3️.Слишком высокие требования к кандидатам и ожидание быстрых результатов
Для примера - срок адаптации линейного сотрудника составляет примерно 3 месяца, а управленца от 6 до 9 месяцев.
И реальные результаты нового руководителя невозможно оценить за 3 месяца. Это время требуется только для проведения анализа и выработки решений, но явно не для внедрения и анализа результатов.
4️.Предоставление неполной, неактуальной или избыточной информации без продуманной стратегии обучения
Это тот самый случай, когда на нового сотрудника "вываливают" сразу всю информацию, регламенты, правила, описание процессов и т.д. без элементарной структуры процесса обучения и адаптации.
5️. Использование стратегии "сам справится, меня никто не обучал"
Иногда руководители не видят необходимости тратить время и усилия на адаптацию персонала, поэтому предлагают людям самим во всем разобраться.
Как результат - большинство новичков "не приживаются" в организации, не разделяют ее ценности и подходят к работе формально.
6️. Использование стратегии "выживает сильнейший"
Новичка сразу бросают в гущу событий: дают сложные задачи, ничем не помогают, а иногда даже оказывают психологическое давление.
Как говорится, сомнительно, но окэй. Лично я на практике не встречала, чтобы такие кейсы заканчивались долгосрочными и партнерскими отношениями.
Что может повысить эффективность и скорость адаптации новых сотрудников?
Хочу поделиться двумя основными моментами, исходя из своего опыта: база знаний и наставничество.
База знаний
Если у вас еще нет такого документа, очень рекомендую. Сильно упростит жизнь и сэкономит ваше время.
Как я ее формировала.
Я задумалась о базе знаний, когда осознала, что у меня уже просто физически не хватает времени рассказывать и показывать одно и то же новым сотрудникам. И я решила как-то автоматизировать этот процесс.
Что важно отметить.
Я привлекла к этой задаче всю команду. И собирали мы ее по крупицам.
Я накидала основные разделы, мы согласовали их с командой и каждый сотрудник был назначен за наполнение своего раздела.
Потом на командных встречах мы все вместе обсуждали и при необходимости дополняли.
Какие разделы мы выделили в базе знаний (напомню, я управляла подразделением по продажам и развитию IT продуктов).
➡ Ссылки на всю необходимую внутреннюю документацию и инструкции (ключевое слово - необходимую в работе, а не все подряд).
➡ Используемые внутренние ресурсы и сервисы со всеми данными для входа и выхода).
➡ Описание процессов, результатов, зон ответственности каждого специалиста в отделе. Подробные критерии и характеристики каждого результата.
➡ Типовые кейсы и сложности при работе с заказчиками.
➡ Топ возражений заказчика и варианты их отработки.
➡ Основные сложности и технические ошибки, возникающие в ходе работы и типовые варианты их решения.
➡ Источники формирования баз и поиска новых клиентов (подробно описанный механизм поиска с примерами).
➡ Карта компетенций специалиста отдела .
➡ Источники и ресурсы для саморазвития.
Что еще важно
Эта БД постоянно обновлялась. За это отвечал сотрудник, который следил за ее актуальностью и при необходимости дополнял нужной информацией.
Опять же, привлекая всю команду.
Отмечу, что в компании существовала корпоративная база знаний, целая система. Но там было все в общих чертах, без учета особенностей и нюансов работы нашего подразделения, о которых знали только мы.
Поэтому мы создали свое казино, с блэкджеком и всеми вытекающими))
Наставничество
Согласно опросу, проведенному CNBC, более 40% сотрудников, у которых не было наставника, уволились в течение первых трех месяцев.
Чем полезно наставничество?
Наставничество становится ключевым элементом современной корпоративной культуры, способствуя не только профессиональному развитию сотрудников, но и укреплению их мотивации и вовлеченности.
И на этапе адаптации грамотное наставничество играет огромное значение.
В своей команде я лично занималась наставничеством новеньких, потому что мне важно было передать без искажений свой опыт, экспертизу, общее видение и ценности команды. Заложить крепкий фундамент для дальнейшего развития.
И только после прохождения начального этапа адаптации я передавала нового сотрудника под крыло старшего менеджера, который был наставником/бадди уже на протяжении его дальнейшего пути.
В некоторых компаниях выстраивают и внедряют целые системы наставничества, куда входят не только руководители, но и опытные сотрудники, готовые делиться своими знаниями с "младшими" коллегами.
Развитие навыков наставничества помогает руководителям:
▪️ Улучшить коммуникации в команде
▪️ Освоить методы раскрытия потенциала сотрудников
▪️ Научиться понимать глубинную мотивацию и цели сотрудников, и на основе этого выстраивать более эффективные треки развития
▪️ Освоить навыки продуктивной обратной связи
▪️ Эффективно работать с конфликтами и эмоциями сотрудников
➡Отмечу, что лидеры команд — это одна из ниш, в которой навык наставничества сейчас наиболее востребован.
Если у вас остались вопросы или конкретные кейсы/сложные ситуации, с которыми вы хотите разобраться в этой теме - пишите в комментариях, будем разбираться вместе.
➡ С вами была Ольга Ладошкина, эксперт в сфере управленческого коучинга и командообразования, автор проекта Лидерская кухня.
Еще больше инструментов и техник развития команды ищите у меня в ТГ-канале. Буду рада видеть вас в числе своих подписчиков=)
Кстати, наставничество и многие другие лидерские навыки я помогаю прокачивать в рамках индивидуальных консультаций или персональных программ обучения.
Если не знаете, с чего начать - приходите на консультацию, разберем вашу ситуацию и определим возможные пути решения.