Как отказаться от ненужных совещаний

Казалось бы ответ на поверхности: не надо проводить ненужные совещания.

Но все не так просто. Совещания - это неотъемлемая часть рабочего процесса, у него много полезных функций, а для руководителя- один из важных инструментов работы.

Поэтому вопрос нужно ставить по-другому: как повысить эффективность совещаний?

Самое эффективное совещание - это короткая встреча участников, которым нужна информация по существу вопроса.

Правила эффективного совещания максимально простые:

• цель, необходимость;
• оптимальный состав заинтересованных участников;
• предварительная подготовка;
• обмен информацией и мнениями, поиск решения;
• доведение решения до всех заинтересованных лиц.

Но вернемся к ненужным совещаниям, потому что, работая с командами клиентов, я часто слышу такую фразу

«мы очень много времени проводим на совещаниях».

Поэтому хочу дать ряд практических советов из своей личной практики о замене ряда совещаний другими формами:

1. Информация.

Если инициатору совещания нет нужды смотреть в глаза сотрудников и видеть их реакцию на информацию, то ее можно разослать заинтересованным коллегам, предложить изучить в конкретные сроки и дать обратную связь в виде вопросов или просто ответа о принятии информации, если вопросов нет.

Так вы не потратите время на приглашения, сбор аудитории, информирование, фиксацию реакции, которую вы будете все равно обрабатывать после совещания. К тому же нет гарантии, что аудитория воспримет информацию на слух. Когда вы обработаете все вопросы, полученные после изучения информации, вы можете кратко и по существу ответить на них на одном из ближайших совещаний. Возможно, вам даже это не придется делать, а просто ответить адресно.

2. Информация в цифрах.

Цифры всегда требуют время на осмысление, даже простая статистика по привычным ключевым метрикам. Нет смысла собирать сотрудников на совещание, чтобы просто довести до них эту информацию. Скорее совещание понадобиться для того, чтобы обсудить причины появления тех или иных цифр, отклонений и др. Но если информация в цифрах не попадет к участникам обсуждения заранее, то совещание сильно затянется.

3. Отчеты.

Отчетные совещания можно заменить эффективными формами отчетов. Не отчетами ради отчетов, а выводом и анализом данных, которые рассматриваются, обсуждаются чаще всего.

Если это отчет по задачам проектной команды, то достаточно назначить ответственного за сбор сводного отчета. Если у руководителя нет вопросов по отчету, то можно избежать совещания. Возможно, потребуется короткая встреча с одним из исполнителей и руководителем проекта.

4. Письма-внедрения.

Если требуется внедрить в работу ряд инструкций, инструментов, или даже задач, достаточно научиться правильно составлять письма-внедрения, предупреждая ряд стандартных вопросов сотрудников. Такое письмо-внедрение останется у сотрудника, он всегда сможет обратиться к нему как к инструкции. Это гораздо лучше, чем сотрудники получат информацию на совещании, часть ее не услышат, не воспримут, забудут.

Правила составления письма-внедрения:

Тема: краткая формулировка о сути вопроса. Например: внедрение схемы документооборота по операциям на Складе.

Получатели: выбрать всех заинтересованных сотрудников

Сообщение: вложить в сообщение оформленную схему. В теле сообщения написать причины создания, кому непосредственно внедряется в работу, кому(должности, ФИО) данный документ предназначен для сведения, сколько времени дается на изучение документа, кому(должность, ФИО) и в какой форме высылать вопросы, с какой даты документ внедряется в работу.

Ответственные: указать должность или ФИО сотрудника, ответственного за контроль исполнения.

Ответственный в указанные сроки соберет все вопросы, оценит необходимость внесения уточнений в документ на основании анализа полученных вопросов, согласует изменения и в установленный срок внедрит окончательную редакцию документа.

5. Организация взаимодействия.

Ряд совещаний можно заменить рабочими встречами сотрудников по вопросам взаимодействия. Взаимодействующие встречаются и обсуждают свои вопросы вне совещаний, где присутствуют не заинтересованные сотрудники, которые в это время просто ждут своей очереди.

По итогам встречи достаточно сформулировать решения, договоренности и предоставить их руководителю для утверждения. Если руководителю потребуются объяснения, уточнения, он может собрать совещание с заинтересованной группой сотрудников.

Таким образом, можно отказаться от ряда совещаний, заменив их другими инструментами. Отказ от ненужных совещаний – это возможность концентрации на по-настоящему важной работе.