Акт приема-передачи подводит черту в процессе передачи дел главным бухгалтером при увольнении. Утвержденной формы такого акта пока нет, поэтому его составляют в произвольном порядке, учитывая реквизиты:
- ФИО и должности лиц, которые сдают и принимают дела;
- дата передачи дел;
- реквизиты приказа, на основании которого принимаются дела;
- опись передаваемых документов с указанием их наименования и количества. Когда документов много, можно перечислить папки документов с приложением описи по каждой папке. Например: «Налоговые регистры по налогу на прибыль за 2023 г.», «Акты выполненных работ за 2023 г.».
Также, в акте-приема передачи дел можно отразить состояние учёта в организации, допущенные ошибки, отсутствующие документы и ценности и другие важные моменты.
Примерный текст акта приема-передачи дел может быть таким:
«Акт приема-передачи документов бухгалтерского и налогового учета
г. Москва 15.05.2024
На основании Приказа от 06.05.2024 №13 главный бухгалтер С.В. Смирнова передала, а заместитель главного бухгалтера И.В. Петрова приняла следующие документы:
1. Бухгалтерскую отчетность на электронном носителе по описи (Приложение №1).
2. Налоговую отчетность на электронном носителе по описи (Приложение №2).
3. Бухгалтерские регистры (Приложение №3).
4. Налоговые регистры (Приложение №4).
5. Учетную политику, утвержденную Приказом от 29.12.2023 №38 (Приложение №5).
6. Договоры с контрагентами по описи (Приложение №6).
7. Первичные учетные документы по описи (Приложение №7).
8. Ключ от сейфа – 1 шт.
9. Печать ООО «Спар» - 1 шт.
10. Переписку с ИФНС и другими контролирующими органами (письма, требования, акты сверки, акты проверок и др.) (Приложение №8).
11. Инвентаризационные описи (Приложение №9).».
При составлении акта новому главному бухгалтеру важно быть предельно внимательным, поскольку чем более полно составлен документ, тем четче граница между его деятельностью и работой предшественника. Привлечь нового бухгалтера к административной ответственности за нарушение правил ведения бухучета или уклонение налогов бывшим главным бухгалтером нельзя (п. 1 ст. 1.5 КоАП РФ).
Акт приема-передачи дел утверждает руководитель организации. Документ составляют в двух экземплярах, один из которых остается у увольняющегося главного бухгалтера, а второй – в организации.
