В 2024 году руководитель должен обеспечить, чтобы все сотрудники подписали соглашение о конфиденциальности. Любая информация – это ценный ресурс, который может как значительно увеличить прибыль компании, так и стать причиной убытков.
Если сотрудники разглашают данные третьим лицам, заинтересованным в их получении, то это может привести к серьёзным последствиям, вплоть до краха организации.
1. Кто должен подписывать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.
Договор о неразглашении информации — это соглашение между различными сторонами, которые обязуются не разглашать конфиденциальные данные.
Такие договоры могут заключаться:
- между юридическими лицами;
- между партнёрами по бизнесу в рамках одного юридического лица;
- между руководителем компании и работниками;
- между руководителем предприятия и подрядчиками и так далее.
Соглашение о неразглашении информации, или NDA (от англ. «non-disclosure agreement»), даёт частичную гарантию того, что важные, возможно секретные сведения компании не будут раскрыты. На практике рекомендуется подписывать такие соглашения с сотрудниками при их трудоустройстве в штат, а с другими участниками — непосредственно перед началом сотрудничества.
2. Виды тайн у коммерческих организаций.
Коммерческая компания может иметь три вида тайн: коммерческую, профессиональную и служебную. Каждый из этих видов регулируется своими нормативно-правовыми актами.
Коммерческая тайна.
Действие ФЗ «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ распространяется на коммерческую тайну. Этот закон определяет, какая информация может быть отнесена к коммерческой тайне и иметь ценность для посторонних лиц. К такой информации относятся, например, данные о клиентской базе и технологических процессах. В отношении такой информации обязательно требуется подписание договора о неразглашении коммерческой тайны.
Профессиональная тайна.
Профессиональная тайна — это ещё один вид конфиденциальной информации, обязательство о неразглашении которой также существует. Сведения, относящиеся к этой категории, присутствуют на всех предприятиях, как коммерческих, так и государственных. Основную массу составляет информация о персональных данных сотрудников. Поэтому между руководителем компании и сотрудниками кадрового отдела должна быть подписана расписка о неразглашении.
Служебная (или государственная) тайна.
Служебная тайна, как правило, есть только в компаниях государственного сектора. Она регламентирована Законом РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-1. К этой категории относятся конфиденциальные сведения, доступные только определённым должностным лицам в организации: военная тайна, тайна следствия, тайна исповеди, журналистская тайна, судебная тайна и т. д. На предприятиях перечень лиц, имеющих доступ к служебной информации, может быть разным в зависимости от направления деятельности компании, степени секретности информации и других факторов. Поэтому расписка о неразглашении может быть подписана с разными сотрудниками, например, с бухгалтером, экономистом, юрисконсультантом, исполнительным директором, работниками на производстве и т. д.
Важно понимать, что чем подробнее будет составлен договор о конфиденциальности информации и её неразглашении, тем защищённее будет компания. Поэтому при разработке документа важно уделять повышенное внимание даже самым незначительным условиям конфиденциальности, которые позволят предотвратить утечку важных данных о деятельности компании.
3. Как составить договор о неразглашении информации.
Чтобы сохранить конфиденциальность информации, недостаточно просто обозначить её как «секретную» и заключить соглашение о неразглашении (NDA). Необходимо принять ряд юридических мер для обеспечения сохранности конфиденциальных данных.
Руководителю компании следует разработать один или несколько локальных нормативных актов, в которых будут закреплены принципы неразглашения информации, способной нанести компании серьёзный репутационный и финансовый ущерб.
Первым шагом в этом процессе должно стать создание положения о конфиденциальности информации. Это может быть соглашение о коммерческой тайне или положение о конфиденциальности — форма акта не имеет значения.
Важно определить, какая информация будет включена в категорию коммерческой тайны, а какая — в категорию конфиденциальной (если это разрешено законом). Также необходимо установить границы использования информации внутри компании, чтобы сотрудники могли выполнять свои должностные обязанности.
Все сотрудники при трудоустройстве должны быть предупреждены о неразглашении охраняемой информации и подписать соглашение о конфиденциальности. Кроме того, следует определить, как распределять сведения по базам данных, содержащим коммерческую или информационную тайну. Условия конфиденциальности должны включать информацию о том, как можно использовать, передавать, выдавать и удалять секретную информацию.
Для минимизации рисков утечки секретной информации рекомендуется создать в штате предприятия отдельное подразделение, занимающееся охраной коммерческой информации. Сотрудников этого отдела следует направить на обучение, чтобы они получили необходимые знания о защите важных сведений и о юридической ответственности за нарушение договора о неразглашении и конфиденциальности.
4. Контракт о неразглашении: какие сведения должен содержать документ.
В нормативных правовых актах РФ нет информации о том, как должна быть составлена расписка о неразглашении персональных данных и коммерческой тайны. Поэтому каждая компания составляет такую подписку индивидуально, а затем включает её в трудовой или гражданско-правовой договор.
Если возникают сложности с созданием соглашения о конфиденциальности для самозанятых, контрагентов или штатных сотрудников, можно воспользоваться типовыми формами этого документа.
Структура NDA (соглашения о неразглашении) и его описание:
1. Вводная часть:
- информация о компании;
- дата заключения договора;
- стороны соглашения (физические лица, юридические лица или индивидуальные предприниматели).
2. Предмет соглашения:
- какая информация не может быть передана третьим лицам, так как она подпадает под действие режима конфиденциальности.
3. Обязательства сторон:
- неразглашение, защита и использование сведений исключительно для выполнения должностных обязанностей.
4. Прочие условия:
- действия в случае несанкционированного доступа к базе данных.
5. Ответственность:
- меры, которые применяются к лицам, допустившим утечку данных.
Также в документ нужно включить адреса и реквизиты сторон, на которые распространяет действие подписка о неразглашении.
5. Срок действия расписки.
Документ вступает в силу после подписания соглашения о неразглашении конфиденциальной информации (NDA). Срок действия соглашения обычно заканчивается в какой-то определённый момент, например:
- через три года после подписания контракта;
- через год после увольнения сотрудника;
- через пять лет после разрыва договора о гражданско-правовом сотрудничестве и так далее.
Например, при устройстве на работу в телекоммуникационную компанию Иванов А. А. подписал соглашение о неразглашении информации, включая клиентскую базу. Через два года работы он решил уволиться, потому что конкуренты предложили более выгодные условия сотрудничества. Чтобы не потерять клиентов и повысить лояльность нового руководства, Иванов решил воспользоваться старой клиентской базой, нарушив тем самым коммерческую тайну (действие соглашения заканчивалось только через пять лет после увольнения). В результате Иванова привлекли к гражданско-правовой ответственности и обязали выплатить штраф.
6. Передача конфиденциальной информации: какая ответственность грозит виновному лицу.
Санкции за нарушение конфиденциальности зависят от категории информации и от того, кто является второй стороной соглашения. Полный перечень возможных наказаний за разглашение коммерческой тайны можно найти в статье 14 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ.
В случае нарушения конфиденциальности гражданско-правовая ответственность может включать возмещение убытков пострадавшей стороне или наложение штрафов.
Дисциплинарная ответственность может применяться к сотруднику, нарушившему контракт о неразглашении и конфиденциальности. В соответствии с пунктом 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ, это может привести к увольнению.
Административная ответственность может быть применена к контрагенту, нарушившему договор о неразглашении, в соответствии со статьей 14.33 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.
Уголовная ответственность за незаконное разглашение или получение коммерческой, налоговой или банковской тайны распространяется на наёмных сотрудников. В качестве наказания могут быть применены штраф в размере до 500 000 рублей, принудительные работы или лишение свободы на срок до двух лет.
Согласно пункту 1 статьи 67 Гражданского кодекса РФ, если учредитель юридического лица нарушает соглашение о конфиденциальности, он может быть исключён из общества.
7. Судебная практика.
Индивидуальный предприниматель (ИП) Береза А. Л. обратился в Красносулинский районный суд Ростовской области с иском к Королевой Т. А. В своём заявлении истец просил привлечь ответчика к ответственности и взыскать с неё убытки, причинённые компании из-за разглашения коммерческой тайны, а также все судебные расходы.
В качестве доказательств были приложены трудовой договор между истцом и ответчиком. Гражданка Королева была принята на должность менеджера по продажам, что давало ей доступ к коммерческой тайне. В декабре 2017 года она написала заявление об увольнении по собственному желанию, и руководитель расторг трудовой контракт приказом от 9 января 2018 года.
При подписании трудового соглашения Королева согласилась с пунктом 5.2.1, который обязывал сотрудников не разглашать и не распространять коммерческую тайну. Однако она нарушила это соглашение, изъяв базу клиентов, чтобы в дальнейшем оказывать услуги в качестве индивидуального предпринимателя.
Истец требует взыскать с ответчика 132 930 рублей в качестве убытков, которые ИП Береза понёс из-за недополученной прибыли. Также он просит возместить расходы по оплате государственной пошлины в размере 3859 рублей.
Суд рассмотрел материалы дела и пришёл к выводу, что иск к Королевой следует отклонить. Решение обосновано тем, что истец не предоставил доказательств противоправных действий со стороны бывшего работника, которые нанесли бы ущерб компании. Факт открытия ответчиком Королевой компании, деятельность которой дублирует деятельность ИП Березы, не является доказательством нарушения соглашения о неразглашении конфиденциальных данных.
8. Частые вопросы.
Можно ли отказаться от подписания соглашения?
Если вы ищете работу в компании, где для заключения трудового или гражданско-правового договора требуется подписание контракта о неразглашении, то отказаться от этого нельзя. Категорический отказ может привести к тому, что работодатель не примет вас на работу.
Можно ли досрочно расторгнуть расписку?
Расторгнуть соглашение можно через суд, если будут предоставлены доказательства того, что документ нарушает права и интересы сотрудника. Например, если контракт мешает выполнять полный объём должностных обязанностей, так как составлен на деспотичных принципах.
С точки зрения работодателя, он может расторгнуть соглашение, если будут выявлены факты нарушения принципов конфиденциальности со стороны сотрудника. Этот же механизм расторжения применяется и при заключении договора между партнёрами.
Какая максимальная ответственность применима к лицу, разгласившему коммерческую тайну?
Максимально возможная ответственность — лишение свободы сроком до семи лет. Поэтому не стоит рисковать и нарушать подписанные контракты.
9. Заключение юриста.
Сохранение конфиденциальности информации – один из основополагающих принципов успешного ведения бизнеса. Сведения, которые могут быть полезны для конкурентов, могут привести к материальному и репутационному ущербу компании.
Поэтому в 2024 году подписание соглашения о неразглашении информации должно стать обязательным условием при приёме на работу новых сотрудников и заключении договоров с партнёрами. Этот документ обеспечивает максимальную защиту коммерческой, профессиональной и служебной тайны.
Если у вас остались вопросы, пишите на https://myjus.ru и наши специалисты ответят на все ваши вопросы. Консультация бесплатная!