Чтобы убрать «пустые действия», используют онлайн-документы, в которых могут работать все, переходя по одной ссылке. Именно таким решением является онлайн-редактор Битрикс24 Документы, который интегрируется с одноименной CRM-системой.Однако по поводу перехода на такой документооборот существует много страхов: боязнь, что потеряются данные, что такой документооборот может противоречить законодательству и мн. др.В этой статье развеем страхи и кратко расскажем об онлайн-редакторе Документы Битрикс24.Что предлагает Битрикс24 Документы?В нем можно создавать, редактировать, передавать и хранить документацию, не задерживая движение и не складируя тонны бумаги.СозданиеС помощью встроенного онлайн-редактора Битрикс24 Документы возможно создать не только договоры и счета-фактуры, но оформление командировки и отпуска со всеми необходимыми для них счетами и актами, счетами на оплату товара/услуги и др. Перед тем как запустить новый договор в Битрикс24, можно выбрать шаблон или создать новый документ.Все заинтересованные лица сразу же узнают о создании документа и получают к нему доступ (для просмотра и/или редактирования). Для этого папки нужно настроить самостоятельно. Руководитель может включить в цепочку доступа только нужных сотрудников, дать им права на редактирование или только на просмотр.Также имеется удобная функция прикрепления документа к задаче или событию в календаре. Можно отправить в видеоконференцию или чат. Битрикс24 Документы предлагает типовые формы и шаблоны бизнес-процессов.Контроль Главное, что предлагает Битрикс24 Документы — это быстрое согласование договора, акта, счета на оплату. Достаточно отправить документ по цепочке, и следующее звено получит сообщение в десктопе и/или смартфоне. То есть, ответственное лицо, при отсутствии на рабочем месте, может мгновенно поставить аналог собственноручной подписи и не задерживать движение документа.Для такого продвижения счетов и договоров в CRM-системе имеются сценарии с голосованием или утверждением по статусам.РедактированиеВ Битрикс24 редактирование документов осуществляется одновременно несколькими сотрудниками при условии, что у них есть доступ к нему. Все сотрудники, имеющие доступ к документу, могут одновременно находиться в нем и изменять каждый свою часть или наблюдать за изменениями, которые вносит другой сотрудник. Программа позволяет вернуться к предыдущим версиям документа, если что-то пошло не так.ХранениеКомпания может создать как общие папки для документов, так и для каждого отдела свои персональные. Далее руководители могут внутри самостоятельно регулировать права на создание папок и их редактирование. Дополнительное удобство заключается в том что можно давать доступ другим отделам и сотрудника, как к отдельным документам так и к целым папкам.Файлы созданные в рамках сделок или компаний хранятся в CRM и больше не нужно искать договоры и акты по папкам.Как это работает?Для работы с онлайн-редактором нужно установить десктоп приложение Битрикс24 на компьютер или воспользоваться web-версией. Для начала можно попробовать бесплатную демо версию, чтобы понять, насколько комфортно в ней работать.Отметим, что для подписания документов онлайн, вам не понадобится электронно-цифровая подпись, так как есть Битрикс24 Подпись.Законодательство и онлайн-документыПо законодательству документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу.. Форма отношений с контрагентами путем передачи друг другу электронных документов регулируется Законом № 113-3 от 28.12.2009.Вы можете выбрать один из вариантов: хранить документы на своём сервере или в защищенном облаке и синхронизируются с десктопным приложением. А подписать документ можно через инструмент Битрикс24 Подпись. Чтобы подписать документ, контрагенту не нужно регистрироваться в сервисе. Но перед этим нужно будет подписать соглашение о такой форме отношений.РезюмеБитрикс24 Документы позволяет автоматизировать процесс создания необходимых для компании документов.Интерфейс Битрикс24 Документы понятный и простой, как в самых популярных текстовых редакторах. Для подписания документа не нужно покупать ЭЦП, можно воспользоваться Битрикс24 Подпись.Ведение документооборота в Битрикс24 значительно ускоряет и облегчает организацию работы предприятия.Читать по теме:Каналы коммуникации. Увеличение продаж через самопрезентациюЧитать по теме:Как добиваться результата в бизнесе? Научитесь ставить и контролировать задачи*Партнерский материал. ИУП «1С-Битрикс», УНП 192042385