Сегодня проведение конференций стало нормой для бизнеса и многих других сфер. Они позволяют обмениваться знаниями и опытом, расширять деловые контакты, продвигать новые продукты и решать много других задач. Более того, многие компании проводят их по несколько раз в год, эффективно решая имиджевые вопросы. При этом главным условием успеха является правильная организация таких форумов.
Сегодня мы расскажем о пяти ключевых шагах подготовки успешной конференции и дадим ряд полезных советов.
Шаг 1. Определите цели и тему
Обычно тема известна заранее. Задача организатора – чётко её сформулировать и определить задачи, которые должна решить конференция.
Старайтесь не ставить сугубо коммерческих целей. Они, как правило, плохо воспринимаются аудиторией.
Шаг 2. Выберете подходящее время и место
Лучшим временем проведения таких мероприятий является осенние месяцы, когда большинство участников отгуляли отпуска и полны энергией, погода в бархатный сезон, как говорят, шепчет. При планировании выездной конференции предусмотрите отель со всеми удобствами и оборудованным конференц-залом.
Если планируется проведение форума в Краснодаре, можно выбрать отель «Carat by Undersun». В нём созданы все условиях для успешной конференции.
Шаг 3. Составьте программу
Подумайте о разнообразии. Предусмотрите не только доклады, но и круглые столы и мастер-классы, а также время для неформальных встреч.
Создайте мультимедийный фон, способный добавить динамичности, например, фотозону с музыкальным или видео сопровождением.
Шаг 4. Привлеките спикеров и участников
Максимально используйте соцсети, электронную почту, рекламные материалы.
Шаг 5. Предусмотрите логистику и техподдержку
Обеспечьте максимально лёгкий доступ к месту проведения мероприятий, заблаговременно проверьте работу оборудования, подготовьте методические материалы для участников не забудьте о питании и напитках.