В ивент-индустрии работает огромное количество компаний. Неудивительно, что выбор подходящего агентства часто превращается в настоящий квест. Впрочем, пройти его можно. Сегодня мы расскажем о конкретных шагах, которые помогут выбрать лучшее ивент-агентство.
Шаг №1. Сформулируйте задачу
Прежде чем выбирать компанию, надо ответить на несколько важных вопросов. Какое именно мероприятие вы хотите организовать? На сколько человек? В каком городе оно будет проходить? Какой у вас бюджет? Это поможет вам сразу же отсеять неподходящие ивент-агентства.
Например, у вас в планах выездное мероприятие на Балканах. В этом случае нет смысла искать компанию из Москвы. Лучше сразу найти специалистов из Сербии или Хорватии, которые знают все региональные особенности и могут на месте устроить прием группы. Например, агентство Art Event работает в Сербии с 2016 года, а в Хорватии – с 2012-го.
Важно знать, что организовывать мероприятия в Сербии и Хорватии имеют право только агентства с туристической лицензией.
Может быть, вы хотите организовать тимбилдинг или корпоративный отдых для сотрудников. Тогда стоит выбрать узкоспециализированное ивент-агентство или компанию с большим опытом именно в этой сфере.
Шаг №2. Найдите подходящее агентство
Лучше всего начать с рекомендаций. Надежную компанию могут подсказать коллеги, знакомые или профессиональное сообщество в специализированных интернет-группах.
Можно искать информацию и в интернете. Прежде всего стоит обращать внимание на опыт. Сколько лет агентство на рынке? Кто был его клиентами? Опытные ли сотрудники в штате? Вся эта информация обязательно должна быть на сайте компании и в социальных сетях. Так же, как и портфолио. Причем, с фотографиями и кратким описанием задач, которые стояли перед агентством. Еще лучше, если в портфолио будут проекты, наподобие тех, что нужны вам. Обязательно посмотрите, насколько оригинальными и интересными они были.
На сайте надежных ивент-агентств часто размещены отзывы клиентов. При желании с ними можно связаться и узнать, насколько они довольны сотрудничеством.
Не менее важно и то, удобно ли вам будет сотрудничать с фирмой: есть ли персональный менеджер, с которым вы будете вести все переговоры, доступен ли он в нужное для вас время, вежливо ли с вами общаются, как быстро отвечают на письма, проявляют ли инициативу, предлагая идеи и решения на опережение. Ну и, наконец, готово ли агентство подстраиваться под клиента, под сроки его мероприятия и бюджет. Хорошо, когда компания готова оптимизировать затраты и предлагает интересные идеи под совершенно разный бюджет.
Шаг №3. Выберите победителя
Предположим, вы выбрали несколько агентств. Что дальше? Оформите RFP (Request for Proposal - запрос предложений). В нем должны быть указаны все детали мероприятия: бюджет, количество гостей (можно добавить их возраст, интересы и хобби), формат (корпоратив, тимбилдинг, деловой туризм), дата и место проведения, требования к аудиовизуальному оборудованию (какие нужны проекторы, экраны, звуковая система, освещение и др.). Можно указать, для чего вы хотите провести мероприятие: например, для развлечения, сплочения сотрудников или для демонстрации успехов компании.
Ну и, наконец, самое приятное: оцените полученные предложения. Здесь важно учитывать все: концепцию, бюджет, соответствие критериям, которые вы заранее определили, и даже приятный контакт с представителями агентства. Если с компанией случился «мэтч», договоритесь на интервью или личную встречу.
Для детального обсуждения вашего мероприятия вы всегда можете связаться с менеджерами агентства Art Event. Мы организуем деловые конференции, проводим тематические ивенты, тимбилдинги, корпоративы, дни рождения компаний, устраиваем творческие мастер-классы. Персональный менеджер будет с вами на связи 24/7. Вы получите максимум внимания вне зависимости от бюджета. Более того, мы готовы снизить ваши расходы до 15% без потери качества.
В числе наших клиентов есть как крупные компании, так и небольшие. Сотрудники Art Event — это профессионалы с 20-летним опытом организации и проведения мероприятий. Поэтому мы можем сами решить весь спектр задач. Art Event действительно делает невозможное возможным.
