Нужно создать массовую рассылку или массовое электронное сообщение? В Microsoft Word можно настроить объединение писем, которое автоматически вставляет адресатов и их данные.
У вас есть два способа создать объединение писем в Microsoft Word. Можно воспользоваться мастером слияния писем, что очень удобно, если вы никогда раньше не создавали подобные документы, или вкладкой «Рассылки», что займет немного больше времени, но позволит использовать дополнительные возможности.
ДИФФИКУЛЬТНОСТЬ
ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ
ЧТО ВАМ НУЖНО
Microsoft Word
Использование мастера слияния писем в Word
Как уже говорилось, мастер слияния писем - отличный вариант, если вы не знакомы с процессом, поскольку он сопровождает вас на каждом шагу. Важно отметить, что эта опция недоступна в Word на Mac. Но на MacOS вы можете использовать вкладку «Рассылки», описанную ниже.
Шаг 1: Откройте Word и перейдите на вкладку «Рассылки».
Шаг 2: Выберите меню Start Mail Merge и выберите Step-by-Step Mail Merge Wizard.
Шаг 3: Когда появится панель Mail Merge, выберите тип документа в верхней части. Скорее всего, вы выберете «Письма» или «Электронные сообщения», но вы увидите, что можете создать конверты, этикетки или каталог.
Внизу нажмите кнопку Далее.
Шаг 4: Выберите, что вы хотите использовать: текущий документ, шаблон или существующий документ. Затем следуйте подсказкам для выбранного варианта. В нашем примере мы будем использовать текущий документ.
Нажмите кнопку Далее.
Шаг 5: Выберите получателей из следующих вариантов:
- Использовать существующий список : Выберите «Обзор», чтобы найти файл. Если вы использовали предыдущий список, вы увидите пункты Выбрать другой список и Изменить список получателей.
- Выбрать из контактов Outlook : Выберите «Выбрать папку контакта», чтобы открыть контакт.
- Создать новый список : Выберите Создать, чтобы ввести получателей.
Нажмите кнопку Далее.
Шаг 6: Если вы еще не сделали этого, напечатайте свое сообщение.
Используйте блоки в боковой панели, чтобы добавить их в письмо или электронную почту. Поместите курсор в нужное поле и выберите его.
Шаг 7: При выборе каждого поля вы увидите всплывающее сообщение с вариантами форматирования.
Шаг 8: После добавления полей они будут отображаться в документе в угловых скобках.
Нажмите кнопку Далее.
Шаг 9: Теперь вы можете просмотреть каждое сообщение. Используйте стрелки в верхней части боковой панели, чтобы перейти к каждому из них. При необходимости можно также воспользоваться кнопкой Исключить этого получателя.
Нажмите кнопку Далее.
Шаг 10: На этом мастер слияния писем завершен. В зависимости от того, что вы выбрали на первом шаге - «Письма» или «Сообщения по электронной почте», у вас будет возможность распечатать или отредактировать отдельные письма или отправить сообщения по электронной почте.
Использование вкладки «Рассылки» в Word
Еще один способ создать объединение писем в Word - использовать инструменты на вкладке «Рассылки». При этом способе вы выбираете получателей и добавляете поля в письмо или электронное сообщение, как и при использовании Мастера. Но у вас есть несколько дополнительных возможностей для настройки правил, сопоставления полей и проверки ошибок.
Шаг 1: Откройте Word и добавьте содержимое письма.
Шаг 2: Перейдите на вкладку «Рассылки», откройте меню «Запустить Mail Merge» и выберите «Письма» или «Электронные письма». Обратите внимание, что здесь также можно выбрать конверты, этикетки или каталог.
Шаг 3: Откройте меню Выбор получателей и выберите один из следующих вариантов:
- Ввести новый список : Открывает новый список адресов для ввода получателей.
- Использовать существующий список : Открывает окно Browse для поиска файла.
- Выбрать из контактов Outlook : Открывает список контактов.
После выбора адресатов можно воспользоваться командой Редактировать список адресатов, чтобы при необходимости внести изменения.
Шаг 4: Затем вставьте поля, которые вы хотите использовать для ввода данных о получателе. Для выбора форматов и вставки этих полей можно использовать стандартные кнопки «Блок адреса» и «Строка приветствия».
Шаг 5: При желании можно воспользоваться меню «Вставить поле слияния», чтобы добавить дополнительные сведения. Это позволяет вставить такую информацию, как страна, регион, домашний или рабочий телефон. Наряду с основными полями Word считывает файл получателя, который вы используете, чтобы отобразить дополнительные поля для выбора.
Например, если в вашем файле есть поле «Продукт», содержащее информацию о товаре, который купил клиент, то в меню «Вставить поле слияния» вы должны увидеть «Продукт» в качестве доступной опции.
Шаг 6: Если вы хотите настроить правила, выберите эту кнопку. Это даст вам возможность обрабатывать разовые ситуации при создании слияния.
Например, вы можете пропустить получателя, если в его записи отсутствует какое-либо поле.
Шаг 7: Возможно, список получателей не полностью совпадает с полями почтового объединения. Чтобы исправить это, можно воспользоваться опцией «Сопоставить поля». Вы увидите список полей с раскрывающимися полями справа, чтобы вы могли выбрать то, которое хотите использовать.
Например, если вы вставляете «Прозвище», а в записях получателя его нет, вы можете выбрать «Имя».
Шаг 8: Еще одна замечательная функция на вкладке «Рассылки» - возможность проверить ошибки. Выберите эту кнопку, и вы увидите три варианта.
Вы можете имитировать слияние и получить результаты в новом документе, завершить слияние и приостановить его при обнаружении ошибок или завершить слияние без паузы и сообщить об ошибках в новом документе.
Шаг 9: В любой момент можно предварительно просмотреть рассылку, как и в случае с мастером. Выберите «Предварительный просмотр результатов», а затем используйте стрелки справа для перемещения по каждой записи.
Важно отметить, что в предварительном просмотре нельзя изменять отдельные письма; однако это можно сделать на следующем шаге, выбрав пункт Редактировать отдельные документы.
Шаг 10: По окончании откройте меню Завершить и объединить. В зависимости от типа используемого документа вы увидите опции редактирования отдельных документов, печати писем или отправки писем.
Вопросы и ответы
Как сделать слияние писем из Excel в Word?
Поскольку вы можете использовать существующий список с помощью обоих инструментов слияния писем в Word, вы можете просто выбрать файл Excel. Создайте лист Excel со всеми данными о получателях и сохраните его. Начните процесс объединения писем в Word, выберите использование существующего списка для получателей, затем найдите и выберите файл Excel.
Как отформатировать поле слияния писем?
Вы можете форматировать поля по мере добавления их в документ объединения писем. Но можно изменить формат и после их добавления. Щелкните правой кнопкой мыши поле, которое нужно изменить, и выберите Редактировать [Имя поля]. Появится всплывающее окно с параметрами форматирования.
Как настроить объединение писем?
Смысл объединения писем заключается в персонализации сообщений с помощью полей, которые являются переменными и содержат данные о получателе. Вы можете задать такие поля, как «Должность», «Менеджер», «Год работы», «Сертификация» и так далее. Обязательно введите эти данные в записи получателей с такими названиями полей, а затем добавьте соответствующие поля в сообщение, где они нужны.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь на нее, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Вы также можете читать меня в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru
