Правила компании — это своеобразные законы «маленького государства». Если сотрудник их нарушает, необходимо принять соответствующие меры, иначе в компании наступит хаос. Но важно, чтобы эти меры были справедливыми, своевременными и обоснованными. Реакция на проступок человека должна побудить его пересмотреть свое поведение, исправить ошибки, но при этом не обидеть и не снизить его мотивацию. Как же этого добиться?
В середине XX века психолог Дуглас Макгрегор, профессор управления в MIT и автор многих работ по мотивации и лидерству, разработал систему, которую назвал «принципом горячей плиты». Идея заключается в том, чтобы незамедлительно реагировать на проступки сотрудников. Образ горячей плиты хорошо раскрывает суть метода. Каждый с детства знает, что трогать раскаленную плиту нельзя — обожжешься. И если коснешься, ожога не избежать.
Выделяют четыре элемента, благодаря которым возможно достичь дисциплины среди сотрудников.
1. Предупреждение
Необходимо, чтобы каждый сотрудник знал о действующих в компании правилах и последствиях их нарушения. Когда люди осознают, что может произойти, они реже идут на риск.
2. Мгновенные последствия
Реакция на нарушение правил компании должна быть незамедлительной, как реакция на ожог от раскаленной плиты. Неважно, осознает ли сотрудник свой проступок и совершает ли он его впервые — реагируйте сразу же. Это поможет установить четкую связь между поступком и вытекающими последствиями, не оставляя места для отсрочки или привилегий.
3. Постоянство
Нередко руководители, стремящиеся поддержать доброжелательную атмосферу в коллективе, закрывают глаза на мелкие проступки сотрудников, говоря что-то вроде: «на первый раз прощаю», «ничего страшного». Однако такой подход может привести к дискредитации дисциплинарных мер.
Чтобы избежать этого, важно, чтобы сотрудники сталкивались с определенными последствиями всякий раз, когда нарушают правила. Это поможет им не привыкать к наказаниям и соблюдать установленные нормы.
4. Никаких исключений
Дисциплинарные меры должны применяться ко всем сотрудникам вне зависимости от должности, статуса и личных симпатий. Каждый, кто нарушает правила, получает одинаковое наказание.
Правило №1. Дотронешься — получишь ожог
Как и в случае с раскаленной плитой, реакция на проступок сотрудника должна быть быстрой. Не важно, по какой причине произошло нарушение: неопытность или невнимательность. Сотрудник должен видеть прямую связь между его неподобающим поведением и наказанием. Чем дольше вы ждете, тем менее очевидна эта связь.
Правило №2. Дисциплинарные меры работают с первого раза
У руководителей часто возникает желание смягчить наказание, если сотрудник совершил проступок впервые. Однако это ошибочный подход. Для того, чтобы сотрудник сразу осознал последствия своих действий, даже первое наказание должно быть полным и последовательным.
Правило №3. Справедливость наказания
Наказание должно касаться только тех сотрудников, кто непосредственно нарушил правила. Иногда мы склонны порицать всех участников инцидента — без разбора, виновен или нет. Эта несправедливая реакция может привести к недовольству в коллективе.
Например, руководитель дал задание Кате, но она не смогла его сделать и перепоручила Маше, у которой недостаточно знаний и опыта для этой задачи. На самом деле с работой не справилась Катя, но у руководителя может возникнуть рефлекс наказать Машу как непосредственного исполнителя. Важно сохранять спокойствие и разобраться в ситуации, прежде чем наказывать кого-либо.
Правило №4. Перед наказанием все равны
Как горячая плита обжигает всех одинаково, так и дисциплинарное взыскание должно касаться всех вне зависимости от должности. Ответственность связана с проступком, а не с положением в компании. Исключений быть не должно. Такой подход поможет сохранить здоровую атмосферу в коллективе, свободную от привилегий и неравенства.
Правило №5. Смягчение последствий
Возлагая на сотрудника новые обязанности, расскажите ему, что сделать, чтобы избежать ошибок и не получить взыскание. Предоставьте необходимые должностные инструкции, дайте доступ к основополагающим документам и регламентам. Проведите соответствующее обучение и объясните правила компании. Это позволит минимизировать риски.
Как применить «принцип горячей плиты»
Учитывайте несколько важных моментов.
1. Проинформируйте сотрудников о правилах компании. Предоставьте все необходимые регламенты и документы, в которых четко описаны все процессы без размытых формулировок.
2. Предупредите о возможных последствиях. Все сотрудники должны знать, какие дисциплинарные взыскания их ожидают в случае нарушения правил и регламентов. Причем проинформировать людей следует до начала сотрудничества.
3. Предоставьте доступ ко всем документам. Каждый сотрудник должен иметь возможность в любой момент ознакомиться со всеми регламентирующими документами и инструкциями. Это поможет избежать ситуаций, когда кто-то ссылается на незнание этих документов.
4. Применяйте дисциплинарные меры безотлагательно, независимо от удобства времени.
5. Применяйте одинаковые меры наказания ко всем провинившимся без исключения.
6. Подходите к взысканиям гибко, с учетом различным обстоятельств.
7. Не допускайте снисходительности: мягкость может привести к еще большим нарушениям.
8. Не применяйте слишком жесткие меры. Повышенная строгость может привести к конфликту, даже если она соответствует установленным нормам.
9. После применения наказания не акцентируйте на этом внимание, продолжайте общаться стандартно, как это было до инцидента.
10. Исключите личные мотивы. Наказание должно касаться только проступка, а не личности человека или ваших нерабочих взаимоотношений.
11. Постарайтесь быть беспристрастным, вынося решение. Сохраняйте хладнокровие, чтобы человек не принял ваши действия на личный счет, а понял, что наказание связано с его поведением.
Больше полезных статей на тему менеджмента читайте в «+500 media».