Кратко, по сути вопроса. Есть отсылки к рекомендуемым авторам.
3 подхода к вопросу управления временем:
1. Уменьшить количество работы
2. Повысить эффективность того же количество работы
3. Заниматься тем, чем нужно
Уменьшить количество работы:
— избежать работы, в которой нет необходимости;
— делегировать;
— сократить время встреч;
— постараться сделать работу хорошо с первого раза;
— более эффективно общаться с другими.
Сделать более эффективно тот же объем работы:
— Планировать;
— Оценить задачи и проекты до начала работы;
— Организовать работу лучше;
— Увеличить производительность;
— Быть сфокусированным;
— Понимать свои привычки;
— Сократить отвлекающие факторы;
— Сделать встречи более продуктивными;
— Не откладывать работу.
Заниматься тем, чем должны заниматсься:
— Выделить время для важных дел;
— Четко опишите свои задачи;
— Скажите, чего хотите добиться - определите цели;
— Определитесь с приоритетами;
— Измеряйте результаты своей работы.
История управления временем:
До 18 столетия не было четкого понимания управления временем. Адам Смит в своей книге "Благосостояние нации" подчеркнул значение управления временем, повышения эффективности работы, и, в частности, значение разделения труда.
Бенджамин Франклин выступает родоначальником в таких понятиях, как:организация собственного времени (управление собственным временем), включая принципы постановки целей и расстановки приоритетов.
Эли Уитни, родоначальник массового производства, первым разработал унифицированные системы, опираясь на одинаковые и заменяемые комплектующие.
19 столетие и начало 20 столетия:постепенно рабочих заставляют работать эффективнее, уделять больше внимания управлению временем.
Введен принцип Парето в организацию рабочего времени.
Фредерик У. Тейлор вводит концепт научного подхода в управлении, пользуется изучением труда для измерения и повышения эффективности работы.
Стивен Р. Кови: начиная с 50-х годов 20 столетия, управление личным временем признано важной дисциплиной. До 80-х и 90-х годов Стивен Р. Кови и другие авторы проповедуют подходы управления временем во всем - от мелких записей, до постановки целей.
Управление временем и средства электронной коммуникации
Электронная почта:
— Быстро (сразу) разбирайтесь с поступающими письмами;
— Постарайтесь не замедлять отправку писем;
— Организуйте архив для электронной почты;
— Помните правила поведения (этикета) в общении посредством электронной почты.
— Выделите время для электронной почты, например 30 минут утром, и не трогайте ее в течение всего дня.
Интернет:
— Быстро находите нужные вам сайты;
— Научитесь быстро находить то, что вам нужно;
— Увеличьте скорость вашего компьютера;
— Без социальных сетей на работе.
— Мессенджеры – настройте автоотчик, не висите в каналах до конца рабочего дня.
Аспекты управления временем для ТОП менеджеров
Постановка целей:
— Четкая постановка целей дает возможность инвестировать время на выполнение самых важных задач;
— Напишите цели, которые являются для вас персональным и профессиональным вызовом. Они должны быть измеряемыми и осуществимыми;
— Поставьте четкие временные рамки для достижения целей.
Как использовать время в пути:
— Для каждого путешествия выберите самый эффективный вид транспорта;
— Найдите способ использовать время в пути с пользой.
Как соблюдать сроки:
— Не соглашайтесь на нереально короткие сроки;
— Разбивайте главную задачу (со своим сроком выполнения) на маленькие подзадачи, со своими промежуточными сроками.
Проводите меньше времени на совещаниях:
— Не проводите (не организуйте) ненужных совещаний;
— Повестку дня и график совещания сообщите участникам намного раньше самого совещания;
— Постарайтесь, чтобы все участники заранее сообщили вам пожелания по повестке дня и передали вам материалы, которые будут обсуждатся на совещании;
— Контролируйте ход совещания;
— Старайтесь не присутствовать на совещаниях (организованных другими), если нет необходимости в вашем участии.
Чем самые современные подходы могут облегчить управление временем
Гибкий график работы:
— Работая в таком графике, сотрудники более счастливы, значит и более эффективны;
— Какие параметры надо оговорить, чтобы гибкий рабочий график приносил пользу.
Работа на дому:
— Производительность возрастает до 30%;
— Растет мотивация и энтузиазм;
— Значительно уменьшается стресс и больничные;
— Значительно сокращаются затраты в офисе (до 46%);
— Не стоит поднимать вопрос доверия, надо сфокусироваться на том, выполняют ли сотрудники поставленые задачи.
Новые технологии:
— Софт, который поможет вам управлять временем.
Эффект глобализации:
— Культурная среда конкретной среды по разному влияет на управление временем;
— Работа (проекты), которая проводится одновременно во многих странах, влияет на расписания и соблюдение сроков;
— Понимание сроков в разных культурах сильно отличается, и вам надо это учесть.
10 шагов, которые помогут вам управлять временем
1. Наведите порядок на своем рабочем месте;
2. Поставте перед собой цели;
3. Запишите чем займетесь сегодня и ежедневно;
4. Каждый день напишите список "сделать сегодня";
5. Расставляйте приоритеты;
6. Делегируйте;
7. Научитесь говорить “НЕТ”;
8. Не позволяйте, чтобы вас прерывали;
9. Наблюдайте за прогрессом в своей работе;
10. Разделяйте дом и работу.
Это был очередно из рассказов о Маугли продажах.
Хорошей охоты всем нам!