Алексей М. Добрый день! В нашей производственной компании в работе используется множество мессенджеров. Множество всевозможных чатов. Несколько почтовых агентов. Понятно, что коммерческую тайну в таком ворохе трафика не сохранить. Что посоветуете для использования в работе?
СБПроБизнес. Добрый день! Да, сейчас на рынке IT множество удобных мессенджеров. Менеджмент, всегда пробует использовать, что-то новое, облегчающее работу и общение. Но, если взглянуть на этот вопрос под другим углом, то можно увидеть и другие проблемы, кроме утечки коммерческой тайны. Давайте попробуем.
1. При множестве средств общения, автоматически отсутствует единый стандарт переписки. Чем это грозит компании? Прямо и явно ни чем, но давайте представим, что менеджер по закупкам, привык в своем общении с супругой или детьми, называть их «любимыми». И вот наш менеджер, автоматически пишет своему начальнику: «любимый, все сделаю в лучшем виде». Мы умышленно данную ситуацию сводим к абсурдной! А если наш менеджер, напишет это своей подчиненной? Подчиненная, заскринив эту переписку, вполне может обратиться в суд с заявлением о домогательстве! Таким образом, нам придется вводить единый формат общения по всем средствам коммуникации компании. Это очень трудоемко и практически невозможно! Сколько компания потратит ресурсов на такую операцию?
2. При большом количестве используемых мессенджеров часто происходит «размывание ответственности». Что это такое? Представим, что ведомости на зарплату руководитель отдела скидывает в бухгалтерию через один мессенджер, а в бухгалтерии любят использовать другое средство коммуникации. Казалось бы, все выполнили, что нужно. Работники отдела отработали месяц и ждут ЗП. Руководитель отдела зафиксировал и подтвердил этот процесс, переслав документ в бухгалтерию. Бухгалтерия не получила этот документ, т.к. полагает, что руководитель отдела наконец то понял, что у него работают бездельники. (шутка) Все довольны, все ждут. Деньги не пришли, кредиты вовремя не заплачены работниками. Дети остались голодными. Начинаем разбор ситуации – выясняем, что все действовали по извечному принципу – «так исторически сложилось»! Кто виновен? Кого наказывать? Как исправлять ситуацию? Договариваемся, что теперь зарплатные ведомости будут приходить только через совместный чат с бухгалтерией. А на следующий месяц, работник бухгалтерии, ответственный за учет ведомостей, уходит в декрет и ситуация повторяется. Напоминаю, что ситуации которые могут быть, мы умышленно возводим в абсурд!
3. Из мессенджера можно удалить любую важную информацию и прямо заявлять, что ее туда не присылали. Следа не останется. Таким образом, менее ответственные коллеги, легко могут уйти от "моральной" ответственности, нажав кнопку "удалить сообщение". Юридической или корпоративной ответственности в таком случае, тоже не наступит. Будет как в поговорке: на нет и суда нет!
4. Возьмем пример с сезонным обострением у некоторых людей, которые неизбежно будут в каждом трудовом коллективе. Такие люди могут негативить в чате. Изливать свои эмоции на окружающих. То у них болит спина, то ****, то его не так поняли и ему срочно необходимо восстановить свой status quo !
5. Разность в передаче информации. Наверняка замечали, что люди по разному отвечают на вопросы и по разному их задают? Вот представьте, что в общем чате, сотрудник (зануда), описывает ответ, как пройти по определенному адресу. Начинает свое повествование с сторон света, направления ветра и росту мха на деревьях. Заканчивает именем продавца шаурмы\шавермы на углу здания. Отправляет сообщение, а оно улетает не в тот чат! И все гадают, что это было? Или человек, пишущий короткими фразами и отправляющий каждую фразу. На описание цены кофе в корпоративной столовой, ему нужно отправить 10 сообщений! Бесит?
6. Конфиденциальность и утечка токсичной информации. Давайте представим, что далеко не самый хороший сотрудник расстался с нашей компанией. Все вздохнули с облегчением и попытались начать жить корпоративной жизнью с чистого листа. Но насколько мы уверены, что его удалили из всех корпоративных чатов? Насколько мы уверены, что этот сотрудник, не залогинился под другим именем и не продолжает получать информацию, которая ему совершенно не нужна. Информацию, которая может быть им использована во вред компании?
А всякие хакеры? Им только волю дай, сразу же в чаты стремятся. А конкурентная разведка? Эти столько конкурентных секретов могут узнать из чатов, и останутся не узнанными!
Мы обсудили далеко не все проблемы использования чатов и разных мессенджеров. Если еще добавить чаты и мессенджеры из нашей не корпоративной жизни. Например: «соседи подъезд», «соседи дом», «управляшка», «класс сына», «родительский комитет», «родительский комитет без класснухи», «родительский комитет без класснухи и тамары ивановны прокуратура»…
Нас окружают чаты и мессенджеры и если раньше мы полагали, что это не несет вреда, то сегодня уже есть понятие, что такой инструмент нуждается в регулировании. Какими силами и средствами мы можем его регулировать, если «так исторически сложилось»?
На самом деле, нет правильного совета, кроме одного… Корпоративный мессенджер, это отдельный вид корпоративного искусства и он должен быть один. Должен быть четко регламентирован и описан в корпоративных правилах и стандартах. С масс продуктом, это сделать практически невозможно! Масс продуктом, вы не владеете, не можете управлять и администрировать. Это возможно только с продуктом, который делается под вас. Мы знакомы с таким инструментом. Сейчас тестим его и вполне вероятно, в ближайшее время попробуем сделать обзор, на такой мессенджер. Следите за анонсами на нашем ТГ Канале https://t.me/sbprobiz
Ну или спрашиваете в личных сообщениях, скажем название.
P.S.
С почтовыми агентами, проблематика похожа на описанные проблемы выше. Реально жаль усилий и ресурсов на обслуживание и администрирование нескольких корпоративных почт. Невозможно представить, сколько проблем возникает при таком подходе. Посоветовать какой-то один почтовый сервис, не можем! У всех есть плюсы и минусы. У всех есть цена. Иногда и очень часто, бесплатный почтовый агент, может обойтись значительно дороже, чем платный.
Вопрос Алексея М. оказался не так прост. Обязательно вернемся к этой теме!
В этот раз вопросов было не много. Этот вопрос показался наиболее интересным! Друзья, задавайте вопросы! Будьте смелей! Где еще, вы можете получить ответы о функции СБ в Компании или как стать ХОРОШИМ СБшником?
Больше информации о Безопасности Бизнеса в нашем ТГ Канале https://t.me/sbprobiz