С 1 сентября 2024 года применение машиночитаемой доверенности (МЧД) для бизнеса станет обязательным. Поэтому опыт компаний, которые уже накопили определенный опыт применения МЧД, становится особенно актуальным. Владимир Поляков, руководитель проектов «ДМ-Тех», поделился с Клубом ОЦО опытом внедрения МЧД в своей компании и обратил внимание на те вызовы, с которыми пришлось столкнуться в ходе проекта и преимущества, которые получила компания благодаря проекту.
Особенности проекта
Для начала хотелось бы выделить три ключевые особенности реализации проекта по внедрению МЧД в нашей компании.
Реализация проекта для 3 операторов ЭДО и 3PL складов. Исторически сложилось так, что поскольку мы достаточно давно внедрили ЭДО, у нашей компании образовалось три крупных оператора ЭДО, с которыми мы работаем. Соответственно, все наши контрагенты условно поделены на три примерно равных части. При организации работы с МЧД мы учитывали тот фактор, что наши контрагенты работают в своих информационных средах, у них уже настроены интеграции внутри ИТ-систем, поэтому мы не стали никого принуждать к переходу на единого провайдера, а делали интеграцию сразу с тремя провайдерами.
Также у нас есть 3PL склады, самый крупный из них – это «Почта России». Для этих контрагентов мы выбирали отдельный подход, в том числе с точки зрения хранения машиночитаемой доверенности. Если в случае с операторами ЭДО мы используем единый блокчейн для хранения и передачи МЧД, то со складами мы договорились обмениваться МЧД напрямую и МЧД для них мы храним в наших информационных системах. Мы не заключаем допсоглашения со складами, а действуем на основании информационного письма, чего по оценкам наших юристов вполне достаточно.
Была реализована параллельная схема подписания документов, действующая до августа 2024 года. Для чего это было сделано? Понятно, что не все контрагенты были готовы перейти на МЧД. Поэтому для тех контрагентов, кто не был готов, мы реализовали параллельную схему, то есть возможность работы с КЭП сотрудника, выданного от юрлица. Впоследствии этих контрагентов мы также переводили на МЧД. Ну и, соответственно, основная схема, – это применение КЭП физического лица плюс МЧД юридического лица.
Клиентоориентированный подход к контрагентам. На мой взгляд, это один из ключевых факторов успеха проекта. У нас несколько тысяч контрагентов, и, наверное, самая большая наша заслуга состоит в том, что мы выстроили планомерную информационную работу со всеми контрагентами: это «письма счастья», разделы на сайтах, разделы в личном кабинете маркетплейса с информацией о том, что такое МЧД, как перейти на использование МЧД при работе с ДМ и т.д. Кроме того, мы предлагаем нашим контрагентам демо-стенды, организованные по каждому из наших провайдеров, чтобы они могли в тестовом режиме проверить, насколько просто и удобно работает обмен с МЧД. Мне кажется, что и с сентября 2024 года, когда применение МЧД станет обязательным, компаниям очень важно продолжать проводить постоянную информационную работу со всеми контрагентами, поскольку у многих еще не будет большой практики применения МЧД и неизбежно будут возникать вопросы, на которые нужно заранее подготовить ответы (возможно, сделать специальный раздел на портале для клиентов).
Дорожная карта проекта
Дорожная карта нашего проекта представлена на рисунке. Как видно, Scope проекта у нас был готов уже в декабре 2022 года.
В сентябре 2023 года мы стартовали с нашим первым оператором – «Диадоком». К январю 2024 года по всем провайдерам мы перешли на МЧД, то есть у нас весь исходящий документопоток (100%) стал подписываться с помощью МЧД. Что касается входящих документов с МЧД, то больше 60% наших клиентов используют МЧД, и мы уверены, что эта цифра в ближайшее время будет только расти.
По «Почте России» мы завершили проект по переходу на МЧД к июню 2024 года.
Переход на работу с МЧД для всех контрагентов, мы надеемся, что у нас свершится к августу 2024 года. Почему выбран август? Понятно, что за месяц до официального обязательного старта надо подготовиться, поэтому мы решили, что месяца нам хватит на отлаживание всех процессов. Дополнительным стимулом является тот факт, что КЭП наших резервных подписантов, выданные от юрлица, действуют также до 1 августа.
Как выглядит настройка? Мы настраиваем систему по виду документов, контрагентам и локации подписания для работы по основной схеме с использованием МЧД и резервной – с использованием сертификата сотрудника организации. Все данные об МЧД у нас хранятся на отдельном контент-сервере.
Читайте полный текст статьи на портале Клуба ОЦО https://sscclub.ru/article/proekt-vnedrenija-mchd-opyt-detskogo-mira/