С этого года у грузоперевозчиков есть возможность перейти на цифровой документооборот (но это не является обязательным требованием). До следующего года можно будет использовать как цифровые, так и бумажные документы. А с 1 января 2023 года все грузоперевозчики должны будут работать только с цифровыми документами.
Кому разрешено (и даже необходимо) пользоваться ЭДО в сфере грузоперевозок?
К электронному документообороту (ЭДО) в сфере грузоперевозок перейдут экспедиторские и логистические компании, а также крупные отправители и получатели грузов. То есть все участники грузовых перевозок, которые предоставляют заказчикам соответствующую документацию:
* транспортные накладные;
* сопроводительные ведомости;
* заказ-наряды.
Результаты экспериментального проекта по использованию ЭДО в сфере грузоперевозок, который проводился с 1 по 30 октября позапрошлого года, не были обнародованы. Однако в Устав автотранспорта и городского наземного электрического транспорта были внесены необходимые изменения. Например, в статью 18.1 «Электронная перевозочная документация» (редакция Федерального закона от 2 июля прошлого года № 336).
Кроме того, с текущего года используется Раздел 4 «Организация документооборота ЭПД» Правил грузоперевозок автотранспортом (подтверждённых правительственным постановлением от 21 декабря позапрошлого года № 2200).
Какая документация станет электронной?
С этого года для оформления движения грузов используются цифровые транспортные накладные, заказ-наряды и сопроводительные ведомости. Они будут отправляться в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Форматы этих документов были согласованы приказом Федеральной налоговой службы РФ от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@ и зарегистрированы в Министерстве юстиции РФ 30 декабря 2021 года под номером 66731.
Реквизиты электронных документов соответствуют бумажным, а особенности их оформления указаны в вышеупомянутых Правилах.
Электронная транспортная накладная выполняет функции транспортной накладной и товарораспорядительного документа при заключении договора грузоперевозки, а также погрузочного листа и товарораспорядительного документа при перевозке грузов без заключения договора.
Электронный заказ-наряд необходим при заключении договора фрахтования для регулярных пассажирских перевозок и доставки багажа.
Оформление электронной сопроводительной ведомости требуется при подаче пустого контейнера или контейнера с грузом отправителю в случае, если в процессе погрузочно-разгрузочных работ контейнер был снят с соответствующего транспортного средства.
На документах проставляется усиленная квалифицированная электронная подпись, которую используют после подключения к системе электронного документооборота (ЭДО).
- Особенности функционирования ГИС ЭПД
**ГИС ЭПД** — это платформа, которая объединяет всех участников процесса перевозки грузов. Участникам не нужно самостоятельно загружать информацию в систему, от них требуется только подключение к ней.
Оператор электронного документооборота (ЭДО), который одобрен ведомством транспорта, обрабатывает и отправляет электронные транспортные накладные, заказ-наряды и сопроводительные ведомости.
Работа с платформой выглядит следующим образом (на примере электронной транспортной накладной):
1. При отгрузке товара формируется электронная транспортная накладная в учётной системе отправителя (например, «1С») или с помощью сервисов оператора ЭДО.
2. Документ подписывается электронной подписью с указанием сведений о грузоперевозчике, получателе, водителе и грузе, после чего отправляется в систему через оператора ЭДО.
3. Оператор ЭДО выгружает документ в систему (формат согласован в приложении № 4 к вышеупомянутым Правилам).
4. Документ пересылается из системы грузополучателю и грузоперевозчику.
5. Упомянутые лица проверяют документы и, если нет претензий, подписывают их электронной подписью (водителю-экспедитору, который перевозит груз, также необходимо иметь электронную подпись для подтверждения приёма и отгрузки).
6. Лицо, получающее товар, подтверждает приёмку в системе, ставя свою усиленную квалифицированную электронную подпись.
7. Подписанный документ передаётся в ЭДО грузоотправителю и грузоперевозчику.
- Преимущества и недочеты цифрового документооборота в сфере грузоперевозок
Все участники грузовых перевозок, независимо от их специфики, будут использовать электронные перевозочные документы. Однако стоит рассмотреть ключевые преимущества и недостатки ЭДО в логистике.
Первое преимущество — сохранность документации. Все документы хранятся в государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), и их можно получить и распечатать в любой момент. Это позволяет получить юридически значимые документы с соответствующими реквизитами и подписями. Кроме того, местонахождение товара регистрируется на каждом этапе грузоперевозки.
Однако есть и недостатки работы с цифровыми перевозочными документами. Например, необходимо обучать сотрудников. Все экспедиторы должны уметь работать с электронными подписями, а также изменить свои бизнес-процессы для взаимодействия с ГИС ЭПД. Выездным работникам для передачи информации понадобятся интернет и новый мобильный гаджет. Водителям, которые не привыкли к новым технологиям, нужно будет выдать новые смартфоны, которые, вероятно, будут покупать их работодатели.
Если у вас остались вопросы, пишите на https://myjus.ru и наши специалисты ответят на все ваши вопросы. Консультация бесплатная!