Как я уже и говорил, инструкции играют ключевую роль в бизнесе для поддержания порядка. Чтобы создать действенную систему обучения сотрудников, подготовить бизнес к масштабированию, необходимо уметь разрабатывать, внедрять и постоянно обновлять регламенты. В статье мы рассмотрим этапы создания инструкции, рекомендации и типичные ошибки при работе с ними.
Этапы разработки и внедрения инструкции
1. Проведение интервью с сотрудниками для разработки инструкции
Первый шаг - сбор информации. Важно провести интервью с ключевыми сотрудниками, которые обладают необходимыми знаниями и опытом. Вопросы должны уточнять цель действия, критерии результата, мотивацию, общий и детальный алгоритм выполнения задачи, возможные ошибки и способы их предотвращения.
Интервью позволяет "достать знания из головы команды" и оцифровать их. Важно записывать интервью на видео или диктофон, а также составлять конспект, чтобы не упустить важные детали. После интервью следует собрать артефакты (документы, шаблоны, скриншоты) для дополнения будущей инструкции.
2. Разработка и подготовка инструкции для внедрения
Создание инструкции начинается с оформления нового документа, который должен быть размещен в корпоративном хранилище данных. Важно использовать простой язык, избегать канцеляризмов и описывать процесс максимально конкретно, чтобы исключить двусмысленное толкование.
Инструкция должна быть структурирована: заголовки, подзаголовки, списки, таблицы и ссылки помогут сделать ее более понятной. Обязательно нужно указать цель инструкции, симптомы, которые она призвана решить, и желаемый результат.
📸 Помимо текстового описания, можно использовать схемы, видео и аудио для визуализации процесса. Инструкцию следует делать модульной – это упростит ее обновление в будущем.
3. Проверка инструкции на практике
После разработки инструкция должна быть протестирована на практике. Важно провести проверку с сотрудниками, кто будет ее использовать. В процессе тестирования можно выявить недочеты и ошибки, которые необходимо исправить до окончательного внедрения. Лучше всего, если инструкция будет проверена сотрудником, который не знаком с процессом, описанным в документе — это поможет определить, насколько инструкция понятна и эффективна.
4. Интеграция инструкции в корпоративные реестры
После окончательной проверки и корректировки инструкция должна быть занесена в корпоративные реестры. Документ лучше разместить в соответствующей папке на корпоративном диске и добавить ссылки на него в циклограмму и реестр регламентов компании. Этот шаг предотвращает дублирование документов и потерю времени на их поиск.
Принципы работы с инструкциями
1️⃣ Инструкции необходимо соблюдать, а их выполнение — контролировать. Наличие документа не освобождает сотрудников от ответственности и необходимости включать мозги в процессе работы.
2️⃣ Инструкция быстро устаревает, если ее не обновлять. Важно регулярно пересматривать и корректировать инструкции, чтобы они соответствовали текущим реалиям бизнеса.
3️⃣ Ни один бизнес невозможно полностью регламентировать. Инструкции должны быть гибкими и учитывать возможности применения альтернативных методов, если они более эффективны и не противоречат ценностям компании.
4️⃣ Чтение инструкций бесполезно без их применения. Обучение сотрудников должно включать практическое применение инструкции в работе, что способствует более глубокому пониманию и закреплению знаний.
Заблуждения о пользе инструкций
Многие считают, что наличие инструкций автоматически решает проблемы с продуктивностью и пониманием процессов. Однако это не так. Инструкции — лишь инструмент, который нужно правильно применять и адаптировать к изменяющимся условиям работы. Толковый бизнес-аналитик не сможет самостоятельно описать все процессы компании.
📍Важно понимать, что даже при наличии расписанных инструкций, у ваших сотрудников будут появляться новые вопросы. И нужно к этому относиться с пониманием и принятием.
Рекомендации по работе с инструкциями
1️⃣ Пишите только необходимые инструкции. Избыточное количество документов могут привести к их игнорированию.
2️⃣ Используйте простой язык и конкретные формулировки. Это снизит вероятность ошибок при использовании инструкции.
3️⃣ Интегрируйте мультимедийные материалы. Схемы, видео и аудиофайлы в регламентах помогут лучше усвоить информацию.
4️⃣ Обновляйте и контролируйте выполнение инструкций. Важно не только создать документ, но и убедиться, что он используется и остается актуальным.
Ошибки при работе с инструкциями
Часто встречающаяся ошибка — писать инструкции ради инструкции, без привязки к реальной практике. Также опасно копировать чужие документы без адаптации к собственным условиям.
Эффект от внедрения инструкций
Правильно разработанные и внедренные инструкции помогают структурировать работу, упрощают и ускоряют обучение сотрудников, повышают продуктивность и конкурентоспособность компании. В долгосрочной перспективе это приводит к повышению устойчивости бизнеса и улучшению его результатов.
🗃️ Хотите повысить эффективность работы вашей команды? Узнайте, как писать простые регламенты для вашего бизнеса! Наш курс поможет вам создать четкие инструкции, которые улучшат процессы и сократят количество ошибок.
Запишитесь сейчас и сделайте первый шаг к успеху!⬇️