Как создать и структурировать стандарты производства

Сегодня на планёрке менеджеры клиента рассказали о проблеме - не понятно, как структурировать процессы сотрудников магазина в стандартах. Чтобы помочь команде, решил выдать схему.

Итак, идём по этапам. Определяем:

1️⃣«ГДЕ» мы будем применять стандарты

2️⃣«ЧТО» мы должны делать

3️⃣«КТО» будет делать

4️⃣«КАК» будет делать

5️⃣«КАКИЕ» будут стандарты и структура базы знаний.

🌏ГДЕ

______________________

Определяем области бизнеса, где будут применяться стандарты.

👷‍♂️Стандарты производства — как создавать ценность для клиента

👨‍💼Стандарты супервайзера — как управлять командой на производстве

🏠Стандарты управления — как управлять бизнес-единицей

🏘Стандарты сети — как масштабировать сеть

🏢Стандарты управляющей компании — как управлять бизнесом

👨‍💻Технические инструкции — как пользоваться IT системой

Далее примеры для стандартов производства.

🎯ЧТО

______________________

Расписываем основные этапы создания ценности + вспомогательные функции.

Основные — создают ценный конечный продукт (ЦКП). Например:

– Приём заказа

– Приготовление продукта

– Упаковка и комплектация

– Доставка до клиента

Вспомогательные — помогают создавать продукт и устраняют риски:

– Общие правила (принципы, поведение, внешний вид и др)

– Производственная безопасность

– Приём поставки

– Заготовка ингредиентов

Приоритет в разработке - у основных стандартов.

🧑‍💼 КТО

______________________

Расписываем роли (кассир, повар, курьер) и определяем, кто будет отвечать за функции из раздела

«ЧТО».

Например, кассир - приём заказа, пиццамейкер - приготовление продукта, курьер - доставка заказа.

🛠«КАК»

______________________

Для каждой функции из раздела «ЧТО» распишите задачи и подзадачи, то есть «КАК» выполнять функции.

Пишите достаточно подробно, чтобы не упустить важные детали, но в меру. В лишних подробностях могут раствориться важные детали и потеряться гибкость в действиях.

Если нужно описать правила, а не последовательные действия, объедините в раздел по общим признакам. Например, "Принципы компании".

Пишите для конкретной роли (см раздел “КТО”). Каждый сотрудник в итоге должен получить свой набор стандартов, чтобы не тратить время на чтение чужих. Если одни процессы выполняют несколько ролей, это будет общий стандарт.

Фото к задачам можно добавить на следующем этапе.

📚КАКИЕ

______________________

Определяем, какие будут стандарты и структура базы знаний. Для этого используем информацию из предыдущих шагов.

СТРУКТУРА БАЗЫ ЗНАНИЙ:

↪️ Верхнеуровневые категории - берём из раздела “ГДЕ”.

Например, стандарты производства.

↪️ Среднеуровневые - названия функций из раздела «ЧТО».

Например, приготовление продуктов (или горячий цех, если хотим разбить по названиям рабочих зон).

↪️ Низкоуровневые - названия задач для выполнения функций из раздела «КАК».

Например, приготовление пиццы (или просто Пицца).

↪️Стандарты - названия подзадач из раздела «КАК». Например, раскатка основы, нанесение соуса, начинение, выпекание.

Если процессов немного, тогда 3 пункт - название стандарта, а 4 пункт - название раздела стандарта.

Далее описанные задачи и подзадачи компонуем по стандартам. Идеальный стандарт производства 1-3 страницы. Если стандарт на пару абзацев — объедините с другим. Если страниц много, по возможности опишите смысл меньшим количеством слов или разбейте на несколько стандартов.

Классный стандарт должен дать читателю ответы на вопросы:

❓Какой должен быть результат (ЦКП - ценный конечный продукт)?

❓Кто, что, как и как часто будет делать, чтобы добиться результата?

❓Какие частые ошибки, форсмажоры и как с ними работать?

Готовые стандарты распределите по ранее составленной структуре - это будет меню базы знаний. Например, найти стандарт раскатки основы можно по пути:

Стандарты производства → Приготовление продуктов → Приготовление пиццы → Стандарт «Раскатка основы».

Для формирования структуры, стандартов и разделов рекомендую использовать https://xmind.ai, а затем дорабатывать стандарты в гугл докс.

Если нужно сделать классные стандарты, вам сюда 🙂 — https://t.me/+IJX5R2xXFaVmMDQy