Директор по процессам и организационному развитию

В России есть довольно много организаций, которые профессионально занимаются описанием, оптимизацией и управлением своими бизнес-процессами на протяжении длительного времени. Соответственно есть руководители и специалисты (бизнес-аналитики), которые всё это начинали много лет назад, прошли через множество проблем и испытаний, стали мастерами своего дела.

Профессионализм директора по процессам и организационному развитию (далее – руководитель) оценивается не только по объёму знаний и навыков, а в первую очередь по объёму выполненных проектов. Но особенно большое значение в опыте работы имеет количество сложных рабочих ситуаций, которые удалось успешно преодолеть (приведены далее).

Краткий список трудовых достижений профессионального руководителя

• Управлял изменениями и успешно оптимизировал бизнес-процессы в условиях экономического кризиса (особенно 2008-2009 годов)
• Управлял изменениями и успешно оптимизировал бизнес-процессы в условиях глобальной пандемии Covid19
• Сохранял и продолжал деятельность по процессному управлению в организации в условиях смены высшего руководства (особенно многократного) или смены стратегии
• Запускал проекты оптимизации бизнес-процессов в условиях сильного сопротивления персонала и преодолевал этот сопротивление
• Когда высшее руководство не понимало важность оптимизации бизнес-процессов, убеждал и получал одобрение (поддержку) данных работ
• В условиях недостатка ресурсов и времени выполнял все проекты качественно и в срок
• Как минимум в одной организации в одиночку своими руками разрабатывал модели всех приоритетных бизнес-процессов
• Внедрял и применял профессиональные системы бизнес-моделирования (например, Business Studio) не локально в своём управлении, а в масштабе всей организации
• Находил способы решения сложных проблем в бизнес-процессах (снижение издержек, рисков, очередей), когда никто не знал, как это сделать
• Создавал процессный офис и команду бизнес-аналитиков в организации с нуля, когда раньше никто и никогда в организации этим не занимался
• С помощью современных технологий процессного управления и оптимизации добивался существенного улучшения показателей результативности бизнес-процессов (продажи, прибыль, количество клиентов, объём производства и т.п.), что подтверждено статистикой

Если руководитель прошёл через все эти ситуации, то можно сказать, что он испытал практически всё в своей профессиональной жизни, и его будет сложно чем-то удивить.

Главные функции и задачи директора по процессам и организационному развитию

• Руководство деятельностью процессного офиса или департамента организационного развития (далее – своего подразделения), включая планирование, решение оперативных вопросов, контроль и отчётность
• Формирование команды специалистов (бизнес-аналитиков) и обеспечение их эффективной работы
• Обеспечение взаимозаменяемости сотрудников своего подразделения
• Моделирование, оптимизация, регламентация и актуализация процессов организации (как руководитель работ)
• Управление разработкой комплексной цифровой модели организации (корпоративной архитектуры)
• Согласование разработанных нормативных документов (политики, положения, порядки, инструкции, регламенты), согласование форм документов для процессов (приказы, заявления, анкеты, планы, отчёты и т.п.)
• Управление проектами по своей компетенции
• Участие в командах (рабочих группах) смежных проектов (в первую очередь в части ИТ и цифровизации)
• Участие в работе комитетов и коллегиальных органов управления
• Организация обучения и тестирования исполнителей процессов (персонала) по новым моделям и регламентам
• Координация работы бизнес-аналитиков в подразделениях (центры компетенции), которые самостоятельно описывают и оптимизируют свои процессы
• Управление показателями KPI процессов (разработка, мониторинг, отчётность)
• Контроль и аудит процессов вместе с владельцами процессов и подразделениями внутреннего контроля и аудита (СВК, СВА)
• Анализ и применение типовых отраслевых решений и успешных практик в области процессного управления, например «Большая библиотека бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам», «Сборник типовых моделей процессов для организаций всех отраслей»
• Анализ инноваций и новых технологий в области процессного управления
• Управление обратной связью по процессам в организации, обработка предложений (замечаний) от исполнителей процессов
• Участие в проектах и задачах по оптимизации организационной структуры совместно с департаментом персонала
• Разработка стратегии процессного управления
• Участие в разработке стратегии развития организации совместно с планово-аналитическим управлением
• Участие в проектах и задачах управления операционными рисками совместно с департаментом рисков
• Организация эффективного функционирования системы бизнес-моделирования (например, Business Studio)

Права директора по процессам и организационному развитию

• Давать сотрудникам своего подразделения задания (поручения)
• Контролировать сроки, качество и полноту исполнения функциональных обязанностей и заданий (поручений) сотрудниками своего подразделения
• Привлекать к выполнению задач сотрудников других подразделений организации в рамках кросс-функциональных рабочих групп, процессных и проектных команд
• Формировать самостоятельный бюджет расходов своего подразделения в рамках процесса бюджетирования в организации
• Запрашивать и получать от подразделений организации материалы и документы, необходимые для работы
• Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов, входящих в функциональные обязанности
• Заказывать внешнее обучение (повышение квалификации) для своего подразделения в рамках выделенного бюджета
• Заказывать внешние консультационные услуги для выполнения проектов и задач в рамках выделенного бюджета
• Приобретать практические пособия для выполнения проектов и задач
• Подписывать документы в пределах своей компетенции и полномочий
• Вносить предложения высшему руководству по совершенствованию работы организации (в первую очередь бизнес-процессов и бизнес-архитектуры)
• В приоритетном порядке увеличивать количество ставок (штатных единиц) в своём подразделении для целей выполнения критически важных и крупных проектов организации (при согласовании первого зампреда)
• Другие права, предусмотренные трудовым договором и законодательством

Показатели KPI директора по процессам и организационному развитию

1. Качество работы

• Индекс удовлетворённости сотрудников организации процессами и регламентами (по опросам)
• Количество нарушений SLA (Service Level Agreement) со стороны процессного офиса
• Количество нарушений, выявленных при аудитах системы управления бизнес-процессами
• Количество претензий (замечаний) к процессам в результате их неправильного или некачественного моделирования или регламентации
• Текучесть кадров в процессном офисе

2. Время

• Доля (процент) проектов / задач организационного развития с нарушением сроков выполнения
• Среднее время (длительность) актуализации / оптимизации процесса (из расчёта на количество моделей)
• Среднее время (длительность) разработки нового процесса (из расчёта на количество моделей)

3. Результативность и эффективность

• Количество оптимизированных / актуализированных процессов (за период)
• Количество разработанных и внедрённых на практике новых процессов (за период)
• Суммарный рост продаж (производства) по оптимизированным бизнес-процессам (за период)
• Суммарное снижение издержек (или экономия) по оптимизированным бизнес-процессам (за период)
• Суммарное снижение фактической трудоёмкости (или времени выполнения) по оптимизированным бизнес-процессам (за период)
• Суммарное снижение очередей или временных задержек по оптимизированным бизнес-процессам (за период)

4. Текущий статус

• Доля (процент) актуальных графических моделей процессов
• Доля (процент) описанных (формализованных) процессов от общего количества процессов
• Доля (процент) процессов, имеющих показатели KPI и постоянно измеряемых
• Средний уровень зрелости процессов (по чек-листам)

Автор

Исаев Роман, www.isaevroman.ru
Полезные практические материалы и примеры из проектов по процессному управлению и организационному развитию в наших каналах: Вконтакте и Телеграм. Подключайтесь!