Тревел политика компании требует постоянного анализа, чтобы действительно была экономия на командировках. Рассмотрим конкретные шаги и примеры, которые помогут оптимизировать затраты без ущерба для комфорта и продуктивности сотрудников.
1. Аудит текущих расходов
Начните с детального анализа всех командировочных расходов за последний год. Разбейте затраты по категориям:
- Транспорт (авиабилеты, ж/д билеты, такси)
- Проживание
- Питание
- Прочие расходы (связь, представительские расходы)
2. Анализ маршрутов и частоты поездок
Определите наиболее частые направления командировок и их периодичность. Это поможет выявить возможности для оптимизации. выяснив частые направления, можно заключить корпоративный договор с авиакомпанией на данном маршруте, что позволит сэкономить на авиабилетах.
3. Оценка политики бронирования
Проанализируйте, как сотрудники бронируют билеты и отели. Часто ли происходят срочные бронирования? Используются ли корпоративные тарифы? Например, внедрение правила бронирования не позднее чем за 14 дней до поездки сократит расходы на 15%.
4. Анализ выбора класса обслуживания
Изучите, какой класс обслуживания выбирают сотрудники для перелетов и проживания в отелях. Ограничение бизнес-класса только международными перелетами длительностью более 6 часов может сэкономить компании 35% на авиабилетах.
5. Оценка использования альтернативных вариантов
Проанализируйте, насколько часто используются альтернативные, более экономичные варианты:
- Видеоконференции вместо личных встреч
- Поезда вместо самолетов на коротких маршрутах
- Апартаменты вместо отелей при длительных командировках
6. Анализ использования корпоративных карт
Оцените, как сотрудники используют корпоративные карты. Все ли расходы соответствуют политике компании?
7. Анализ процесса утверждения командировок
Изучите, как происходит процесс утверждения командировок. Нет ли излишней бюрократии или, наоборот, недостаточного контроля?
8. Оценка удовлетворенности сотрудников
Проведите опрос среди часто путешествующих сотрудников. Их обратная связь может выявить неочевидные проблемы и возможности для оптимизации.
10. Бенчмаркинг
Сравните вашу тревел-политику с политиками других компаний в вашей отрасли. Это поможет выявить области для улучшения.
Регулярный и детальный анализ тревел-политики по этим пунктам поможет выявить скрытые резервы для экономии и оптимизировать расходы на командировки без ущерба для бизнес-процессов и комфорта сотрудников.
Следите за нашими обновлениями, чтобы не пропустить новые интересные статьи и истории! Ознакомиться с системой Colibri, испробовать демо-версию или организовать командировки онлайн можно ЗДЕСЬ