Что такое автоматизация бизнеса и для чего она нужна?
Первое - это уменьшение хаоса в компании, количество хаотичных действий сотрудников.
Это когда собственнику приходится самому следить за всем бизнесом и за сотрудниками.
Такой бизнес всегда находится примерно на одном уровне дохода и не может вырасти, так как при масштабировании такого бизнеса, будут масштабироваться все текущие проблемы и ошибки. Это уже может привести к кассовому разрыву.
Ну и у собственника просто не хватает времени, чтобы сосредоточиться на развитии компании, все внимание уходит на операционную деятельность.
Второе, для чего нужна автоматизация бизнеса - это уменьшение времени сотрудников на выполнение бизнес процессов, на выполнение задач. Или по простому, чтобы убрать рутину.
Ну вот для примера. Работа с замерами. Менеджеру нужно послать мастера на замер. Он передает данные или по телефону или через сообщение. Дожидается подтверждения. Потом ему еще желательно проконтролировать, чтоб замерщик не забыл про этот выезд. Далее нужно получить и Куда-то сохранить лист замера, чтобы не потерять.
На все это тратится много времени, а что еще важнее - внимания.
А можно этот процесс автоматизировать. Менеджер просто заносит данные по замеру в CRM, а система сама отправляет эти данные замерщику и контролирует выполнение. А Замерщик общается с системой, если ему нужно поменять дату замера или отчитаться о выполненном заказе. Когда замер выполнен, система сообщит об этом менеджеру.
Таким образом, практически всю рутинную работу можно автоматизировать.
Но для начала давайте определим, что такое бизнес-процесс?
Бизнес-процесс это задача, которая направлена на ведение деятельности в компании. Например, оплата счета, закупка материалов, отгрузка товара, заключение договора и так далее.
У бизнеса процесса есть 4 составляющие:
- Инициация, то есть начало
- Исполнитель и ответственный
- Результат с отчетом о выполнении
- И стоимость бизнес-процесса
Инициация. Это то, что запускает бизнес процесс. Например новая заявка от клиента.
Ее запускает сам клиент, оставив заявку на сайте.
Некоторые бизнес процессы могут запускаться автоматически, некоторые вручную, об этом более подробно поговорим во второй части видео.
Для инициации любого бизнес процесса нужны вводные данные.
Бизнес процесс не может быть запущен без минимального необходимого набора вводных данных.
Для обработки новой заявки, минимальный набор вводных данных это номер телефона, для замера это контакты клиента, адрес и дата замера. При чем вводные данные могут предоставлять разные бизнес процессы. Например менеджер предоставляет контакты клиента, а замерщик назначает дату и время замера. Тут уже могут быть варианты.
То же касается и монтажа.
Минимальный набор данных для запуска бизнесы-процесса «Монтаж», это готовность продукции и оплата 100% от клиента.
Мы не можем запустить бизнес процесс без минимального набора вводных данных. Например, мы не можем отгрузить товар без оплаты, или мы не можем отгрузить товар, если он еще не готов, хотя оплата уже произведена.
Исполнитель и ответственный. Исполнитель это тот кто выполняет бизнес процесс
А ответственный тот, кто отвечает за выполнение бизнес-процесса.
Это как в спорте, чтобы добиться результатов нужен тренер, который будет за нами постоянно следить, чтоб мы не халтурили. С собой то мы можем договориться, а вот с тренером уже не получится, придется работать качественно.
Это не значит, что вам придется постоянно следить за каждым сотрудником, следить за ними будет система.
Ответственному придется вмешаться, только если система сообщит об ошибке, например когда менеджер забыл позвонить по новой заявке в течение определенного времени, которое ему прописано по регламенту.
Дальше.
Отчет о выполнении. Это одна из самых важных частей бизнес-процесса.
Во первых это позволяет системе и руководителю контролировать выполнение бизнес-процесса, а во вторых, отчитываясь о работе, исполнители вносят данные в нашу будущую управленческую таблицу.
Подробнее о об этом тоже во второй части этого видео.
Последняя составляющая бизнес-процесса это его стоимость, это когда вы начисляете зарплату сотруднику за выполненное действие, например за оплату каждого счета бухгалтеру начисляется по 50 рублей. Но малому бизнесу это пока не нужно, поэтому подробно разбирать эту часть мы не будем.
Теперь давайте поговорим о том, как определить бизнес-процессы компании, с помощью чего их автоматизировать и сколько все это стоит.
Допустим сейчас ваш бизнес это один общий бизнес процесс. Как клетка организма. Начнем его делить на составляющие. Отдел продаж, отдел выполнения обязательств и бухгалтерия. При чем все эти три отдела может вести всего один сотрудник, нам пока это не важно.
Наша задача автоматизировать взаимодействие этих отделов.
Инициация в отделе продаж, это новое обращение клиента. Новый лид. Отчет о выполнении это заключенный договор или отказ клиента.
Чем меньше бизнес, тем меньше бизнес-процессов. Например бизнес процесс заказ материалов в маленьком бизнесе может содержать и проверку технологом, и заказ счетов у поставщиков и оплату счетов и доставку на свой склад.
Собственник может сам поехать к поставщику и все купить на месте. Тут нет смысла создавать отдельный бизнес-процесс для оплаты счета.
Чем больше становится бизнес, тем больше становится бизнес процессов.
Давайте объясню на примерах.
Вот мы продали товар/услугу или заключили договор.
Менеджер вносит данные:
- Сумма договора
- Предоплата
- Остаток оплаты
Система автоматически может рассчитывать оборот компании и дебиторскую задолженность. Если мы привяжем остаток оплаты к дате монтажа или доставки, то получим график поступления платежей.
Далее служба сервиса уже заполняет свои данные:
- Закуп материалов
- Расходы на доставку
- Выплата за монтаж
Система уже может рассчитать нам прибыль.
Мы можем даже автоматически вычесть затраты на операционную деятельность, это расходы которые не относятся к каждой конкретной сделке: аренда, налоги, абонентские платежи и так далее.
Мы просто берем все операционные расходы и делим на количество сделок.
В результате получаем чистую прибыль по каждой сделке.
Здесь уже мы можем увидеть какой продукт более прибыльный, какой менеджер приносит больше прибыли.
Просто бывает, что менеджер продает много, но за счет того, что дает большие скидки и в результате прибыль от него минимальная.
И все эти расчеты мы получаем без дополнительных временных затрат на ведение управленческих отчетов. Мы получаем данные в режиме реального времени.