В рубрике «Зарплата и кадры» - сложные зарплатно-кадровые вопросы простыми словами.
Ошибка 1. Выдают подотчёт посторонним
Выдать деньги под отчёт можно только штатнику либо «физику», с которым у компании заключён ГПД (п. 5, 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Если выдать деньги, к примеру, родственнику сотрудника, то инспекторы сочтут сумму доходом сотрудника и доначислят взносы. Суды соглашаются с этим (постановление АС Центрального округа от 10.04.2023 № А35-10737/2021).
Ошибка 2. Сотрудники передают друг другу подотчётные
Передавать деньги от одного подотчётника к другому нельзя. Это нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП). Ведь выдавать подотчётные можно только из наличной выручки или денег, снятых со счёта. Но, даже если выдавали деньги на карту, перекидывать их между сотрудниками рискованно. Отчитаться о выдаче подотчётных должен именно тот сотрудник, который получил деньги, а остаток вернуть в компанию.
Ошибка 3. Сотрудник возвращает деньги, и их сразу передают другому
Речь о ситуации, когда сотрудник взял деньги под отчёт, отчитался о тратах и вернул неиспользованный остаток в кассу. Эти деньги кассир сразу выдаёт под отчёт другому работнику. Это нарушение кассовой дисциплины. Выдавать деньги под отчёт в общем случае можно только из наличной выручки (п. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У). Если наличной выручки нет, деньги нужно снять с расчётного счёта, а затем выдать под отчёт. Что касается остатка подотчётных, их нужно положить на счёт компании в банке, снять оттуда и только потом выдавать заново (письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561).
Ошибка 4. Не выдают деньги сотруднику, если за ним висит долг за прошлый аванс
Нет никаких ограничений для выдачи подотчёта сотрудникам, которые не отчитались по предыдущему авансу. Есть лишь одно требование — сотрудник обязан отчитаться по подотчётным суммам в срок (п. 6.3 Указания № 3210-У). Вы вправе установить свои сроки для выдачи денег подотчётникам и представления авансовых отчётов. Но по командировкам надо отчитаться в течение трёх рабочих дней после возвращения из поездки (п. 26 постановления Правительства от 13.10.2008 № 749).
Ошибка 5. Не исчисляют НДФЛ и взносы по прощённому подотчёту
Руководство может решить не удерживать из зарплаты работника подотчётные суммы, по которым тот не отчитался. Например, если сотрудник не смог подтвердить расходы документально. Прощённые суммы – это доход «физика». На него начисляются НДФЛ (п. 1 ст. 41, п. 1 ст. 210, п. 4 ст. 226 НК) и страховые взносы (письмо Минфина от 18.10.2019 № 03- 15-06/80212).
Ошибка 6. Подотчёт на карту выдают без заявления
Вы вправе выдавать подотчёт на любую личную карту сотрудника. Причём на безналичную выдачу не распространяются Указания № 3210-У. Из-за этого некоторые бухгалтеры не берут заявления у сотрудников или не оформляют приказ руководителя. Это рискованно. Средства могут посчитать доходом работника, начислить НДФЛ и взносы. Кроме того, в платёжке нужно указывать цели выдачи денег.
