Чем сильнее растет компания, тем больше вызовов получает ее организационная способность. Когда проектов накапливается больше, чем команда способна удержать в голове, в бизнесе начинаются трудности. Например, нарушаются дедлайны, ухудшается качество работы и появляются недовольные клиенты. Именно такой момент настал для «ГеоКорп». Поток заказов превратился в поток проблем.
Скоро команда поняла, что вести множество проектов без системы управления — это как попытка удержать песок в руках: чем крепче сжимаешь, тем больше он выскальзывает. Сможет ли Аспро.Cloud вернуть бизнесу контроль над хаосом? Ответ — в кейсе.
📌 Читайте материал и узнайте, как качественно выполнять много проектов сразу. Если вам также необходимо разобраться с хаосом в процессах, записывайтесь на бесплатную демонстрацию системы Аспро.Cloud или попробуйте функционал самостоятельно.
Познакомимся с «ГеоКорп» поближе
Основное направление работы «ГеоКорп» — проектирование и инженерные изыскания. Компания комплексно изучает природные условия территории и факторы техногенного воздействия, например, загрязнение воды, воздуха и почвы. Это помогает создавать эффективные проекты в сфере строительства, энергетики и транспорта, которые не вредят природе.
Сейчас «ГеоКорп» делает упор на проектирование линейных объектов: линий электропередач и связей, а также занимается газоснабжением.
Компания появилась в 2012 году, и вот уже на протяжении 12 лет она успешно растет и развивается. «ГеоКорп» выполняет как подрядные, так и проектные работы. Во втором случае заказчиками выступают: «Газпром», «Газпром межрегионгаз» и «Газпром газораспределение».
Команда состоит из 70 человек и делится на 4 отдела:
- Отдел сбора исходных данных. Специалисты обрабатывают письма, запросы и занимаются кадастровыми работами.
- Отдел проектирования. Сотрудники разрабатывают технические проекты, создают чертежи и техническую документацию.
- Отдел изыскания. Здесь работают геодезисты, экологи, геологи.
- Отдел главных инженеров. Специалисты, которые взаимодействуют с клиентами и сопровождают проект на каждом его этапе.
Переломный момент в работе
Внедрить систему для управления бизнесом команда «ГеоКорп» решила, когда количество объектов резко увеличилось. Причем все новые проекты шли параллельно друг с другом. Но из-за отсутствия системности выполнять их эффективно не получалось. И с этим нужно было бороться.
У нас был полный хаос. Некоторые главные инженеры хранили всю информацию по проектам и финансам в блокнотах. Даже до Excel не доходили.
Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп»
Также в компанию стало приходить все больше и больше сотрудников. Поэтому важно было создать единую систему проектов, которая бы помогала новичкам быстро адаптироваться и понять принцип работы.
Сначала компания остановилась на одном из популярных сервисов для ведения проектов и постановки задач. Но после 4 месяцев работы в нем, решила найти более подходящее решение. Для этого было несколько причин.
Нас не устраивал интерфейс. Он был неудобным, даже, можно сказать, недружелюбным. А это, между прочим, очень важно: когда открываешь программу, и она тебе визуально нравится. Также мы не могли посмотреть, что происходит по всем проектам.
Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп»
Критериями для выбора новой системы стали:
- простой интерфейс;
- возможность планирования и выполнения проектов;
- связка проектов и финансов;
- бесшовная коммуникация между всеми отделами.
Так команда пришла к решению Аспро.Cloud.
Впервые о системе Аспро.Cloud рассказал наш заместитель генерального директора. Затем в сервисе начал работать весь руководящий состав. Уже после этого мы добавили в систему исполнителей и провели для них обучение.
Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп»
Подробнее о процессе внедрения
Внедрение Аспро.Cloud началось в июле 2023 года. Главный инженер проекта самостоятельно изучала функционал системы и адаптировала инструменты под потребности бизнеса. Чтобы облегчить этот процесс, компания обратилась за помощью к специалистам Аспро.Cloud. Они провели два обучающих урока: ознакомительный и по финансовому учету.
Внедрение заняло около месяца. После этого вся команда «переехала» в Аспро.Cloud.
Спустя полгода работы в системе могу сказать, что мы стали уверенными пользователями. Все доступно и понятно. Особенно мне нравится документация по работе в Аспро.Cloud. Не нужно знать каких-то специальных терминов, чтобы разобраться в системе. Если придет новый сотрудник, мне достаточно отправить ему ссылку на руководство по сервису.
Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп»
Инструменты для эффективной работы строительной компании
Посмотрим, какие инструменты команда использует, и чем они помогают сотрудникам в повседневной работе.
Шаблоны проектов и задач
Самый важный инструмент в Аспро.Cloud для «ГеоКорп» — шаблоны. Эта функция помогает команде не тратить время на создание рабочего процесса и быстро запускать проекты.
👉 Читайте также: Шаблон для проекта: как выполнять заказы на автопилоте
Все проекты в компании проходят через одни и те же этапы. Поэтому изначально команда создала всего один шаблон и пользовалась им постоянно. Но спустя время специалисты решили переработать структуру, и вот почему.
Сначала мы зацепились за линейный принцип закрытия вех и задач в системе. Но потом поняли, что это неважно, и отказались от последовательного выполнения. Все-таки проекты — это про творчество. Рабочий процесс может быть цикличным и даже хаотичным. Поэтому родился новый шаблон. Благодаря тому, что мы визуализировали проект в Аспро.Cloud, мы смогли улучшить процесс его выполнения. Коллеги подтверждают, что новый подход гораздо удобнее.
Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп»
Сейчас шаблон проекта «ГеоКорп» выглядит вот так:
В нем, например, появился этап «Приостановка», который нужен на тот случай, если договор с клиентом прерван. Также теперь есть этап «Выпуск». При переходе на него проект закрывается для всех, кроме архивариуса.
И главное: некоторые задачи и вехи, которые находятся между этапами «Инициация» и «Завершение» теперь могут быть повторяющимися или вообще не выполняться.
Новый шаблон больше подошел под специфику компании. Если проект готов, но не получено согласования от какой-то инстанции, команда может завершить процесс по договоренности с заказчиком.
Менеджеры проектов
Поговорим еще немного о проектах. Все-таки герой нашего кейса — проектная компания :)
В «ГеоКорп» за каждым заказом закрепляется свой главный инженер. Всего таких специалистов в компании трое. Но у каждого из них может быть по 30 проектов одновременно.
Чтобы избежать хаоса и четко распределить ответственность, при создании проекта в Аспро.Cloud главный инженер добавляет себя в «менеджеры проекта». Это позволяет специалисту видеть изменения только по своим объектам и не сбиваться из-за лишней информации.
А руководитель может посмотреть, какие проекты ведет каждый главный инженер, и при необходимости погрузиться в процесс.
Списки
В модуле «Списки» команда работает с входящей и внутренней документацией, а также контролирует договоры с подрядчиками и клиентам.
Нам очень удобно работать с этим модулем. Еще мы создали список по всем нашим проектам. Не всем сотрудникам интересна финансовая часть, поэтому мы сделали статистику по направлениям и этапам работы, например, инженерному изысканию.
Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп»
База знаний
С помощью модуля «База знаний» руководители создали курс молодого бойца. В нем собрана вся необходимая информация для сотрудников, которые только вышли на работу. Например, история компании, распорядок дня, оформление больничных и отпусков.
Благодаря этому инструменту руководителям в «ГеоКорп» не приходится каждый раз объяснять принципы работы. А новичкам легче адаптироваться и изучить информацию в своем темпе. При необходимости каждый сотрудник может вернуться к курсу и освежить в памяти нужный материал.
Также, если мы сейчас утвердим новый шаблон проекта, то мы сможем добавить его в базу знаний. Это поможет отразить шаблон для всех и показать, как устроен процесс работы.
Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп»
👉 Подробнее о возможностях модуля
Мобильное приложение
Сотрудники «ГеоКорп» часто находятся в дороге, командировке или на совещаниях. Поэтому не всегда могут работать в системе с компьютера. Чтобы не упустить ничего важного, команда пользуется мобильным приложением Аспро.Cloud: ставит задачи, отслеживает прогресс проектов и любые другие изменения в них, общается в мессенджере.
Иногда так бывает, что в процессе работы совсем забываешь заходить в систему и следить за выполнением проекта. Мобильное приложение в этом плане спасает. На телефон приходит уведомление, и ты сразу понимаешь, что нужно зайти в Аспро.Cloud.
Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп»
👉 Узнать больше о мобильном приложении Аспро.Cloud
Список контактов
Мы очень активно пользуемся списком контактов. В нем у нас уже много контрагентов: и клиенты, и подрядчики. Удобно, что любой контакт можно привязать, например, к проекту.
Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп»
Другие инструменты модуля CRM команда пока что не использует.
Итоги и общее впечатление
С помощью Аспро.Cloud мы избавились от хаоса в рабочих процессах. Теперь мы не боимся вести параллельно больше 100 проектов. Это позволяет компании расти.
Если человек уходит в отпуск или увольняется, вся информация по его проектам остается в системе. Тот, кто выходит на замену, не испытывает вообще никаких проблем. Это очень удобно.
Конечно, сейчас все настроено неидеально. Например, раньше мы сильно конкретизировали задачи, расписывали каждую мелочь. Проект превратился в мусор. Сейчас от этого отходим. Также вначале мы воспринимали систему как нечто официозное, но сейчас я понимаю, что для удобства нужно использовать тот же язык, что и в жизни. Думаю, что через полгода мы придем к идеальному для нас принципу работы.
Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп»
Мы надеемся, что команда сможет работать еще эффективнее и выполнять еще больше проектов! А чтобы узнать, как Аспро.Cloud поможет вашему бизнесу, записывайтесь на бесплатную демонстрацию.