The Wall Street Journal выяснил, что сотрудники и руководители тратят два полных дня в неделю на электронную почту и встречи. А сами задачи делать когда? 🥸
Делимся знаниями, как повысить эффективность встреч на этапе подготовки, чтобы не тратить время на бесполезную болтовню.
→ Определите чёткое «зачем»
Прежде чем ставить очередной звонок в зум, задайте вопрос, а что мы хотим получить в итоге. Можно ли обойтись без этой встречи вообще и решить вопрос иначе?
Цель встречи — это действие аудитории, а не набор наших хотелок по типу — «ознакомить», «показать экспертизу» или «отчитаться». Ответьте не на вопрос «что это за встреча?», а «зачем её нужно проводить и какой конечный результат мы хотим получить?».
Сравните:
«Собрание, посвящённое новому клиенту» 🆚 «Обсудим шаги, которые нужно сделать, чтобы заключить долгосрочный контракт с новым клиентом».
Какая формулировка помогает держать фокус на реальной пользе от разговора?
→ Определите, кто вам действительно нужен
Если серьезно не подойти к вопросу подбора участников, то часть из них может попасть в шуточную категорию «ждуны», где будут смиренно ждать, когда понадобятся в разговоре.
На самом деле, на встрече нужны две категории людей — ЛПРы (лица, принимающие решения) и ЛВРы (лица, влияющие на решение).
Да, именно их обычно трудно заманить на встречу — для этого нужны ясные аргументы.
Суть приглашения не сводится к тому, чтобы просто известить кого необходимо о предстоящей встрече. Любой контакт нужно продавать — прояснять приглашённым, как совещание поможет решить конкретную проблему бизнеса и, как следствие, человека, которого мы просим прийти.
Если на встречу пригласили вас, но вы не понимаете, зачем вы там нужны, отзовитесь вежливым письмом с просьбой ответить на два вопроса
— Какова цель этого собрания?
— Какая конкретно польза будет от моего присутствия?
→ Определите формат встречи
Приоритизируйте встречи по степени влияния их на результат компании — ключевые старайтесь проводить очно, а для решения операционных задач будет достаточно видеозвонка.
Все «мелкое» заслуживает короткого телефонного звонка или сообщения в мессенджерах.
Каждый раз, когда снова захотите предаться соблазну собрать зум «на 15 минут» — возвращайтесь к этим трем тезисам.
Сколько времени занимают рабочие встречи в вашем календаре? Все ли они кажутся вам полезными? Делитесь в комментариях.
Если вы понимаете, что большую часть рабочего времени тратите на разговоры ни о чём и хотите научиться управлять своим временем с пользой — присмотритесь к нашей программе обучения «Встречи, которые работают».
Подписывайтесь на нас в Телеграм — там вы найдете больше наших материалов.атериалов.