Восстановление финансового порядка в компании: путь к прозрачности и эффективности

Периодически внедрение 1С УНФ превращается в полноценный проект по наведению порядка в бизнесе в целом.

Так получилось в одном из проектов с которым мы сейчас работаем. Компания занимается продажей запчастей для строительной техники. С ней подписано соглашение о неразглашении, поэтому названия, имена называть не буду.

Собственник обратился с проблемой, что он не понимает финансовой картины своего бизнеса. Из-за этого он не может толком проверить эффективны ли его решения, не понимает куда вообще двигается его компания, что с ней происходит. Он хочет перейти в роль владельца, который не принимает участие в операционной деятельности. Но при текущем хаосе в данных просто боится это сделать, потому что не знает как контролировать работу наемного директора.

Компания уже несколько лет «работает» в 1С УНФ, что-то туда заполняется, но собственник не понимает верные ли там данные, как там увидеть прибыль и т.д.

Хочу поделиться опытом, какие проблемы мы выявили, какие шаги предприняли для их решения и какие результаты уже получили.

Данный проект ведет мой коллега Сергей Мельник, где он из внедренца УНФ превратился в полноценного кризис-менеджера.

Какие были выявлены проблемы?

Проверка отчетности: При анализе отчетности мы обнаружили, что данные, предоставляемые директору в Excel, не сходятся с фактическими данными и бухгалтерскими документами. Сначала это выглядело как простая ошибка, но позже выяснилось, что это было систематическое явление.

Ошибки и несоответствия:

• Финансовые показатели: Ничего не сходилось, в том числе движения по кассам и банковским счетам.
• Дебиторская и кредиторская задолженности: Данные по клиентам и поставщикам не соответствовали действительности, были завышены или занижены.
• Заказы: Множество незакрытых заказов в 1С, что создавало путаницу и задержки в работе.
• Себестоимость: В 1С по многим заказам отсутствовала себестоимость (либо отсутствовали документы поступления товара, либо они были заведены датой позже реализации), из-за этого валовая прибыль была неверная.
• Зарплата: Рассчитывалась в Экселе бухгалтером, данные в которой было очень сложно проверить.
• Склад: Обнаружены товары, по 1С числившиеся на складе, а фактически отсутствующие.

Какие шаги были предприняты?

1. Найм нового бухгалтера: Текущий бухгалтер вместо того, чтобы устранять свои же ошибки, саботировала процесс нашей работы, всячески пыталась очернить нашу команду, показать директору нашу некомпетентность. В итоге, постепенно диагностика показала, что все ровным счетом наоборот. Ткнули в данные в 1С УНФ, там бардак и неразбериха, потом ткнули в данные в 1С Бухгалтерии, там такая же история. Директор все равно не верил. Привлекли стороннего бухгалтера. Она подтвердила ошибки.

В итоге нанят новый бухгалтер, которая приступила к наведению порядка, в частности сверке расчетов с покупателями и поставщиками.

2. Восстановление себестоимости: По мере внесения в 1С УНФ недостающих документов поставок товара и исправления дат внесенных ранее внесенных документов поступления товаров, данные по себестоимости постепенно приближаются к фактическим значениям

3. Введение новой системы премирования:

• Переработка системы премий: Ранее менеджеры получали премии в виде % от оплат покупателем. Примерно прикидывалась норма прибыли по всем сделкам и на какой-то период устанавливался % премии от оплат. Цикл сделки может длится до полугода, т.е. клиент оплатил в январе и потом ему в течении полугода частями отгружается товар, который чаще всего закупали ближе к моменту ближайшей отгрузки, но цена закупа товара могла изменится и ранее планируемая прибыльность по сделке соответственно тоже.
  Сейчас когда себестоимость становится более реальной, в 1С всплывают заказы проданные в убыток либо с более низкой маржой, чем планировалось. А ведь менеджеры за них получали премии.
  Чтобы этого не повторилось схема расчета премии была полностью пересмотрена нашей командой, согласована с владельцем и внедрена. Она рассчитывается от валовой прибыли по факту закрытия сделок.
• Автоматизация расчета зарплат: Ранее процесс был долгим и неточным, что позволяло злоупотреблять системой. Мы создали механизм автоматического расчета зарплат, что исключило человеческий фактор и сократило время на подготовку отчетов.

4. Назначение ответственных лиц:

• Руководитель отдела продаж: Мы предложили владельцу ввести новую должность в компании - Руководитель отдела продаж. Из числа активных и неравнодушных членов команды директор назначил временно исполняющего обязанности РОПа (ранее продажниками вообще толком никто не командовал, были сами по себе), который в первую очередь принял ответственность за первичные документы и расчеты с НДС. Теперь это конкретный человек, который отвечает за правильность оформления документов и взаимодействие с клиентами.
• Карточки контрагентов: Навели порядок в данных контрагентов, чтобы избежать ошибок в документации. Например, теперь юрлицо не может быть записано как частное лицо.

Какие результаты уже получены?

Прозрачность и эффективность: Мы значительно повысили прозрачность и эффективность работы компании. Новая система учета и контроля позволяет оперативно выявлять и устранять ошибки.

Сокращение времени на обработку данных: Автоматизация расчета зарплат и других процессов позволила сократить время на их подготовку и уменьшить количество ошибок.

Улучшение контроля: Назначение ответственных лиц и введение должностных инструкций улучшило контроль над выполнением задач и снизило риски ошибок и злоупотреблений.

Порядок в складских и бухгалтерских данных: Удалось навести порядок в складских и бухгалтерских данных, что положительно сказалось на общей работе компании.

Как продолжается работа над улучшениями?

Мы понимаем, что процесс улучшения работы компании не останавливается на достигнутом. Вот как мы планируем двигаться дальше:

Постоянный аудит и контроль

Мы внедрили регулярные проверки для выявления и исправления ошибок на ранних этапах. Аудит помогает нам поддерживать высокие стандарты и предотвращать повторение прошлых ошибок.

Обучение сотрудников

Обучение персонала новым стандартам и требованиям стало одной из наших приоритетных задач. Мы проводим регулярное обучение, чтобы все сотрудники понимали важность точной и своевременной отчетности.

Внедрение современных технологий

Внедрение 1С УНФ продолжается. Необходимо прийти к тому, чтобы финансовую картину бизнеса собственник смотрел только в отчетах в 1С УНФ. Нами моделируются цепочки документов, которые нужно создавать в той или иной ситуации, пишутся инструкции, проверяются текущие документы, выявляются ошибки и дается обратная связь по ним. Сотрудники довносят документы за прошлые периоды, исправляют согласно нашим замечаниям. Скоро получим все 3 главных финансовых отчета в одной программе - ДДС, ОПиУ, Баланс, которые сходятся между собой.

Постоянная коммуникация

Налаженная коммуникация между отделами и сотрудниками играет ключевую роль. Мы создали внутренние каналы для оперативного обмена информацией и решения возникающих вопросов.

Какие планы на будущее у компании?

Завершить внедрение 1С УНФ, чтобы появился фундамент в виде твердой аналитики на основе которой собственник сможет принимать взвешенные решения.

Далее, досборка ключевой команды и уже вместе с ней создание долгосрочной стратегии роста компании до сначала регионального уровня, а далее до федерального.

Наш опыт показывает, что выявление и систематическое устранение проблем в отчетности и управлении могут значительно улучшить работу компании.
Если у вас есть вопросы или вы хотите узнать больше о нашем опыте, пожалуйста, свяжитесь с нами через телеграм https://t.me/galin_alik