Мы большие фанаты процессного управления. Просто потому, что через анализ бизнес-процессов можно более точно определить, что влияет на сроки и бюджет проекта, оценить это и учесть при планировании.
При использовании метода для планирования и контроля финансового результата, который базируется на анализе процессов определяется:
1. количество ресурсов, которые необходимо использовать для выполнения действия или процесса, чтобы получить требуемый результат.
2. сколько эти ресурсы стоят.
Этот метод, конечно, требует определенной выносливости и усидчивости, и на этапе разработки займет некоторое время.
Тем не менее у вас на руках будет инструмент планирования, который будет отвечать на вопросы:
1. с учетом каких факторов сделан прогноз (обоснованность)?
2. что и почему изменилось по сравнению с базовым планом (оценка принимаемых решений и качества работы)?
3. как повлияет изменение факторов на результат (сценарное планирование)?
4. как оптимизировать использование ресурсов?
5. кто отвечает за достижение бюджетного показателя?
Основная задача при использовании этого метода – разобрать процесс на составные части, провести анализ и уже потом составлять планы на жизнь. В этот момент главное определить, насколько детально будет погружение в процесс.
Помните, чем детальнее планирование – тем больше времени потребуется на ежемесячную актуализацию и тем сложнее организовать сбор факта. Без фанатизма!
Когда бюджет составлен, распределить его уже не так сложно.
Рассмотрим на примерах.
Фонд оплаты труда
Чтобы рассчитать бюджет нам требуется знать сколько людей будет работать в каждом месяце и среднюю ставку. Для этого определяем потребность в персонале, график набора и стоимость.
Использование такой формы позволит рассчитывать эффект от изменения численности, особенно когда нужно наращивать ее из-за отставания, или сколько и кого нужно набрать под новый проект.
Также можно определить ответственных за составление, исполнение и актуализацию плана.
Расходы по договорам подряда
Здесь и пересекаются графики с финансами. На основании графика проекта делается прогноз того, как подрядчики должны выполнять работы, а мы – соответственно оплачивать их. Сюда же встраивается график поставок, который привязывается к выполнению работ. В этом случае, можно каждый месяц видеть как и почему меняется базовый план и если получится вовремя заметить проблему и начать устранять ее.
Вот такой график переводится в стоимостные показатели, как по выручке, так и по договорам подряда на основании заданных лимитов по каждой статье.
Используя метод планирования, который базируется на анализе процессов и их взаимосвязи можно:
1. видеть из каких работ складывается выручка в каждом отчетном периоде;
2. анализировать проблемы, которые мешают выполнить работы в установленные графиком сроки и принять необходимые управленческие решения.
Заключение
В планировании нет категорий «правильно» или «неправильно». Если можешь обосновать и доказать жизнеспособность допущений, то они могут быть использованы для составления бюджетов.
Хотя маленькая оговорка нужна - неправильно, когда планирование отсутствует вообще.
На практике используется комбинация методов при подготовке бюджетов, так как любая система имеет некоторые ограничения и их необходимо учитывать при планировании (рекомендуем познакомиться с теорией ограничения систем Голдратта - хорошая статья по ссылке).
Компании необходим разработать такой набор инструментов, который позволит установить контроль за денежными потоками и прибылью с учетом жизненного цикла проекта, компании, количества и качества ресурсов, и других особенностей.
Автор: Вера Питинова