Если вы занимаетесь обучением, будь то школа, детский центр или частные курсы/мастер-классы, вам рано или поздно понадобится система для учета клиентов. Нет единого верного решения - можно запоминать все наизусть, записывать вручную, использовать Excel или перейти на автоматизированные системы (CRM).
Каждый подход имеет свои преимущества и скорость обработки данных. Выбор зависит от ваших предпочтений, целей и готовности тратить время на ведение записей. Компьютеризация учета всегда ускоряет обработку данных. Чем больше информации, тем заметнее преимущества автоматизированных систем по сравнению с ручными записями.
Блокнот: простота против эффективности
Если вы только начинаете, имеете небольшое количество клиентов (5-10 в месяц) и работаете без сайта, блокнот или телефон вполне подойдут для учета. На этом этапе вам не важны глубокие аналитические данные: средний чек, расходы на привлечение, конверсия. Достаточно просто считать деньги.
Когда бизнес растет:
По мере роста бизнеса, блокнот становится менее эффективным. Увеличивается количество клиентов, диалогов, а также необходимости в повторных контактах (перенос занятий, подтверждения, напоминания).
Записи в блокноте теряются среди других заметок, искать информацию становится трудно.
Отслеживание статуса клиентов: "думает", "подтвердил", "отказался" - все это сложно записывать и анализировать.
Финансовый учет становится сложнее: нужно подсчитывать выручку, отслеживать расходы на рекламу и эффективность каждого канала привлечения.
Преимущества блокнота: простота и доступность.
Недостатки:
- Неудобство при работе с большим количеством заявок.
- Все расчеты вручную.
- Отнимает много времени на каждую операцию.
- Не подходит для работы в команде.
- Нет интеграции с сайтом.
- Отсутствие автоматических оповещений.
Вывод: Блокнот хорош для старта, но по мере роста бизнеса становится неэффективным и требует больше времени и усилий.
Excel: условно-бесплатный инструмент с ограничениями
Excel – это распространенный инструмент, знакомый многим и от этого достаточно простой в освоении. Сложных настроек не требуется, можно создать таблицу с необходимыми полями и сразу же начать заполнять ее данными, чтобы потом оформить как нужно.
Информация о клиентах находится в быстром доступе, поиск и фильтрация позволяют выдать нужное поле по запросу.
Можно использовать облачные сервисы (Яндекс.Диск, Google Drive) для защиты данных и доступа с разных устройств.
Ограничения Excel:
Ручная работа: Заявки с сайта нужно вводить вручную, что занимает время.
Отсутствие автоматизации: Необходимо вручную настраивать формулы, подсчеты, анализ UTM-меток.
Сложность для команды: Работа в команде требует дополнительных усилий: обмен данными, управление доступом, риск потери конфиденциальности.
Отсутствие интеграции: Нет связи с сайтом, нет автоматических оповещений для клиентов.
Вывод:
Excel - это удобный инструмент для работы небольшой школы, но по мере роста бизнеса возникают ограничения:
Потери времени из-за ручного ввода данных и отсутствия интегрированной автоматизации. Неудобства для совместного доступа и управления информацией.
Excel - это временное решение, которое в дальнейшем потребует замены на более эффективные инструменты, если вы планируете серьезный рост для учебного центра.
Профильная CRM специально для школ и детских центров
Автоматизированные системы учета (CRM) предлагают мгновенный доступ к информации о клиентах, без ограничений, присущих Excel. Они просты в использовании, не требуют сложной настройки и предоставляют богатый функционал.
Онлайн CRM для удобства: Для школ и детских центров оптимальным вариантом является онлайн-CRM, позволяющая работать с клиентами из любого места. При этом разграничение доступа позволяет вести одновременную работу нескольких пользователей без ограничений и риска потери данных.
Стандартные CRM, рассчитанные на общий бизнес, не всегда подходят для образовательных учреждений. В профильных системах роме учета лидогенерации доступны:
Расписание: То, вокруг чего строится работа любой школы.
Программы и группы: Учет программ обучения, открытие и закрытие групп, отслеживание количества участников.
Динамика групп: Смена дат начала занятий, назначение и замена преподавателей.
Финансовый учет: Отслеживание финансов по каждой группе расчет зарплат педагогов и администраторов.
Что важно для школ в CRM?
- Автоматическое отображение информации о группах на сайте.
- Автоматические напоминания о начале занятий для каждой группы.
- Напоминания о пропусках и необходимости отработки.
- Учет документов, домашних заданий.
- Отслеживание загрузки аудиторий, залов, площадок.
- Учет товаров и складов, расходных материалов.
Для школ и детских центров на высоком уровне развития необходимы специализированные CRM-системы, учитывающие специфику учебного процесса. Они должны быть простыми в использовании, иметь возможность работы с группами, интегрироваться с сайтом и предоставлять автоматические оповещения ученикам.
Выбор за вами: бумага или современные инструменты?
Конечно, даже для большой школы можно использовать бумажный учет. Но стоит попробовать CRM-систему и сравнить, насколько удобнее и эффективнее становится работа.
CRM - это не просто модный тренд, это инструмент для:
- Быстрого доступа к информации о клиентах.
- Удобной работы с группами и программами.
- Автоматизации напоминаний и оповещений.
- Получения аналитических данных о вашем бизнесе.
Правильно подобранная CRM может:
+ Сэкономить ваше время и ресурсы.
+ Улучшить качество обслуживания клиентов.
+ Сделать ваш бизнес более эффективным и прибыльным.
А если вам нужна CRM для школы – вы знаете, какую выбрать ;) Желаем вам успехов в развитии вашего образовательного проекта!