Меня зовут Вероника Чмыхова, я практикующий консультант по бизнес-процессам, с 2008 года веду проекты и помогаю выстраивать эффективные бизнес-процессы. Специализируюсь на малом бизнесе, потому что люблю очень простые и недорогие решения. Развиваю свой Телеграм-канал про бизнес-процессы и системное управление.
Способ №1.
Избавьтесь от бумажных документов, или хотя бы минимизируйте их количество.
Если у вас в компании сотрудники заполняют бумажные бланки, ведут бумажные журналы и тетрадки, предоставляют отчеты в виде фотографии заполненного листочка – самое время подумать о переходе на электронный формат.
Бланки можно заменить формами из гугла или файлами в папке на сервере. Журналы, тетради и отчеты – хотя бы в экселе. В идеале, если всё это сразу вносить в учетную систему (программу).
Это прекрасный способ сэкономить время сотрудников.
Все что записывается сразу в электронном виде - можно быстро посчитать, проанализировать, сравнить, увидеть общую картину происходящего. Нет потерь времени на поиск по журналу или бланкам.
Кто-то скажет «а давайте посадим оператора, который будет из бумажек все вбивать в таблицы». Такое решение иногда оправдано, если это тысячи документов каждый месяц. Например, для внесения первичных документов. Но тут уже решение найдено и все массово переходят на системы ЭДО.
Но есть нюансы.
Когда появляется такая роль как оператор по обработке бумажных документов, надо понимать, что это узкое горлышко в процессе.
Как правило, он один на кучу документов. Если он заболел – на его место нужно посадить кого-то другого.
А когда сами сотрудники вбивают информацию напрямую в программу или таблицу, то это упрощает процесс.
Вот для примера, было так:
1) Сотрудник заполняет бумажный бланк.
2) Передача бланка оператору.
3) Оператор вносит данные их бланка в таблицу или программу.
4) Данные попадают в отчеты.
А как будет, если убрать бумажки:
1) Сотрудник заполняет данные в таблице или программе.
2) Данные попадают в отчеты.
✅ Количество действий сократилось, а значит процесс стал проще.
Способ №2.
Общие таблицы и базы данных.
Все привыкли, что каждый отдел ведет себе свои таблицы, удобные и доступные только им. Но что если эта информация нужна другим подразделениям?
Пример. В компании ежедневно проходят планерки отдела логистики и отдела транспорта, чтобы стыковать информацию по ремонтам и поездкам. Когда какая машина в доступе и куда может поехать.
⚠️ Планерки занимают по 15-20 минут, в месяц это 5-7 часов рабочего времени каждого участника.
А если график ремонта автомобилей (или доступности транспорта) сделать общедоступным файлом - тогда планерки не нужны🚀. Отдел логистики видит, когда какие машины свободны и планирует маршруты.
✅ Экономим время сотрудников (5-7 часов в месяц) и повышаем их продуктивность.
Способ №3.
Сокращение цепочек согласования решений и документов.
Сначала нужно посмотреть, какие решения и документы нужно согласовать в обязательном порядке, а какие можно отдать на решение сотрудникам. Например, вводим стандартные шаблоны договоров, которые нет необходимости проверять большому количеству людей. Достаточно только одного прямого руководителя. И могут быть нестандартные договоры, которые уже проходят по полной цепочке согласования.
Пересмотрите список участников согласования. Часто бывает, что человек участвует в согласовании только для того, чтобы быть в курсе происходящего. Такие ситуации нужно найти и придумать способ информирования (например, выкладывать где-то скан документа).
Согласование лучше всего делать параллельным. Отправляем документ сразу всем в электронном виде, собираем обратную связь в течение 1 дня, вносим корректировки и отправляем на утверждение.
✅ Экономим время сотрудников и повышаем их продуктивность.
_______________________________________________
Из статьи вы узнали о трех способах оптимизации рабочих процессов, на самом деле их гораздо больше.
Часто решением проблемы становится простая систематизация процесса, когда все действия разбираются по косточкам и выстраиваются в правильном порядке.
Вероника Чмыхова, эксперт по построению и оптимизации бизнес-процессов.
Еще больше полезных материалов о бизнес-процессах читайте в моем Телеграм-канале.