Грамотное управление запасами имеет очень большое значение для успешного функционирования любого бизнеса. Так складской учет позволяет отслеживать количество товаров на складах, что и помогает избежать там как избытка, так и нехватки необходимых запасов. Систематизация всех данных о запасах помогает оптимизировать процессы закупки и продаж, что и снижает затраты и повышает эффективность. А точный учет позволяет быстрее обрабатывать заказы, а также избегать задержек, что способствует повышению удовлетворенности клиентов.
Рассмотрим верное ведение складского учета в программе «1С:Бухгалтерия».
Подготовка программы «1С:Бухгалтерия»
Перед самым началом работы необходимо правильно настроить программу для корректного ведения складского учета. Начнем с ведения розничной торговли:
- Перейдите в раздел «Главное». В столбце «Настройки» перейдите по пункту «Функциональность». В списке перейдите в раздел «Розничная торговля» и поставьте галочку напротив пункта «Учет товаров в розничной торговле»;
- Потом вернитесь в «Главное» и в «Настройках» перейдите по пункту «Учетная политика». В пункте «Способ оценки товаров в рознице» выберите вариант.
Следующим настроим учет по местам хранения и создадим склад:
- Перейдите в раздел «Администрирование». Потом же в столбце «Настройки программы» перейдите по пункту «Параметры учета». Кликните по ссылке «Настройка плана счетов». Перейдите по ссылке в группе «Учет запасов»;
- После этого поставьте галочки напротив пунктов «По партиям (документам поступления)», а также «По складам (местам хранения)». Перейдите в раздел «Справочники». В столбце «Товары и услуги» перейдите по пункту «Склады»;
Если у вас имеются склады, то выберете нужный, кликните по «Использовать как основной», чтобы при учете фактов хозяйственной жизни склад автоматически подставлялся. Если же нет ни одного склада, то его можно создать по алгоритму:
- На этой же странице нажмите «Создать» и заполните поля «Название», «Тип склада» и «Тип цен» в соответствии с целями. Подключите кассу, кликнув по ссылке «Добавить кассу». Выберите там нужный пункт. В поле «Ответственное лицо» нужно указать сотрудника, ответственного за склад на данный момент.
Переход на новую информационную базу
Если до этого учет на предприятии велся в другом программном продукте, то необходимо произвести перенос остатков по счетам в новую базу. Для этого:
- Перейдите в раздел «Главное» и в столбце «Начало работы» перейдите по пункту «Помощник ввода остатков». Из представленного списка выберете необходимый счет, после чего кликните по «Ввести остатки по счету» и в открывшимся окне нажмите на кнопку «Создать». После нажмите на кнопку «Добавить», и, как появится счет, кликните по кнопке «Провести и закрыть»
Таким нехитрым образом можно успешно и правильно перенести все остатки по счетам в новую базу и уже комфортно начать свою работу в программе 1С.
Отчет по остаткам товаров
Прежде чем готовить отчет по остаткам товаров, необходимо будет настроить и контроль за отрицательным остатком. Для этого в «1С:Бухгалтерии» перейдите в раздел «Администрирование», в столбце «Настройки программы» перейдите по пункту «Проведение документов». Не забудьте в конце убрать галочку напротив пункта «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учет».
Это действие необходимо для того, чтобы предотвратить создание документов по списанию/реализации запасов при отсутствии таковых на складе и избежать появления отрицательных остатков. А чтобы вовремя получать оповещение об отрицательных остатках, можно в 1С быстро настроить соответствующий отчет:
- Перейдите в раздел «Склад». Далее в столбце «Отчеты» перейдите по пункту «Контроль отрицательных остатков». В окне укажите необходимый период и нажмите «Сформировать». При отсутствии отрицательных остатков выдастся пустой отчет. При наличии отрицательного остатка выдастся другой документ с указанием склада, товара и счета, где остаток является отрицательным. Уже после устранения причины неполадок документ пропадет из такого отчета.
После проведения всех необходимых настроек выше для устранения ошибок, можно уже перейти и к формированию отчета по остаткам товаров на складе:
- Перейдите в раздел «Склад». Потом в столбце «Отчеты» перейдите по пункту «Остатки товаров». Выбрав необходимую дату, можно и увидеть все остатки товаров на указанное число. Кликнув на «Показать настройки» появится еще возможность скорректировать состав отчета. Если необходимо увидеть всю информацию по всем складам, а не только по конкретному, выбираем склад, нажимаем на кнопку «Удалить» и далее кликаем по кнопке «Сформировать».
Поступление и списание товаров
Для отображения товара перейдите в раздел «Покупки», в столбце перейдите по пункту «Поступление (акты, накладные, УПД)», разверните список, кликнув по «Поступление», и выберите там либо «Товары (накладная, УПД)», либо «Товары, услуги, комиссия», заполните информацию и выберите склад в поле «Склад». Но если он всего один, то выбора и не будет. После нажмите «Провести и закрыть».
Списание всех товаров происходит по схожему алгоритму. Перейдите в раздел «Продажи». Потом перейдите по пункту «Реализация (акты, накладные, УПД)». Разверните список, кликнув по «Реализация», и выберите «Товары (накладная, УПД)». Заполните информацию и выберите склад в поле «Склад». Если он у вас один, то выбор не будет предоставлен. После нажмите на «Провести и закрыть».
Перемещение товаров и материалов
Для перемещения объектов на складе перейдите в раздел «Склад», перейдите по пункту «Перемещение товаров, материалов», добавьте объект и выберете «склад-отправитель» и «склад-получатель», между которым и будет перемещен объект. По завершении настройки данных нажмите на «Провести и закрыть».
Инвентаризация
Для инвентаризации товаров в разделе «Склад» есть группа «Инвентаризация», в которой расположены пункты, по которым можно оформить документы для инвентаризации, оприходования, списания товаров/материалов. Выберите там пункт для перехода к оформлению всех соответствующих разделу документов.