В любом коллективе есть работники, которые выполняют свои обязанности вполсилы. Для руководителей это реальная проблема. Подобные сотрудники всегда найдут, чем занять себя кроме работы. Они любят неторопливо выпить кофе, проверить мессенджеры и обсудить с коллегами последние новости. За «важными» делами время плавно перетекает в обеденный перерыв, а после него — и до окончания трудовой смены остается совсем недолго. Все невыполненные задачи переходят на следующий день. А затем на другой. И на новый. В итоге продуктивное «завтра» откладывается на неопределенный срок.
Вряд ли какой-либо руководитель стерпит подобных бездельников с их вечными недоработками. Но и быть постоянным надсмотрщиком для недобросовестных подчиненных — не лучший вариант. Чтобы избежать подобных ситуаций, многие компании устанавливают СУРВ — системы учета рабочего времени.
В чем преимущества систем учета рабочего времени
Сервисы, которые отслеживают и записывают рабочие часы подчиненных, необходимы для разных сфер деятельности. СУРВ — эффективное решение для оптимизации трудовых процессов в средних и крупных компаниях. ПО выполняют ряд задач:
- Ведут табели учета рабочих часов сотрудников.
- Записывают, во сколько специалист приступил к выполнению обязанностей и в какое время он ушел домой.
- Предоставляют объективную информацию, на основе которой руководитель сможет честно рассчитать заработную плату и премии.
С системами мониторинга рабочего времени больше не нужно вести бумажные журналы. Это значительно снижает загруженность специалистов, которые ранее занимались данной задачей.
Обычно программы мониторинга выполняют функции в течение всех рабочих часов. Но руководители могут настроить систему по своему усмотрению: установить нужный график или включить круглосуточный режим. Компаниям не придется нанимать новых специалистов, чтобы обслуживать СУРВ.
Один из наиболее эффективных сервисов на рынке систем учета рабочего времени — «ИНСАЙДЕР». Программа автоматически начинает мониторинг, как только сотрудник включает ПК. Система следит за активностью подчиненного, и, если он не использует мышь или клавиатуру больше пяти минут, фиксирует это время как период бездействия.
«ИНСАЙДЕР» разделяет фазы работы сотрудников на продуктивные и непродуктивные. Таким образом система не позволяет человеку просто сидеть за компьютером и шевелить мышкой. Чтобы программа не занесла часы в период простоя, нужно реально выполнять свои рабочие обязанности.
Система создана, чтобы повысить продуктивность коллектива. При этом ее работа не вызывает у сотрудников чувство тотального контроля. Освоить «ИНСАЙДЕР» можно за пять минут. Достаточно изучить настройки и параметры группировки, ознакомиться с экранами активности и прочитать регламенты.
Руководители точно оценят пользу сервиса, ведь они смогут мониторить действия сотрудников во время работы. «ИНСАЙДЕР» станет в этом деле незаменимым помощником.
Для чего компании внедряют программы учета рабочего времени
Причины, по которым компании устанавливают системы мониторинга, разные. Но в большинстве случаев цели у всех схожи. СУРВ помогают:
- Организовать хорошую дисциплину в команде и повысить эффективность штата. Как показывает практика, если люди знают, что кто-то смотрит за их работой, они начинают усерднее трудиться и меньше отвлекаться.
- Предотвратить инсайдерские угрозы. Когда сотрудник вместо выполнения рабочих обязанностей половину дня проводит на развлекательных порталах, то своим бездельем он приносит компании убытки в десятки тысяч. Но есть и более опасные случаи. К примеру, кто-то может скачать клиентскую базу данных, чтобы продать ее конкурентам или извлечь иную личную выгоду. В итоге ущерб придется оценивать уже шестизначными суммами. Системы учета рабочего времени предотвращают подобные инциденты. Программы оперативно реагируют на запрещенные действия и моментально оповещают администратора о нарушениях.
- Определить слабые стороны менеджмента. Системы составляют подробные отчеты, по которым легко понять, чем занимаются сотрудники и на какие поручения они тратят большую часть времени. Начальник сможет проанализировать данные и внедрить эффективные меры для улучшения бизнес-процессов.
- Уменьшить нагрузку на руководство. Вместо того, чтобы ходить и постоянно проверять, как подчиненные справляются с тем или иным поручением, менеджеры могли бы посвятить это время более важным задачам. Кроме этого, большой плюс системы в том, что она, в отличие от человека, непредвзята. Программа оценивает каждого специалиста объективно — без личных симпатий или неприятия.
С системами мониторинга рабочих часов руководители всегда будут знать, что делают сотрудники в конкретное время. Наблюдение поможет выявить слабые места и при необходимости быстро перераспределить задачи.
Возможности программ учета рабочего времени
Теперь поговорим о главном: на что способны современные EMS-системы. Большинство ПО для мониторинга подчиненных и записи рабочих часов имеет набор стандартных функций:
- Отслеживание экранов ПК в онлайн-режиме. Администратор системы может подключаться ко всем офисным компьютерам и на своем устройстве видеть ту же рабочую среду, что и сам сотрудник. Это позволит отследить, чем подчиненный занимается в режиме реального времени: какие вкладки в браузере у него открыты, что он печатает прямо сейчас, давно ли отошел от ПК и прочее.
- Отчеты по активности. Почти все СУРВ способны записывать время, которое пользователь тратит на работу в определенной программе. Такая функция поможет не только определить, кто из сотрудников недобросовестно выполняет свои обязанности, но и выявить плохо организованные бизнес-процессы. К примеру, программа показывает, что у подчиненных слишком много времени уходит на обработку электронных писем. Руководитель сможет быстро перераспределить задачи и оптимизировать работу.
- Снимки экрана и запись видео. В настройках системы можно указать, как часто программа должна выполнять обе функции. Кому-то удобно, чтобы ПО делала скриншоты и видеозапись только по запросу руководителя. А для каких-то компаний лучше, чтобы программа следовала четкому расписанию: срабатывала в конкретные часы или через интервалы. Такая возможность позволит тщательно изучать действия подчиненных. Например, в случае если сотрудника подозревают в работе на конкурентов.
- Запись рабочего времени. Базовая возможность, которая фиксирует часы активности подчиненных за компьютером. ПО отмечает, в какое время устройство включили и выключили, когда активировали «спящий режим», как долго специалист выполнял задачу и прочее. С помощью этой функции любой руководитель сможет легко оценить вклад каждого подчиненного, выявить и поощрить самых старательных.
- Анализ данных. Хорошая EMS автоматически создает отчеты по собранной информации. Многие сервисы имеют удобный визуал в виде дашбордов. Руководитель сможет получить наглядную статистику о том, в какие периоды дня или недели команда работает наиболее активно.
Продвинутые версии систем учета рабочего времени предлагают много дополнительных функций. Например, кейлоггер, который записывает каждое нажатие клавиш. Еще одна полезная опция — отправка автоматических уведомлений. Такая функция по своей сути — более ненавязчивая форма звонка от начальника или стука в дверь кабинета, когда сотрудник отвлекся. Это менее раздражительный способ вернуть внимание подчиненного к прямым трудовым обязанностям.
Что еще полезного предлагают системы учета рабочего времени
Прежде чем стать полноценным ассистентом, СУРВ прошли цифровой путь эволюции от простых тайм-трекеров. Сегодня EMS предоставляют пользователям широкий ряд возможностей:
- Удаленный доступ. СУРВ позволяет подключиться к любому компьютеру, на котором установлена программа. Администратор получает доступ к клавиатуре и мыши. Например, такая функция удобна, когда нужно помочь сотруднику в решении сложной задачи. Также удаленное управление незаменимо, если часть вашей команды работает на дистанционке. Руководитель всегда сможет без предупреждения проверить, чем занимается сотрудник вне офиса.
- Коллтрекинг. Данная возможность позволяет вести записи звонков, формировать по ним статистику и проводить анализ. Эту функцию точно оценят руководители отдела продаж.
- Мониторинг по GPS. Незаменим, когда нужно отслеживать выездных специалистов. Начальник будет знать, где находится работник в данный момент и какой маршрут он использует.
- Предотвращение утечек данных. Системы тщательно контролируют внутренний трафик компании. ПО моментально оповещает администратора, если кто-то без разрешения попытается скачать базу данных на съемный носитель.
- Интеграция со сторонними сервисами. Многие компании используют сразу несколько инструментов автоматизации и аналитики: таск-менеджеры, CRM-системы и подобные. В этих случаях важно подобрать такую программу учета, которая без проблем может работать совместно с другими сервисами.
Лучшие системы учета рабочего времени: топ-6 решений
Мы изучили и выбрали лучшие варианты СУРВ. Они не только предлагают самые удобные инструменты для руководителя, но и отвечают запросам отечественного бизнеса.
1.ИНСАЙДЕР. Высокотехнологичный сервис для комплексного мониторинга персонала и защиты информации. Программа отслеживает и контролирует активность подчиненных, отмечает, кто из сотрудников находится на своем месте и составляет картину рабочего дня. Система делает скриншоты, когда обнаруживает нарушения политики безопасности. С ПО можно контролировать удаленных или выездных рабочих. Систему легко установить на CMS «1С-Битрикс» и интегрировать с «Битрикс24».
2.Kickidler. Еще один качественный продукт, который поддерживает «Битрикс24». Производители внедрили интерфейс самоконтроля, чтобы сотрудники могли отслеживать личную продуктивность. Также в системе представлены инструменты, которые позволяют проверять и оценивать качество работ. В программе можно включить фильтры по приложениям и сайтам и настроить автоматическое отслеживание нарушений.
3.CrocoTime. Система с небольшим, но удобным набором самых необходимых инструментов, которые помогут эффективно планировать рабочий день. Программа составляет подробную статистику по действиям подчиненных и записывает, сколько времени сотрудники потратили на выполнение различных задач.
4.Bitcop Security. Отличное решение для того, чтобы организовать удобный рабочий процесс с фрилансерами. В программе предусмотрена интеграция с Active Directory. Администратор может настроить разграниченные права доступа и просматривать подробную статистику по работникам: какие веб-ресурсы посещал сотрудник и что искал в интернете.
5.Стахановец. Главные возможности сервиса — контроль действий сотрудников и их присутствия на рабочем месте. Также программа отмечает опоздания, анализирует взаимоотношения в коллективе и на их основе выстраивает графы связей. Система способна перехватывать изображения с экранов ПК и записывать разговоры в Skype и Viber.
6.Staffcop. EMS-система, которая позволит создать надежную среду информационной безопасности. Программа выявляет неблагонадежных сотрудников и обнаруживает потенциальные угрозы.
Аналитики компании TOP10VPN провели исследование и опубликовали самые популярные СУРВ в англоязычном сегменте. Рейтинг возглавили решения от таких производителей, как Hubstaff, Time Doctor и FlexiSPY. Среди востребованных продуктов была и система от российского разработчика — Kickidler. Один из новичков на этом рынке — ИНСАЙДЕР — признан перспективным проектом.
Выбираем подходящую систему учета рабочего времени
Когда вы рассматриваете разные варианты СУРВ, внимательно изучите пять аспектов:
- Стоимость. Не стоит гнаться за сиюминутной экономической выгодой. Выбор системы прежде всего должен опираться на потребности именно вашего бизнеса. Если вы владелец крупной компании, то лучшим вариантом станет корпоративная лицензия. Это значит, что за единую стоимость можно будет подключить к системе неограниченное количество ПК. Также стоит рассмотреть варианты бесплатного тестового режима и изучить типы лицензий: она может быть бессрочной или ее придется продлевать каждый год или месяц.
- Набор функций. В данном вопросе на первое место снова выступают потребности и специфика вашего бизнеса. Например, промышленным предприятиям может быть достаточно функционала от минималистичного трекера Yaware. Ведь в данном случае компьютеры нужны только бухгалтерам и отделу продаж. А вот для IT-компаний необходимо подобрать мощный сервис с большим количеством инструментов.
- Хранение данных. Для решения этого аспекта нужно выбрать один из вариантов — On-Cloud или On-Premise. Первый — представляет собой облачный сервер, который разработчики ПО предоставляют для хранения информации клиента. Плюс такого варианта заключается в легкой настройке. Минус — в возможных рисках конфиденциальности. Второе решение позволяет хранить сведения на локальном сервере компании. Для информационной безопасности такой вариант надежнее. Но в данном случае придется потратить дополнительные средства на оборудование.
- Техническое сопровождение. Идеальный вариант — сервис с круглосуточной бесплатной поддержкой. Многие производители вводят дополнительную плату за пакет с премиум обслуживанием, в которое входит решение сложных технических моментов. Прежде чем покупать СУРВ, уточните этот вопрос у разработчиков.
- Отзывы. Рекомендуем изучить реальный пользовательский опыт на независимых площадках. Например, почитать обзоры на Startpack и Capterra.
Только когда вы решили вопросы по всем пяти пунктам, переходите к изучению нюансов. К примеру, какую выбрать технологию удаленного контроля: прямой, через VPN или по RDP.
Как избежать ошибок при установке СУРВ
Когда компания собирается установить СУРВ, коллектив часто делится на два лагеря с противоположными мнениями. Сторонниками внедрения становятся руководители и менеджеры. Противниками — штатные работники, которым кажется, что установка системы мониторинга — это нарушение их личных границ. Стоит заметить, что такая реакция рядовых сотрудников совершенно естественна и нормальна. Любое новшество — это неизвестность. Все, что для человека пока непонятно, неизменно вызывает чувство страха и неприятия на психологическом уровне.
В таком случае, руководство должно подойти к проблеме грамотно и действовать аккуратно. Нельзя устанавливать систему контроля внезапно — это точно приведет к сильным недовольствам, вплоть до увольнений.
Чтобы внедрить СУРВ максимально «безболезненно» для коллектива, важно избегать следующих ошибок:
- Устанавливать систему скрытно. Согласно статистике, более 70% руководителей считают приемлемым тайно следить за работниками. Сюда входит и сама установка специального ПО, и непосредственное наблюдение за сотрудниками: чтение их электронной почты и переписок в мессенджерах, мониторинг с помощью веб-камер и подобное. Не забывайте, что все тайное рано или поздно становится явным. И последствия обнаруженной слежки будут неприятными. Более того, методы тайного наблюдения за работниками противозаконны.
- Не объяснять причины установки СУРВ. Предупредить коллектив о том, что вы собираетесь внедрить систему мониторинга недостаточно. Когда вы просто ставите работников перед фактом, недовольства не исчезают. Важно выйти на диалог с командой: рассказать, зачем вообще компания принимает подобные меры, какие цели преследует и чего хочет достичь. Необходимо найти позитивные стороны и акцентировать внимание на том, что такие системы будут выгодны и самим сотрудникам.
- Пренебрегать технической поддержкой. Установка системы с соблюдением законодательства — это лишь полдела. Даже если вы рассказали о всех преимуществах внедрения СУРВ, и коллеги полностью вас поддержали. Не забывайте, что в первое время появится много вопросов к функционалу ПО. Сотрудники будут постоянно спрашивать, куда нужно нажать, как запустить тот или иной инструмент, правильно ли они работают с системой и прочее. Если не проинструктировать подчиненных, они начнут ошибаться, и программа в перспективе не принесет желаемых результатов. Так что лучше сразу провести обучение команды и рассказать, как грамотно использовать СУРВ.
- Молчать о результатах мониторинга. Многие руководители не считают необходимым рассказывать подчиненным, какую статистику собрала по ним программа. Такая неизвестность заставляет некоторых работников нервничать. Однако если вы уделите время обратной связи и расскажете, что выяснила система, от этого все останутся в выигрыше. Работник получит ценный фидбек, а начальник — четкий вектор развития команды.
- Игнорировать недовольства. Даже самая продуманная и грамотная подготовка к внедрению не исключает возражения со стороны некоторых подчиненных. Стоит принять этот факт. Почти в любой команде есть недовольные сотрудники. Они не только возмущаются любым нововведениям, но и подбивают других коллег на конфликты. Однако если несогласие высказал ценный специалист, с которым руководство всегда было в хороших отношениях, стоит задуматься о причинах такого поведения. Возможно, вы действительно делаете что-то неверно. Проанализируйте весомые недовольства. Освежите знания Трудового кодекса РФ и убедитесь, что вы не нарушаете интересы работников и действуйте в рамках закона.
Чтобы не потерять ценных специалистов, избегайте ошибок при установке СУРВ или вовремя их исправляйте. С грамотным внедрением вы получите не просто удобный статистический инструмент, но и мощную систему, которая поможет повысить мотивацию сотрудников, а в последствии и увеличить продуктивность всей компании.
Установка СУРВ
Сотрудникам всегда сложно принимать контроль на предприятии за данность. Даже добросовестные исполнители, которым нечего скрывать, будут недовольны, что за их работой беспрерывно следят.
Когда вы устранили все ошибки внедрения, стоит позаботиться о том, чтобы программа учета рабочего времени не вызывала у сотрудников дискомфорт и неудобства. Подчиненные будут более лояльны к контролю, если вы проясните ряд ключевых моментов:
- Мониторинг дает объективную оценку. Объясните, что никто не будет подтасовывать данные. Система собирает реальные факты, а полученная информация нужна только для того, чтобы повысить продуктивность коллектива. Никто не собирается выставлять сотрудников лентяями или искать малейший повод для увольнения.
- СУРВ — это не про слежку и наказания. Расскажите сотрудникам, что вы не собираетесь наблюдать за ними в режиме «нон-стоп». И вводить штрафы по каждому инциденту никто не будет. Любой адекватный начальник понимает, что сотруднику нереально находиться на пике эффективности весь рабочий день. Да и сам факт мониторинга утомляет и оказывает психологический дискомфорт. Также убедите подчиненных, что их личные данные под надежной защитой — это поможет исключить необоснованную паранойю и протесты.
- EMS не влияют на производительность ПК. Современные системы учета рабочего времени отлично оптимизированы, поэтому они никак не затормаживают компьютеры или ноутбуки. Конечно, любые зависания раздражают. Но если вы объясните подчиненным, что проблемы возникают не из-за программ мониторинга, то отношение к СУРВ и к вам лично не будет негативным.
«ИНСАЙДЕР» — это мощный и универсальный инструмент объективного мониторинга. Наши партнеры уже оценили программу по достоинству и эффективно интегрировали систему в свои рабочие процессы. «ИНСАЙДЕР» выполняет мониторинг тихо и незаметно. Программа не отвлекает специалистов оповещениями и всплывающими окнами. Система автоматически формирует статистику и тщательно анализирует данные. «ИНСАЙДЕР» полностью исключает влияние человеческого фактора.
Законно ли следить за активностью подчиненных
Многие компании боятся устанавливать системы мониторинга, потому что не уверены в законности методов работы таких программ. Мы развеем сомнения, ведь поводов для беспокойства на самом деле нет. Согласно закону, руководители имеют полное право внедрять любые ПО на компьютеры, которые являются собственностью компании.
Единственный нюанс — сбор персональных данных. Чтобы не возникло проблем с безопасностью личной информации подчиненных, сразу предпримите несколько шагов:
- Расскажите сотрудникам о том, что вы собираетесь внедрить ESM-систему. Опишите принципы работы нового ПО и объясните, почему нельзя пользоваться персональными мессенджерами и социальными сетями на офисных компьютерах.
- Внесите в трудовой договор дополнительное соглашение о мониторинге. Попросите сотрудников письменно подтвердить, что они ознакомлены с правилами и дают свое согласие.
Помните: когда вы действуете честно и открыто, вы значительно снижаете риск конфликтов и недовольств среди сотрудников.
Также в этом вопросе важно подобрать такую систему, которая не будет вызывать у подчиненных чувство тотального контроля.
К примеру, многофункциональная платформа «ИНСАЙДЕР» позволит аккуратно отслеживать активность как штатных, так и удаленных специалистов. Программа выполняет свои функции тихо и незаметно, поэтому она никак не отвлекает сотрудников и не доставляет им психологического дискомфорта. Статистика, которую система собирает в скрытом режиме, поможет руководителям создать лучшую среду для работы и повысить продуктивность компании. Все преимущества «ИНСАЙДЕРА» вы сможете оценить в бесплатной тестовой версии. Напишите нам, и мы расскажем, как внедрить систему, которую оценит весь коллектив.