Знали ли вы, что каждый день по всему миру отправляется около 306 миллиардов электронных писем? Это внушительная цифра! Неудивительно, что сотрудники тратят до 26% своего рабочего времени на обработку такого количества посланий. А учитывая бурный рост популярности мессенджеров, даное значение может достигать впечатляющих 50%.
В эпоху цифровых технологий деловой этикет претерпел изменения: к привычным правилам добавились новые — правила цифрового общения. В ряде вакансий все чаще встречаются такие фразы, как «знание правил деловой переписки» или «навык продаж в мессенджерах». Это говорит о том, что традиционные способы коммуникации в бизнесе уступают место современным, и работодатели все больше ценят умение эффективно общаться в цифровом формате.
В этой статье мы рассмотрим структуру написания писем и сообщений, а также поделимся советами, которые сделают ваше общение эффективным и убедительным.
Структура эффективного письма
Начнем с простого примера из жизни. Наверняка вам когда-либо приходили спам-рассылки с предложениями о покупке товаров или услуг, которые вас совершенно не интересовали? Вряд-ли вы уделяли этим сообщениям много внимания, и скорее всего, отправляли их в спам. Причина проста: такие сообщения не несут пользу и, прочитав их впервые, трудно понять, что в итоге предлагают и чего хотят.
Чтобы сообщение не оказалось проигнорированным, оно должно быть не только полезным для читателя, но и иметь четкую, логичную структуру.
Каждое письмо начинается с вступительной части, которая необходима для того, чтобы с первых секунд завладеть вниманием собеседника, дать понимание того, о чем будет идти речь и какие причины побудили написать это сообщение.
Первым делом обратите внимание на тему письма. Она должна быть лаконичной и понятной, без лишней информации.
Общение в мессенджерах обычно не требует указания темы сообщения, так как оно имеет менее официальный характер. Если вы обращаетесь к адресату впервые, представьтесь и кратко опишите суть вашего обращения. В дальнейшем, можете просто использовать имя собеседника.
После вступительной части, как и следовало ожидать, следует основная. Здесь необходимо подробно раскрыть главную мысль вашего сообщения. Важно избегать резких переходов от одной мысли к другой и не уходить в лишние размышления. Все важные детали должны быть изложены именно в этой части. Ваша задача — предоставить собеседнику максимальную пользу, не перегружая текст.
Если в предыдущем сообщении были заданы вопросы, обязательно на них ответьте.
Заключительная часть сообщения должна привести собеседника либо к выводу, либо к призыву к действию. Завершение с обобщенным выводом особенно полезно, если ваше письмо является ответом на вопрос собеседника или отчетом о выполненной работе. Такой вывод поможет собеседнику понять суть вашего сообщения, даже если он прочитал его быстро.
Призыв к действию необходим, когда нужно побудить собеседника совершить какое-либо действие. Это упростит понимание ваших ожиданий и позволит собеседнику четко осознать, что вы хотите от него получить.
10 правил деловой переписки
Благодаря правилам этикета мы знаем, в какой руке следует держать вилку, кто имеет право не снимать шляпу в помещении и кому уступать место в общественном транспорте. Однако с развитием цифровых коммуникаций в интернете стали формироваться и правила цифрового этикета. Ниже приведены 10 простых правил интернет-коммуникации, которые помогут сделать общения более приятными для восприятия.
- Пишите грамотно. Текст с ошибками вызывает у собеседника сомнения в компетентности. Перед отправкой обязательно проверьте написанное на наличие орфографических и пунктуационных ошибок.
- Используйте emoji аккуратно. Обильное использование смайликов и эмодзи уместно в дружеском и семейном общении. В деловой переписке ограничьтесь одним-двумя эмодзи или не используйте их вовсе.
- Не злоупотребляйте CapsLock. Если хотите выделить важные моменты в сообщении, лучше примените жирный шрифт. Текст, написанный с помощью Caps Lock, воспринимается агресивным.
- Избегайте сленговых выражений. Особенно это относится к общению с теми, кто вряд ли их поймет. Важно говорить на одном языке с собеседником, поэтому старайтесь объяснять сленг простыми словами.
- Не пишите одиночные слова вне контекста. Старайтесь интегрировать такие слова в основной текст, чтобы не раздражать собеседника и избежать негативных последствий.
- Прикрепляя вложения, называйте их корректно. Пример: «Договор по SEO Qmedia» вместо «Договор Саша доделай по SEO».
- На входящие сообщения старайтесь отвечать оперативно. Прочитанные сообщения в мессенджерах не оставляйте без ответа.
- Уважайте время собеседника. Не пишите сообщения во внерабочее время и на выходных.
- В переписке придерживайтесь нейтрального тона. Искрометные шутки лучше оставить для личной встречи.
- В конце последнего предложения точка не ставится, так как обычно её наличие придает сообщению пассивно-агрессивную интонацию.
Ну и в конце, хотелось бы посоветовать несколько полезных книг, которые помогут сделать тексты интересными и читабельными:
- «Пиши, сокращай. Как создавать сильный текст». Автор: Максим Ильяхов и Людмила Сарычева.
- «Как писать хорошо». Автор: Уильям Зинсер
- «Ясно, понятно». Автор: Максим Ильяхов
Хотите, чтобы ваши маркетинговые кампании были максимально эффективными? Наши специалисты в digital-агентстве помогут вам создать стратегию, которая привлекает клиентов и увеличивает конверсии.
Свяжитесь с нами для бесплатной консультации и узнайте, как мы можем преобразовать вашу маркетинговую стратегию для достижения лучших результатов. https://www.qmedia.by/