- График отпусков: обязательно ли его составлять
В конце каждого года отдел кадров составляет график отпусков на следующий период. Этот документ регулирует время ежегодного оплачиваемого отпуска для сотрудников организации.
Трудовой кодекс РФ содержит только одну статью, посвящённую графику отпусков — это статья 123. В ней указано, что график отпусков определяет, кто и когда из сотрудников организации будет уходить в отпуск. График утверждается руководителем компании. Если в организации есть профсоюзная организация, её представители также могут высказать своё мнение при составлении графика.
Документ необходимо утвердить не позднее чем за две недели до окончания текущего года. Все стороны трудового договора обязаны учитывать данные графика.
Поскольку Трудовой кодекс не содержит другой информации о графике отпусков, у работников и работодателей часто возникают вопросы. Найти ответы на них бывает непросто.
- Общие положения
График отпусков — это документ, в котором указано, кто и когда планирует взять оплачиваемый отпуск. Важно отметить, что график не включает в себя информацию о днях, которые сотрудник берёт за свой счёт — эти дни предоставляются по согласованию между работником и работодателем.
На крупных предприятиях обычно составляют отдельные графики отпусков для каждого подразделения. В них указывается информация о датах отпуска для каждого сотрудника с разбивкой по месяцам.
Все сотрудники, с которыми на момент утверждения графика заключены трудовые договоры, должны быть включены в него. Это требование распространяется на следующие категории работников:
- тех, кто работает удалённо;
- тех, кто планирует уволиться;
- тех, у кого в течение предстоящего календарного года дети достигнут трёхлетнего возраста. В этом случае отпуск завершается, и работник обязан выйти на работу.
Кто из работодателей должен составлять график
Согласно статье 50 Трудового кодекса РФ, если в компании есть сотрудники, то к 1 января каждого года должен быть утверждён график отпусков. Однако это правило не распространяется на физических лиц, которые нанимают персонал. Отпуска в таких случаях не отменяются, но работодатель и работники могут самостоятельно определить конкретные даты их предоставления.
Тем не менее, стоит учитывать позицию Роструда, изложенную в Письме от 20.12.2021 № 3683-6-1. В этом документе рекомендуется составлять график отпусков даже тем физическим лицам, которые являются работодателями и имеют большой штат наёмных работников.
Если на предприятие придут представители Гострудинспекции с проверкой, они обязательно проверят наличие графика отпусков. В случае его отсутствия инспектор может составить постановление о назначении штрафа на основании статьи 5.27 КоАП РФ.
Назначение графика отпусков
График отпусков – это не просто формальность, а важный инструмент, который позволяет работникам реализовать своё законное право на отдых. Кроме того, он приносит пользу и работодателю.
Во-первых, график помогает своевременно подготовить необходимые документы и зарезервировать средства для выплаты отпускных. Согласно Трудовому кодексу РФ, деньги должны быть выплачены работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Во-вторых, график позволяет перераспределить обязанности уходящего в отпуск сотрудника между другими работниками или найти ему временную замену. Это помогает поддерживать бесперебойную работу компании.
В-третьих, график помогает следить за тем, чтобы работники своевременно использовали свои отпуска. Многие предпочитают накапливать дни отпуска, но закон ограничивает количество таких дней.
Есть определённые требования к времени предоставления отпусков для разных категорий работников, например, для недавно принятых на работу или для родителей с детьми. Кроме того, специфика работы компании может быть такой, что отпуск всех сотрудников в одно время, например, летом, невозможен.
Если работник хочет использовать свой отпуск не в ноябре, а, скажем, в июне, он может обратиться к работодателю с заявлением о переносе отпуска на другое время. Однако работодатель не обязан принимать такие заявления к сведению.
Важно отметить, что даже наличие заявления не даёт работнику права самостоятельно переносить свой отпуск. Он должен получить согласие работодателя. Если же работник решает действовать в соответствии со своими пожеланиями, а не с графиком, его могут уволить за прогулы. Работодатель также может использовать и другие виды взысканий, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.
График составлен. Что нужно учитывать при его утверждении
Документ подготовлен, и руководитель подписал приказ о его введении в действие. Однако это не всё, что необходимо сделать.
Работников нужно ознакомить с графиком отпусков одним из следующих способов:
* каждый сотрудник должен расписаться в специальной ведомости;
* график должен быть размещён так, чтобы все могли его видеть, например, на сайте компании.
У работодателя могут возникнуть вопросы по содержанию графика. Например, в Трудовом кодексе РФ не указано, что именно нужно указывать в документе: конкретную дату начала отпуска или интервал.
Специалисты рекомендуют ориентироваться на Письмо Роструда от 24 декабря 2020 года № ПГ/59141/6-1. Согласно этому документу, в графике лучше указывать даты начала и завершения отпуска. Это удобно как для работодателя, так и для работников, так как позволяет избежать перекрытия отпусков сотрудников одной специальности.
Крайний срок утверждения графика отпусков на следующий год — 18 декабря текущего периода. Если компания зарегистрирована в конце года, то график нужно подготовить в разумные сроки. Это позиция, изложенная в Письме ГИТ по городу Москве от 1 февраля 2021 года № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193.
- Применительно к графику отпусков необходимо выделить еще несколько моментов:
Трудовой кодекс Российской Федерации позволяет корректировать график отпусков в течение года. В график необходимо включать данные обо всех новых сотрудниках.
Приказ о составлении и утверждении графика отпусков не является обязательным документом, но работодатель может его издать, если это предусмотрено внутренними правилами компании. Форма приказа не регламентирована законодательством.
Сначала график утверждает руководитель отдела кадров. Затем его подписывает руководитель юридического лица или другое уполномоченное лицо.
Если в компании есть профсоюз, график отпусков должен быть передан его представителям для согласования и утверждения.
Если сотрудникам полагаются не только основные дни отпуска, но и дополнительные (например, за вредные условия труда), эти данные также должны быть включены в график. То же самое относится к невыбранным дням отпуска за предыдущие периоды. Если работник хочет взять какое-либо количество дней отпуска без сохранения заработной платы, эти периоды в график не включаются.
Если сотрудник в течение года или более не использовал свой отпуск, работодатель обязан предоставить ему все оставшиеся дни отпуска в соответствии с графиком или по заявлению. Если сотрудник увольняется, ему полагается компенсация за все неиспользованные отпуска.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что составление и утверждение графика отпусков является необходимым. В противном случае могут возникнуть проблемы как с персоналом, так и с Государственной трудовой инспекцией.
Если у вас остались вопросы, пишите на https://myjus.ru и наши специалисты ответят на все ваши вопросы. Консультация бесплатная!