Работу сотрудников компании нужно контролировать. Только в этом случае деятельность организации будет эффективной, а прибыль — высокой.
Существует несколько видов контроля. Специфика одних позволяет решать лишь небольшие задачи. Другие, благодаря универсальности, используются в компаниях любого масштаба. Комплексное применение этих методов — гарантия эффективного управления.
Из статьи вы узнаете о целях, задачах и способах контроля персонала.
Зачем нужен мониторинг
Польза контроля очевидна. Причем для обеих сторон. Благодаря мониторингу руководство получает крепкий лояльный коллектив и уверенность в том, что конфиденциальные данные компании надежно защищены. Сотрудники, в свою очередь, понимают, что зарплата стабильна, а возможности карьерного роста не ограничены. Кроме того, прозрачные взаимоотношения с работодателем — это дополнительная мотивация для подчиненных.
Однако нельзя допустить, чтобы отслеживание стало самоцелью. Использование систем управления и мониторинга рабочего времени должны основываться на стремлении к развитию бизнеса.
Также нужно помнить и о принципе взаимного согласия. Подчиненные должны быть в курсе того, что руководитель использует видеонаблюдение и GPS-трекинг для контроля их действий.
Членам команды следует объяснить: программы мониторинга внедряются для того, чтобы сотрудники рационально использовали время и качественно решали задачи организации. Только так компания укрепит позиции на рынке, а руководство улучшит условия работы и повысит зарплату. Если диалог будет открытым, отношения между начальником и подчиненными не усложнятся, а эффективность труда не снизится.
Плюсы мониторинга
У контроля работы сотрудников масса преимуществ:
- Персонал четко понимает KPI. Сотрудники знают цели, которые перед ними стоят, и способы их достижения. Также им известны наказания за нарушения. От невыполнения задач руководство застраховано прозрачностью процесса.
- Члены команды соблюдают сроки. Это является стимулом для развития бизнеса и повышения культуры договоренностей, способствует росту доверия партнеров и расширению их списка.
- Руководство выявляет инсайдеров. Эти сотрудники передают внутренние данные посторонним. Также благодаря мониторингу обнаруживаются и исправляются ошибки.
- Бизнес стабилизируется. Это происходит вследствие адаптивности и гибкости в отношениях руководителя и подчиненных. Если компанией грамотно управлять, она будет оперативно реагировать на изменения рынка, легче справляться с кризисами и повышать конкурентоспособность.
- У работников появляется мотив и они становятся более лояльными. Заинтересованный персонал быстрее решает задачи и повышает качество товаров или услуг, чтобы укрепить имидж компании.
Благодаря контролю рабочих процессов выявляются неблагонадежные и недостаточно квалифицированные сотрудники. В дальнейшем руководитель принимает решение относительно подчиненных, которые не справляются с обязанностями. Он выясняет причину и разбирается с проблемой или заменяет членов команды. А для оптимизации объема и сроков работы и распределения нагрузки между сотрудниками руководство придерживается принципа «кнута и пряника».
Также контроль работы персонала защищает компанию от инсайдеров и мошенников и предупреждает кражу ее ресурсов.
Методы и стратегии мониторинга
Гибкую систему управления, которая учитывает потребности организации и каждого работника, проще адаптировать. Одновременное применение всех известных методов контроля нецелесообразно.
Например, нет никакого смысла устанавливать КПП с биометрическим замком в компании на семь–десять человек. Такой вариант подходит крупным предприятиям с большим количеством четко разграниченных секторов. Кроме того, система мониторинга должна соответствовать задачам бизнеса и особенностям работы. И ни в коем случае нельзя следить за сотрудниками тотально.
Существует несколько популярных способов контроля персонала.
Программы контроля
Самое популярное ПО для мониторинга персонала — CRM. Программа предназначается для сбора статистики, анализа эффективности, оптимизации бизнес-процессов. Однако CRM способна решить далеко не все вопросы.
Например, она не позволяет руководителю понять, чем именно занимается сотрудник — работает или отправляет сообщения друзьям и конкурентам компании. Ключевая задача программы контроля заключается в оптимизации процессов и защите внутренней информации. Она должна предупреждать утечки, которые связаны с субъективным фактором. Но CRM не способна решить этот вопрос, потому что не мониторит персонал в онлайн-режиме.
Выходом из ситуации станет внедрение систем контроля ПК сотрудников и ведения учета времени.
Шесть аргументов в пользу установки такого ПО.
- Рост продуктивности работы руководства
Вы всегда будете в курсе занятий подчиненных в рабочее время. Например, с помощью системы контроля деятельности сотрудников ИНСАЙДЕР одним нажатием клавиши сформируете следующие отчеты:
- Хронометраж трудового дня. В документе с точностью до секунды отобразится время начала и завершения работы, а также продолжительность всех перерывов.
1.Взаимодействие с приложениями. В документ войдет список сайтов, которые посещали сотрудники, время нахождения на каждом из них, интенсивность работы с ПК и длительность периодов простоя. Например, вы увидите, что подчиненный занимается поиском вакансий.
Кроме того, ИНСАЙДЕР сформирует агрегированную статистическую информацию и выдаст детализированные сведения по конкретному человеку. Благодаря этой системе руководитель затратит минимум времени и сил на сбор и обработку данных о занятости подчиненных.
2. Повышение эффективности работы персонала
Исследования, которые провели специалисты Массачусетского технологического института, доказали рост производительности труда после уведомления членов коллектива о мониторинге.
Благодаря даже факту наличия программы контроля в компании начинает устанавливаться дисциплина и повышаться результативность каждого работника.
ПО позволяет руководителю оперативно выявлять прокрастинаторов и сотрудников с низкой мотивацией. На формирование отчета, который определяет проблемные точки, уйдет всего пять минут в день. Руководству останется только принять соответствующие решения.
3.Объективность
Даже самый беспристрастный руководитель одним подчиненным симпатизирует больше, другим — меньше. При принятии решений ему требуется много сил для исключения человеческого фактора. Но при этом он не всегда добивается объективности.
Члены команды тоже часто воспринимают мнение начальства с точки зрения личных отношений. Все это снижает мотивацию сотрудников и отрицательно сказывается на атмосфере в компании.
С помощью программного обеспечения для мониторинга руководство получает точную и объективную информацию, которая соответствует действительности и вызывает доверие у подчиненных. Это способствует принятию рациональных решений без эмоционального напряжения.
4.Сбор сведений для аналитики
Улучшения результатов труда можно добиться даже тогда, когда кажется, что сотрудники работают на пределе. Всегда есть возможность перераспределить задачи, оптимизировать некоторые процессы или произвести корректировку графика.
Но точки роста будут видны только после проведения анализа данных о времени, которое требуется для реализации проекта, действий для достижения целей, проблемных вопросов для конкретного сотрудника.
Статистика хранится в ПО контроля. Задача руководителя заключается в изучении отчетов. Также ему нужно присмотреться к тем точкам, которые дают возможность дополнительного роста.
Заметить последние поможет информация о том, сколько члены команды работают над проектом, чем именно они занимаются в это время, какие задачи конкретный сотрудник выполняет хорошо, а с чем не справляется.
5.Мониторинг удаленного персонала
В 2020 году сотрудники многих компаний стали работать дистанционно. Сегодня вариант «удаленки» набирает популярность — руководители оценили его преимущества. Главным из них является экономическая выгода — компании расширяют территории для поиска персонала, находят квалифицированных сотрудников в регионах, сокращают затраты на организацию рабочих мест.
Однако удаленщики должны быть под контролем. Так же, как и офисный персонал. Проблема мониторинга легко решается с помощью программы ИНСАЙДЕР и других софтов. ПО собирают статистику о любом сотруднике, работает он дистанционно или находится в соседнем кабинете.
6.Минимизация рисков
Даже компании с лояльными сотрудниками должны грамотно подходить к проблеме защиты конфиденциальной информации. Но в одних организациях руководители несерьезно относятся к сохранности паролей и логинов, из-за чего возникает риск утечки секретных сведений. В других нарушаются корпоративные правила работы с клиентами, что наносит ущерб репутации компании. Обиженные сотрудники третьих при увольнении продают базы фирмам-конкурентам.
Программы мониторинга страхуют от подобных ситуаций — системы сразу фиксируют подозрительную активность.
Минусы ПО для контроля персонала
Большинство недостатков связано с неправильным использованием софта, а не с его функционалом. Тем не менее, есть три момента, на которые следует обратить особое внимание.
1.Недовольство сотрудников
Контроль не нравится никому. Однако сложно отрицать очевидные факты:
- на рабочем месте нужно выполнять свои обязанности;
- компания платит зарплату, поэтому имеет право контролировать занятость членов команды.
Этим и аргументируйте свое решение о необходимости внедрения системы контроля. Разъясните подчиненным, о сборе какой именно информации идет речь. Напомните им, чтобы не заходили в личные аккаунты социальных сетей с рабочих компьютеров.
Сделайте прозрачным процесс мониторинга: сотрудник должен знать о контроле, но почти не замечать его. Например, если на ПК установлена программа ИНСАЙДЕР, после включения устройства работнику не нужно ничего дополнительно активировать.
2.Время на аналитику
Многим кажется, что в отчетах слишком много деталей, так как ПО фиксирует все потенциально полезные данные.
Однако на практике становится понятно: на изучение документов и получение представления о ситуации в целом требуется не более 5–10 минут ежедневно.
Разбираться в статистике придется только в том случае, если возникла проблема или необходимо проанализировать работу конкретного сотрудника.
3.Персональные данные
Если перед внедрением ПО не провести полноценный предварительный инструктаж персонала, руководителю компании могут стать доступны личные данные сотрудников. Объясняйте подчиненным принцип работы программы: какие сведения она фиксирует и что в ней нельзя делать. Благодаря этим знаниям члены коллектива сохранят информацию о состоянии здоровья, пароли от личных аккаунтов и реквизиты банковских карт. Также обеспечьте защиту всех данных, которые фиксирует программа. Размещайте ПО в облаке или на сервере организации.
Преимущества системы мониторинга ИНСАЙДЕР
Программа выводит управление на новый уровень, повышает продуктивность работы персонала и при этом не нарушает требований законодательства.
Плюсы ИНСАЙДЕР:
- Скрыто контролирует сотрудников. Программа отмечает начало и окончание рабочего дня, задержки и прогулы, санкционированные и неразрешенные простои.
- Оценивает продуктивность каждого члена коллектива. ПО фиксирует сайты и приложения, которые посещал работник, и распределяет их с учетом полезности.
- Мониторит программы. Система отмечает запуск любых ресурсов и указывает время их посещения. Логи позволяют руководству видеть, чем подчиненные занимаются в течение дня.
- Мониторит сайты. Руководитель заметит сотрудника, который зашел в социальную сеть и отвлекся на переписку. Кроме того, начальнику будет понятно, что именно делал подчиненный: просто общался или передавал конфиденциальную информацию.
- Контролирует поисковые запросы. ПО защищает важную информацию и повышает результативность работы.
- Делает скриншоты экрана. Это дополнительные возможности софта. Программа может делать два вида снимков: через конкретный промежуток времени или в качестве ответной реакции на нежелательные действия. Руководитель получает скриншоты на электронную почту.
- Мониторит рабочее время разъездного персонала. ПО фиксирует информацию о маршруте каждого сотрудника и отслеживает часы пребывания в определенном месте.
Если руководство мониторит текущую деятельность подчиненных, компания поднимается на новый уровень организации труда. Специалисты, за которыми наблюдают, не будут бесполезно тратить рабочее время.
Планерка
На коротком совещании руководитель не только озвучивает подчиненным отчетность, критикует и хвалит. Он демонстрирует результаты, что мотивирует сотрудников и сплачивает команду.
Благодаря планеркам:
- обеспечивается прозрачность KPI;
- у сотрудников появляется понимание специфики своих обязанностей;
- руководство получает возможность озвучить санкции за срывы проектов и поощрить за оперативное решение задач.
Тайный покупатель
Считается универсальным методом контроля. Суть проверки: специально подготовленный человек представляется клиентом, о чем персонал компании даже не догадывается. Тайный покупатель общается с сотрудником и делает выводы о его компетентности, вежливости и профессионализме. Проверка помогает руководителю повысить качество работы на местах.
Доска мотивации
Такой метод — простор для фантазии руководителя. Одни используют доски или стенды, другие внедряют специальные программы и отмечают знаками лучших подчиненных в корпоративных чатах.
Этот способ мотивации персонала применяется для демонстрации достижений, донесения информации о выполнении плана или срыве сроков. Изменения можно вносить в течение рабочего дня. Данные в отдельных блоках обновлять еженедельно или ежемесячно.
Введение KPI
Такая система есть практически во всех компаниях. Задача KPI — Key Performance Indicators — отражать эффективность работы сотрудников в числах. Например, ключевым показателем для менеджера по продажам является количество новых контактов и договоров, которые он заключил за определенный срок. Каждый член команды должен понимать принцип системы, чтобы выстроить рабочую стратегию, учесть возможные санкции и бонусы.
Отчетность
Наиболее распространенный метод контроля. Отчеты используются для фиксации времени, которое сотрудники тратят на решение задач, анализа данных из программ наблюдения, оценки продуктивности в рамках KPI. Одни руководители составляют документы в классическом бумажном виде, другие автоматизируют процесс с помощью ПО. Функция есть почти во всех программах учета рабочего времени.
Контроль доступа
Оптимальным вариантом для исключения опозданий и ранних уходов персонала станет КПП. Контрольно-пропускной пункт предполагает наличие турникета с вахтером и книгой учета посещений или установку оборудования с биометрическими замками.
При выборе нужно учитывать масштаб организации. Для контроля сотрудников маленького офиса достаточно и турникетов, а руководству больших компаний лучше присмотреться к сложным пропускным устройствам.
Видеонаблюдение
Обычно камеры устанавливаются в дополнение к другим инструментам контроля. Видеоаппаратура фиксирует сотрудников, которые опаздывают, прогуливают и отлучаются, поэтому в комплексе с КПП она наиболее эффективна.
Однако камеры и контрольно-пропускные пункты не предотвращают негативные поступки работников. Конечно, руководитель накажет сотрудника, который опаздывает, но это не станет решением проблемы. Грамотное управление заключается в предупреждении нежелательных ситуаций, а не в разборе их последствий.
Прослушивание телефонов
Контроль необходим для предотвращения утечки информации и предупреждения использования рабочего канала коммуникации в личных целях. Прослушка позволяет руководителю узнать, на что тратят время его подчиненные — на обсуждение актуальных задач или сплетни.
Способ не нарушает закон о неприкосновенности частной жизни, так как разговоры мониторятся только в рабочие часы. При подписании трудового договора человек передает свое время в пользование компании. С этого момента оно перестает быть личным.
Если прослушивание сочетать с другими инструментами контроля, можно добиться отличных результатов. Анализ общения сотрудников с клиентами позволит улучшить коммуникацию. Результатом станет получение комплексной системы для решения нескольких задач по мониторингу и оценке действий работников.
GPS-трекинг
Руководитель не может контролировать командированных сотрудников и специалистов, которые постоянно переходят из одного отдела компании в другой или работают за ее пределами.
В этом случае для отслеживания действий персонала используются GPS-трекеры. Сотрудники носят с их собой или устанавливают на автомобили. С помощью маячка руководитель в любое время сможет узнать местоположение работника.
Благодаря GPS-трекингу предотвращается много проблем. Например, незапланированные остановки транспортного средства или простои в командировке.
Оценка и повышение квалификации
Отчеты тайных покупателей и результаты прослушивания телефонных разговоров не позволяют составить полную картину о компетентности персонала. Для оперативного исправления недостатков и повышения качества работы требуется глубокий анализ информации.
Квалификация сотрудников оценивается на экзаменах. Здесь необходим неформальный подход. Экзамены в комплексе с прямым контролем продемонстрируют профессионализм каждого члена команды. А также станут поводом для повышения квалификации на курсах и практических программах обмена опытом. После этого сотрудники должны перейти на новый уровень. В противном случае их придется снимать с должности с формулировкой «не соответствует» или обучать дальше.
Методика DISC
Существует множество бизнес-концепций, которые позволяют компаниям контролировать персонал и защищать конфиденциальную информацию. Одну из них — методику DISC — в 1928 году разработал психолог Уильям Марстон.
Аббревиатура расшифровывается следующим образом:
- Dominance — «господство»;
- Inducement — «побуждение»;
- Submission — «подчинение»;
- Compliance — «согласие».
Методология исследования поведения людей предполагает использование обычного опросника. HR-специалисты дают такой тест соискателям, а руководители с его помощью собирают информацию, чтобы оценить сотрудников. Опросник определяет типы работников и позволяет подбирать должности в соответствии с их особенностями.
Например, после прохождения такого теста коммуникабельному, напористому и решительному человеку предлагается место в отделе продаж. А ответственному аналитику с развитой эмпатией — работа помощника руководителя.
При грамотном распределении кадров повышается результативность выполнения задач. Методика DISC востребована во многих корпорациях — CNN, McDonald’s, Ford и т. д.
Выводы
Руководитель любой компании понимает, какая важная задача стоит перед ним — организация защиты корпоративных данных. Помимо этого он должен добиться повышения продуктивности каждого подчиненного и прибыльности бизнеса в целом.
Благодаря современным организационным, техническим и программным решениям контроля качества работы персонала он легко может достичь этих целей.
Автоматизированные системы мониторинга ПК и учета времени эффективнее использовать в комплексе с КПП или видеонаблюдением, планерками и сбором отчетности. Сочетание методов помогает руководству контролировать работу подчиненных и повышать результативность выполнения задач. Выбирать тот или иной способ следует с учетом размера и особенностей компании.