Если отпуск сотрудника длится более 28 дней, он может выбрать денежную компенсацию за дополнительные дни отдыха.
Кому и в каких случаях полагается такая компенсация? Как её рассчитать?
Замена отпуска финансовой выплатой может вызвать недовольство у работодателей и бухгалтеров из-за дополнительных расходов и отчётности. Однако этот вопрос имеет свои особенности и нюансы, поэтому его стоит изучить.
Важно понимать, как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск, чтобы быть уверенным в получении всех причитающихся выплат, не только бухгалтеру, но и самим сотрудникам.
Когда положена компенсация за отпуск
Каждый официально трудоустроенный гражданин имеет право на отпуск после того, как отработает полгода. Стандартная продолжительность отпуска составляет 28 дней. Эти дни можно использовать целиком или разделить на части, но одна из частей должна быть не меньше 14 дней.
Однако не всегда есть возможность использовать весь отпуск. Это может быть связано с загруженностью на работе, нехваткой кадров или просто отсутствием желания. В таких случаях неиспользованный отпуск не пропадает, а переносится на следующий год, увеличивая общее количество отпускных дней.
Согласно статье 126 Трудового кодекса Российской Федерации, вместо неиспользованного отпуска можно получить денежную компенсацию. Это возможно, если оплачиваемый отпуск работника превышает 28 дней (например, при наличии дополнительного или удлиненного отпуска).
Важно отметить, что не все виды продления отпуска закреплены в Трудовом кодексе (например, для инвалидов, педагогов, медицинских работников и т. д.). Однако предприятие может самостоятельно увеличить срок ежегодного отпуска, если это отражено в правилах внутреннего распорядка (например, при достижении определенного стажа работы).
Таким образом, каждый член коллектива имеет право потребовать денежную компенсацию в размере, равном количеству дней сверх стандартного отпуска. Например, если оплачиваемый отпуск составляет 56 дней (как у педагогов), то можно заменить 28 дней финансовой выплатой, которые предоставляются помимо стандартного отпуска.
Важно понимать, что решение о замене отпуска денежной компенсацией принимает руководство компании, исходя из конкретной ситуации.
Возможные исключения
Не всегда возможно заменить отпуск денежной выплатой по решению руководства. В статье 126 Трудового кодекса РФ указаны категории сотрудников, для которых замена отпуска денежной компенсацией не предусмотрена:
* беременные женщины;
* несовершеннолетние;
* пострадавшие от аварии на Чернобыльской АЭС;
* работники, занятые на опасных или вредных производствах.
Для последних предусмотрена возможность получить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, но только за дни, превышающие минимальный дополнительный отпуск (7 дней). Например, если работнику положен ежегодный оплачиваемый отпуск в 12 дней, то денежную компенсацию он может получить только за 4 дня.
Беременные женщины не могут получить денежную компенсацию за неиспользованные дни отпуска, даже если они сами этого хотят. Однако они имеют право уйти в отпуск в любое время по своему желанию, в том числе перед освобождением от трудовых обязанностей для ухода за ребёнком или сразу после возвращения на работу после родов. Это их законное право, которое не может быть оспорено без нарушения закона.
Если руководитель решит выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения сотрудникам из перечисленных категорий, это может стать основанием для денежного взыскания.
Важно помнить, что возможность получить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск актуальна только для каждого отдельного календарного года. Дни неиспользованного дополнительного отпуска за разные отчётные периоды не суммируются при определении размера выплаты.
Если отдых перенесен
Ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части или перенести на другое время, если это необходимо. Например, если:
- сотрудник заболел и взял больничный;
- его привлекли к выполнению государственных обязанностей, и на этот период он был освобождён от своих трудовых обязательств;
- компания нуждается в присутствии сотрудника.
Согласно статье 124 Трудового кодекса, изменить время начала отпуска можно:
- если сотруднику не были выплачены отпускные;
- если он был уведомлён о начале отпуска позже, чем за две недели до его начала.
В таких случаях сотруднику может быть выплачена часть отпускных, равная количеству дней, которые он отсутствовал на работе. Однако заменить неиспользованные дни отпуска финансовой выплатой нельзя.
Важно отметить, что перенос отпуска на следующий год невозможен для несовершеннолетних сотрудников и тех, кто работает в опасных условиях.
Если отдых авансом
Спустя 6 месяцев после заключения контракта у сотрудника появляется право на трудовые каникулы. Однако это не меняет правила о том, что расчетным периодом является календарный год.
Поэтому, если взят отпуск авансом, но количество отработанных месяцев меньше 12, финансовая замена неиспользованных дней трудовых каникул не допускается. Через шесть месяцев после подписания трудового договора сотрудник получает право на оплачиваемый отпуск. Однако это не отменяет того факта, что расчётным периодом считается календарный год.
Поэтому, если сотрудник берёт отпуск авансом, но не отработал 12 месяцев, ему не полагается компенсация за неиспользованные дни отпуска.
Порядок расчета компенсации
Чтобы рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск, нужно выполнить следующие действия:
1. Сложить все выплаты за последний год работы (или за все отработанные месяцы, если стаж меньше установленного порога).
2. Разделить полученную сумму на 12 (или на количество месяцев, если стажа не хватает). Это позволит узнать среднемесячное начисление.
3. Разделить среднемесячное начисление на 29,3 — среднее количество рабочих дней в месяце, используемое в бухгалтерских расчётах. Таким образом, мы узнаем среднедневное начисление.
4. Умножить среднедневное начисление на количество дней неиспользованного отпуска, за которые полагается компенсация.
5. Полученный результат будет являться размером компенсации.
Важно отметить, что для расчёта компенсации учитываются все выплаты за выходы на службу, включая зарплату. Однако не учитываются выплаты в периоды отсутствия на рабочем месте, такие как больничный лист или отпуск. Также не участвуют в расчёте никакие социальные выплаты, например, материальная помощь.
- Формула расчета
Для расчёта размера компенсации используется формула:
Кнеотг.отп. = Кзам.дн. * СРЗП,
где:
- Кнеотг.отп. — размер положенной выплаты;
- Кзам.дн. — количество дней неиспользованного отпуска, которое можно заменить денежной компенсацией;
- СРЗП — средний размер заработной платы за один рабочий день.
Важно правильно рассчитать последний показатель. Чтобы избежать ошибок, используется специальная формула:
СРЗП = ЗПначисл. / Куч.дн.,
где:
- ЗПначисл. — общая сумма начислений (включая зарплату, премии и другие выплаты), полученных за рассматриваемый период;
- Куч.дн. — количество дней (только календарные дни), за которые рассчитывается средний размер заработной платы за один рабочий день.
Следует учитывать, что последний показатель (Куч.дн.) рассчитывается по-разному в зависимости от того, полностью ли отработан месяц. Если все дни были отработаны без пропусков, то:
Куч.дн. = количество дней, умноженное на 29,3.
Однако в рассматриваемом периоде (например, в 2018 году) могут быть месяцы, в которых работник отсутствовал. В этом случае количество отработанных дней делится на общее количество дней в месяце, и полученное число также умножается на 29,3.
- Пример вычислений
В июле 2017 года А. М. Никитенко обратилась с просьбой о выплате компенсации за неиспользованный дополнительный отпуск без увольнения. Она попросила компенсацию за три дня отпуска.
Для расчёта компенсации без увольнения работника учитывается следующее:
* за период с июля 2016 по июль 2017 года выплата А. М. Никитенко составила 420 000 рублей;
* за это время не было больничных листов и отпусков за свой счёт.
Следовательно:
* средний заработок за один рабочий день составляет 1195 рублей (420 000 рублей / 12 месяцев / 29,3 дня);
* размер выплаты без увольнения сотрудника составит 3585 рублей (1195 * 3).
- Налоговые и страховые взносы
Компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск осуществляются в соответствии с трудовыми отношениями и подлежат налогообложению и уплате страховых взносов в обычном порядке.
Также налог на прибыль учитывается в расходах в соответствии с пунктом 8 статьи 255 Налогового кодекса Российской Федерации, но только в части ежегодного отпуска, превышающей стандартный период.
Страховые взносы, которые удерживаются с компенсации за отпуск:
* в Пенсионный фонд;
* в Фонд социального страхования;
* в территориальное отделение Фонда обязательного медицинского страхования.
Они учитываются в том периоде, за который производится замена, и уплачиваются в день начисления.
Порядок оформления компенсации
Чтобы получить деньги вместо неиспользованных отпускных дней, нужно:
1. Написать заявление на имя директора.
2. Зарегистрировать документ и передать его бухгалтеру, который произведёт необходимые расчёты.
3. Издать приказ о выдаче денежных средств.
4. Зачислить деньги на расчётный счёт.
Прежде чем поставить свою подпись, нужно убедиться, что сумма, указанная в документе, соответствует той, которую вы самостоятельно рассчитали как компенсацию за неиспользованный отпуск.
Деньги должны быть выплачены в течение 10 дней после издания приказа. Также выплаты могут быть сделаны вместе с первой заработной платой.
- Оформление заявления
Заявление о выплате денежной компенсации за дни отпуска, которые не были использованы, подаётся в письменном виде.
Заявление составляется в свободной форме, но в нём обязательно должны быть указаны:
- фамилия, имя и отчество заявителя;
- должность, которую он занимает;
- полное название организации, в которую направляется заявление (без сокращений);
- количество дней, за которые полагается компенсация;
- дата и личная подпись заявителя.
При составлении заявления следует придерживаться общих правил деловой переписки. Важно, чтобы текст был грамотным, а все необходимые сведения были указаны чётко и аккуратно.
Образец заявления
- Оформление приказа
В каждой организации существуют свои правила оформления документов, в том числе и при выплате денежной компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения сотрудника. Хотя законодательство не устанавливает единую форму для таких распоряжений, оно определяет, какие сведения должны быть указаны в них.
В распоряжении следует указать следующую информацию:
- ФИО и должность заявителя;
- согласие руководства на выплату компенсации;
- сумму компенсации, которая будет выплачена заявителю (с указанием периода расчёта);
- основание для начисления компенсации;
- лицо, ответственное за исполнение данного распоряжения.
Чтобы распоряжение вступило в силу, оно должно быть подписано руководителем организации и сотрудником, которому положена выплата.
Бланк приказа на компенсацию
Наказание за незаконную компенсацию
Если порядок замены отпуска финансовым начислением нарушен, например, если не были учтены дни стандартного отпуска или сотруднику была выплачена компенсация, которая ему не положена, ответственность несёт руководитель.
Размер штрафа определяется в зависимости от статуса руководителя и в соответствии с частью 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации. Он составляет:
* от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц (может быть заменён предупреждением);
* от 1 000 до 5 000 рублей для индивидуальных предпринимателей без статуса юридического лица;
* от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.
При повторном нарушении размер взыскания увеличивается:
* для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей он составляет от 10 000 до 20 000 рублей (в первом случае денежный штраф может быть заменён дисквалификацией на срок от 1 до 3 лет);
* для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 рублей.
Если возникли проблемы с получением компенсации, рекомендуется обратиться к юристу за помощью.
Итоги
**Компенсация за неиспользованные дни отпуска**
Компенсация за неиспользованные дни отпуска возможна, но есть некоторые особенности, которые следует учесть.
Финансовая замена не предоставляется в следующих случаях:
* если сотрудник работает в опасных или вредных условиях;
* если сотрудник — беременная женщина;
* если сотрудник — несовершеннолетний;
* если сотрудник подвергся воздействию радиации в результате аварии на Чернобыльской АЭС.
Также компенсация не предоставляется, если отпуск был предоставлен авансом или если период отдыха был перенесён по любой причине.
В остальных случаях, если количество неиспользованных дней отпуска превышает 28, сотрудник имеет право заменить их финансовой выплатой.
Чтобы самостоятельно рассчитать размер положенной выплаты, необходимо:
1. Сложить все начисления за календарный год.
2. Разделить полученную сумму на количество отработанных месяцев.
3. Разделить результат на 29,3.
4. Умножить полученное число на количество дней, за которые запрашивается финансовая замена.
Порядок получения выплаты прост: нужно написать заявление, зарегистрировать его и передать руководителю. Руководитель издаст приказ, после подписания которого будет начислена компенсация.
Как и со всех других видов выплат, с компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения удерживаются НДФЛ и все страховые взносы.
Если у вас остались вопросы, пишите на https://myjus.ru и наши специалисты ответят на все ваши вопросы. Консультация бесплатная!