В начале июля, я со своей командой компании ООО “Лидер Инфо”, провела стратегическую сессию, на которой мы подвели итоги первого полугодия. Результаты вдохновляющие, в этом году мы поставили амбициозный план - рост 40% в сравнении с прошлым годом и успешно идем к нему.
Зачем вообще нужны такие встречи для бизнеса и как они влияют на эффективность команды и бизнеса в целом? В этой статье я хочу поделиться собственным опытом.
В нашей компании мы проводим стратегическую сессию каждые три месяца, учитывая результаты первого, второго и третьего квартала, а также года.
На стратегических сессиях мы ставим планы и анализируем результаты предыдущих периодов. Что важно в стратегических сессиях? Во-первых, это цифры — планы и факты о том, что было и есть в компании. Для этого необходимо вести учет этих показателей. У нас есть ряд дашбордов, которые фиксируют результаты нашей компании.
Даже если в вашей компании нет дашбордов, это не проблема. Мы много лет работали с помощью Google Таблиц: сначала вели простую фиксацию цифр, потом усложняли задачи, добавляли формулы, соединяли листы, создавали диаграммы. Даже если сейчас у вас нет красивых визуализаций, важно начать фиксировать план и факт в табличном формате и регулярно отслеживать их.
Стратегические сессии позволяют нам понять, на каком уровне мы находимся к достижению годовой цели. Благодаря этому мы можем скорректировать планы на следующий период и выявить узкие места, например, ресурсов которых нам не хватает, для реализации этих планов. Это позволяет принять меры сейчас, а не только по результатам года.
Таким образом, основная цель стратегических сессий — зафиксировать план и факт по ключевым показателям эффективности бизнеса. В нашем случае это, прежде всего, рост компании. Мы учитываем количество клиентов и выручку. Кто-то также анализирует маржинальность бизнеса. Важно, чтобы показатели были понятными и имели очевидную прогрессирующую динамику. Я ориентируюсь на рост в процентах: не просто хочу к концу года заработать "x" денег, а хочу, чтобы "x" денег означало определенный процент роста по сравнению с прошлым годом.
Постановка планов и критерии их достижения
Когда мы ставим планы, важно определить критерии, которые помогут нам их достичь. Это ключевые действия, которые необходимо совершить. Например, для достижения роста клиентской массы недостаточно просто увеличивать объемы продаж. Нам необходимо активно работать с действующими клиентами: удерживать их, развивать и восстанавливать отношения. Поэтому мы учитываем это как один из основных показателей — план и факт.
Еще одним важным показателем для нас являются люди. Количество новых сотрудников, которых мы должны привлечь в нашу команду, также должно быть зафиксировано как план и факт. В бизнесе таких показателей может быть множество, и важно не просто один раз их продемонстрировать, а постоянно отслеживать их в динамике и сравнивать с предыдущими годами.
Таким образом, стратегическая сессия превращается в анализ динамики — это не просто разговор о текущих цифрах, но и возможность увидеть, как мы, например, за последние три года улучшили результаты на 30% благодаря увеличению численности сотрудников. Мы рассматриваем цифры не только в части продаж, но и в области маркетинга, найма персонала и технических аспектов, таких как работа аналитики и базы знаний.
Помимо анализа плана и факта, важно зафиксировать ключевые стратегические задачи, которые мы ставим перед собой для развития бизнеса. Одна из таких задач, установленная нами в прошлом году, заключалась в создании внутренней системы базы знаний. Ранее у нас существовало хранилище информации, но мы стремились к формализации базы знаний, включая поисковые функции и визуализацию, чтобы обеспечить единое информационное пространство. Эту стратегическую задачу мы отслеживаем каждый квартал, оценивая, какой прогресс был достигнут и что изменилось по сравнению с предыдущим кварталом.
Еще одна из наших задач — выход на корпоративный сегмент. У нас есть ответственный человек, который курирует это направление и отвечает за проект. Мы также анализируем, как мы продвигаемся в этом проекте, что сделано для достижения результата и каких ресурсов нам не хватает.
Правила стратегической сессии
Формирование и соблюдение правил в проведении стратегической сессии — очень важный момент. В начале своей деятельности я проводила сессии самостоятельно, делилась видением, выставляла цели и генерировала идеи. Однако позже я осознала, что мозговые штурмы и стратегические сессии — это совершенно разные вещи.
В нашей компании на стратегической сессии мы обсуждаем план и факт. При этом важно, чтобы не только один собственник вёл сессию. Например, на нашей крайней встрече я потратила всего 7 минут на представление стратегического видения, которое не сводилось лишь к цифрам. Я рассказала о направлении, в котором движется наша компания, о её миссии и ценностях, а также о текущем этапе развития и значении стандартизации и автоматизации за последние четыре года.
Остальное время сессии было посвящено участникам команды: исполнительному директору, директору по маркетингу и руководителям линейных подразделений, которые отчитывались о своих проектах. Этот формат позволяет развивать команду и передавать ответственность за принимаемые решения.
Да, я могла бы сама озвучить все результаты бизнеса и говорить все два часа, подобно тому, как это делала в начале. Это могло бы лишь польстить моему эго, но мы понимаем, что речь идет о коллективной работе. За этими результатами стоят люди, которые отвечают за выполнение задач. В ходе обратной связи я замечаю, как руководители, выступая на сессиях, стремятся сделать больше и лучше, ведь в следующий раз им снова нужно будет делиться показателями. Это мотивирует их развиваться как ораторов и как людей, ответственных за результаты.
С каждым годом они становятся все более уверенными и профессиональными в своих выступлениях, и я безмерно горда достижениями и ростом каждого члена своей команды.
Организация стратегических сессий
Стратегические сессии проводятся раз в квартал, и для успешного их проведения важно подготовиться заранее. Необходим организатор, который своевременно запланирует встречу, пригласит команду и поставит задачи ответственным за каждый блок. Мы используем внутренние шаблоны для подготовки презентаций, чтобы сохранить брендированное оформление.
Контроль тайминга — тоже важный аспект, и есть человек, который следит за временем, передаёт слово спикерам и контролирует, чтобы мы укладывались в отведенные 2 часа. Также не менее важным правилом каждой встречи является обязательная обратная связь. Я как собственник хочу знать, что важно для команды, какие эмоции они получили от мероприятия.
Преимущества стратегических сессий
Помимо преимуществ описанных выше, важно услышать своих сотрудников и собрать обратную связь. Команда отмечает, как важно видеть результаты коллективного труда и осознавать, сколько мы уже достигли. Люди видя прозрачность бизнеса и процессов! Они спокойны, уверенны и нацелены на результат. Такие сессии, длятся всего 2 часа, проходят как на одном дыхание, и каждый член команды имеет возможность задать вопросы.
Каждый из участников может задуматься о том, хочет ли он взять на себя роль руководителя по какому-либо проекту и делиться информацией на стратегических встречах. Мы работаем в удаленном формате, и все наши стратегические сессии проводятся онлайн. Один раз в год мы собираемся в офлайн-формате, чтобы подвести итоги полугодия и предыдущего года, проводя награждения и отмечая достижения команды.
Рекомендации для других предпринимателей
Уважаемые коллеги, настоятельно рекомендую начать внедрять стратегические встречи в свой бизнес. Важно подходить к этому системно: не так, что 1 квартал вспомнили, потом на 2 квартала забыли. Не теряйте регулярность. Стратегические цели и движение к ним — ключевые моменты бизнеса. Даже если показатели ещё не оцифрованы и нет ответственных по проектам, главное — начать. Вы делаете это не только для себя, но и для команды в целом, помогая им увидеть прозрачность бизнеса, его цели и планы.
Желаю всем успехов в реализации бизнес-целей на следующее полугодие!
Елена Солдатова, предприниматель и эксперт в построении эффективных команд и бизнес-систем.