Директор собирается в командировку. Реально ли организовать ее по первому разряду (выкупить купе для него одного, забронировать люкс в гостинице и т.д.) и учесть расходы?
Работодатель определяет порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками работников, самостоятельно (ст. 168 ТК РФ; пп. 11, 24 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). В законодательстве отсутствуют какие-либо лимиты по такого рода тратам. Кроме того, в части учета в налоговых расходах трат на проезд и проживание в командировке ограничений по стоимости в НК РФ тоже нет.
Чтобы без риска для компании и оплатить комфортные условия, и учесть при расчете налога на прибыль, нужно:
- прописать эту возможность в ЛНА;
- обосновать траты. Например, указать, что необходимость выкупа купе возникла потому, что директор имел при себе важные документы и хотел обеспечить безопасность перевозки или ему требовались определенные условия для работы в купе, или же он хотел полноценно отдохнуть, так как предполагалось, что в командировке предстояло напряженно поработать. Обосновать оплату люкса в гостинице и завтрака с шампанским будет сложнее. Самый простой способ – предоставить справку из гостинице о том, что все остальные номера в период командировки были недоступны;
- подтвердить расходы – билетами, счетами, чеками и другими платежными документами.
Стоимость проезда и проживания – это компенсационная выплата, связанная с командировкой. Она не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).